Mitte2019 habe ich einige Einblicke in die frühen Phasen von Planviews internen agilen Transformationen gegeben. Ich habe darüber gesprochen, wie wir, genau wie unsere Kunden, die Auswirkungen des Wandels in der Arbeitswelt erleben und wie wir diese Veränderungen bewältigen. Wir sind jetzt neun Monate mit der Umgestaltung des Wertstroms unseres agilen Marketing Go-to-Market (GTM) beschäftigt und haben gerade unsere vierte PI-Planungssitzung abgeschlossen.
Falls Sie mit PI Planning nicht vertraut sind, definiert SAFe es wie folgt:
"Die Programminkrementplanung (PI) ist ein auf der Kadenz basierendes, persönliches Ereignis, das als Herzstück des Agile Release Train (ART) dient und alle Teams des ART auf eine gemeinsame Mission und Vision ausrichtet." [1]
Bei dieser Veranstaltung bei Planview handelt es sich um eine zweieinhalbtägige Arbeitssitzung, bei der unsere funktionsübergreifenden GTM-Teams zusammenkommen, um ihre Arbeit für die nächste zwölfwöchige Periode zu planen. Die Führungskräfte des Unternehmens geben Einblick in die wichtigsten Prioritäten des Unternehmens, des Vertriebs, des Marketings und der Produkte. Engagierte Teams und gemeinsam genutzte Dienste planen, was auf sie zukommt, stimmen sich ab, führen eine Vertrauensabstimmung durch und verpflichten sich zu den Plänen.
Nachdem wir unsere vierte vollständige PI hinter uns haben, sehe ich die Fortschritte, die wir gemacht haben. Jede PI hatte ihre eigenen Herausforderungen bei der Umgestaltung, aber wir bügeln die Probleme aus und legen den Grundstein für ein hochgradig kooperatives, produktives Umfeld. In diesem Blog erzähle ich Ihnen von den Fortschritten, die wir im Bereich Agile Marketing PI Planning gemacht haben, und von den Phasen der Anpassung, die wir auf unserer Transformationsreise erlebt haben.
Watch a short video where Patrick Tickle, Chief Product’s Officer and I chat about PI Planning at Planview. For more videos, check out the full series on YouTube. 
Planviews Agile Marketing Fortschritte mit PI Planning
PI Planung 1: Bildung von Go-to-Market-Teams.
Bei der Vorbereitung auf unsere erste PI haben wir daran gearbeitet, die Funktionen (Vertrieb, Produkte, Marketing) in diesem Go-to-Market-Wertstrom aufeinander abzustimmen. Das war etwas holprig für uns, aber es war ein entscheidender Schritt. Wenn die Führungskräfte in den einzelnen Bereichen nicht an einem Strang ziehen, sich nicht engagieren und die Umstrukturierung nicht unterstützen, wird es schwer sein, die Umstrukturierung in Gang zu bringen, sie zu verwirklichen und nachhaltig zu gestalten. Ein entscheidender Faktor war für uns, dass wir einen externen Coach mit Erfahrung im Bereich Agile Marketing hinzugezogen haben, der uns dabei half, unsere Reise zu beginnen.
Aus dieser ersten PI haben wir viel Positives mitgenommen, aber das Wichtigste, was wir gelernt haben, war, dass unsere GTM-Teams nicht gut aufgestellt waren. Es gab zu viele Überschneidungen und viel zu viele teamübergreifende Abhängigkeiten, zu viel unfertige Arbeit (WIP) und schlecht abgestimmte Arbeitsabläufe.
PI Planung 2: Neuformierung und Befähigung der Teams.
In unserem zweiten PI haben wir unsere Führungskräfte weiter gecoacht, damit sie sich besser aufeinander abstimmen können. Wir haben funktionsübergreifende Teams gebildet, um Abhängigkeiten zu minimieren, und Budgets und Ziele verteilt, um die Eigenverantwortung und die Rechenschaftspflicht der Teams zu stärken. In unserer ersten PI-Retrospektive wurde deutlich, dass unser Prozess zur Erstellung von Inhalten ein Engpass war. Also haben wir umgedacht und eine neue Marketingfunktion eingeführt, nämlich Content-Strategen, und jedem GTM-Team einen solchen zugeordnet. Die Content-Strategen sind näher an der Quelle und an den Kampagnenstrategien, entwickeln Content-Pläne und verwalten den Erstellungs-Workflow für interne und externe KMUs und Auftragnehmer. Darüber hinaus haben wir die dedizierten Teams mit so genannten VoC-Mitarbeitern (Voice of Customer) aus dem Vertrieb, der Vertriebsentwicklung und dem Produktmanagement aus verschiedenen Regionen verstärkt, um den Teams zu helfen, die internen und externen Kundenanforderungen besser zu verstehen, damit die Ergebnisse einen größeren Einfluss auf das Geschäft haben.
Während dieser PI bildeten sich die neuen Teams und begannen mit dem Aufbau von Kadenzen auf Teamebene - sie lernten, als engagiertes Team zu arbeiten. Die Abteilungsleiter begannen zu lernen, ob, wie und wann sie die Arbeit an "ihre Leute" weitergeben sollten, die nun in den funktionsübergreifenden Teams tätig waren. Dies erforderte häufiges Coaching, da es darüber entscheidet, ob eine agile Transformation real wird oder oberflächlich bleibt - was wir Agiles Theater nennen.
PI Planung 3: Abstimmung von Teams mit Shared Service Organisationen.
In unserem dritten PI haben sich die engagierten Teams wirklich zusammengefunden und hatten ein besseres Verständnis für ihre Kapazität, die Grenzen der Arbeitsabläufe und den Fluss. Das Augenmerk der Transformation liegt auf den wichtigen Shared Service Organisationen (d.h. Digitales, Veranstaltungen, kreative Dienstleistungen, soziale Medien, Web, usw.). Diese Fachexperten ermöglichen und verstärken die Leistungen der speziellen GTM-Teams. Wir haben uns darauf konzentriert, ihre Arbeit für die Teams sichtbar zu machen und umgekehrt. Wie sie aufeinander abgestimmt bleiben und über die bidirektionalen Abhängigkeiten kommunizieren. Darüber hinaus traten teamübergreifende Probleme auf, und wir begannen mit teamübergreifenden Synchronisationen, Kadenzen der Wertstromführung und Board-of-Boards, um Risiken aufzudecken, neue Initiativen zu erwägen (unter Verwendung der Grundsätze des Lean Portfolio Management ) und Prioritäten für die Arbeit auf Wertstromebene zu setzen.
PI Planung 4: Teams auf internationales Marketing ausrichten.
Wir haben vor kurzem unsere vierte PI-Planungssitzung abgeschlossen. Unser Augenmerk bei der Umgestaltung lag auf der Abstimmung unserer internationalen Marketingteams, damit Kampagnen und Ergebnisse nicht überraschend über den sprichwörtlichen Zaun - oder den Ozean - geworfen wurden, was zu verzögerten Markteinführungen führte, die oft schlecht auf die lokalen Marktbedürfnisse abgestimmt waren. Die internationalen Vermarkter begannen, ihre Arbeit sichtbar zu machen und ihre Arbeit den Programmen der GTM-Teams zuzuordnen. Das führte schnell dazu, dass wir uns über Programme und Ressourcen abstimmten, um zu verstehen, welche für jeden lokalen Markt geeignet sind, welche angepasst und übersetzt werden müssen und welche von Anfang an beeinflusst und mitgestaltet werden müssen. Wir haben auch unsere PI-Planungsagenda angepasst, um eine Live-Teilnahme aus der Ferne zu unterstützen und die Zeitverschiebung zu berücksichtigen. Wir nutzten Videokonferenzen während der sich überschneidenden Geschäftszeiten und ließen die Teams ihre Readouts aufzeichnen und austauschen, wenn die Geschäftszeiten nicht übereinstimmten, und dann die Breakouts rotieren. Dies ist zwar schon meine zweite Agile Marketing Transformation, aber es ist das erste Mal, dass wir beim Verlassen von PI Planning geografisch so aufeinander abgestimmt sind.
Eine weitere Innovation war unser Kanban-Board auf Wertstromebene (z.B.. Team-of-Teams) während unserer Planung auf einem großen Monitor zu sehen, damit wichtige Termine, Befähiger und Funktionen sichtbar sind. Die Mitarbeiter trugen die Risiken direkt in die Kanban-Tafel ein, und zwar mit mehr Details als auf einer Haftnotiz, so dass die Führungskräfte ROAM (Resolve, Own, Accept, Mitigate) anwenden konnten. Ein Team druckte bestehende Feature-Karten von seinem Leankit Board aus, damit sie die Arbeit während der Planung physisch verschieben und priorisieren konnten. Die gedruckten Feature-Karten waren mit QR-Codes und Mobiltelefonen ausgestattet, um Änderungen an den physischen Karten mit den entsprechenden Karten auf der Kanban-Tafel zu synchronisieren. Damit entfiel die Aufgabe der Post-PI-Planung, Haftnotizen zu entziffern und in ihre digitalen Arbeitsbereiche einzutippen.
Was noch kommen wird
Unsere agile Transformationsreise wird immer mehr Anpassung erfordern - mehr Veränderungen und Optimierungen. Wir haben bereits damit begonnen, die Rollen und Personen in den GTM-Teams zu wechseln, um die Stimmen und Ideen frisch zu halten und mehr Experimente zu fördern.
Einige Shared Services haben mit der Planung gemeinsam mit hartnäckigen Teams begonnen, und dies wird sich weiter ausweiten. Während dieser PI werden wir unsere Zeremonien auf der Ebene der Wertströme verfeinern und Planview wird einen dritten Wertstrom (neben Produkte und Go-to-Market) zum Thema Kundenerfolg einführen. Wir werden die Ausrichtung auf alle Wertströme ausweiten und nicht nur auf die Teams innerhalb eines einzelnen Wertstroms.
Aber am wichtigsten ist, dass wir in unseren vier PI-Planungssitzungen gelernt haben, wie wir zusammenarbeiten können, um die Produktivität und Zusammenarbeit zu optimieren. Wir haben gelernt, wie wir wichtige Dienstleister und Interessengruppen - sei es unser internationales Marketingteam oder unsere KMUs - in die engagierten Teams einbinden können, um eine bessere Abstimmung zu erreichen und allen die Möglichkeit zu geben, ihre Bedenken bezüglich des Plans zu äußern.
Diese jüngste Planungssitzung hat mich sehr optimistisch gestimmt. Sicherlich hatten wir in der ersten Zeit Schwierigkeiten und mussten einiges lernen - etwas, das bei der Implementierung einer so großen Veränderung in einem Unternehmen zu erwarten ist - aber wir haben weitergemacht und uns den Erfordernissen angepasst, und wir sind auf der anderen Seite stärker und verbundener als je zuvor.
Genau darum geht es bei einer agilen Transformation - um die Verbindung zwischen Teams, sowohl lokal als auch international, und zwischen Abteilungen innerhalb des Unternehmens. Die Synchronizität. Wir lernen aus unserer eigenen Transformation, um unseren Kunden besser bei ihrer zu helfen. Wir sitzen im selben Boot.
Wenn Ihr Unternehmen eine ähnliche Transformation durchläuft, würden wir Sie gerne auf Ihrem Weg begleiten. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Planview Ihnen helfen kann, besuchen Sie planview.com oder sehen Sie sich unsere Scaling Agile Delivery Demo an, um unsere Produkte in Aktion zu erleben.
[1] https://www.scaledagileframework.com/pi-planning/
