In , dem ersten Teil dieser Serie, haben wir darüber gesprochen, dass die Ressourcenplanung der Schlüssel zum Erfolg eines jeden langfristigen Projekts ist. Ohne eine ordnungsgemäße Planung gibt es keine Möglichkeit, Ressourcen effektiv zu planen und einen entsprechenden Zeitplan aufzustellen, während man sich gleichzeitig auf diese Daten verlassen kann, um mit den Arbeitsabläufen fortzufahren.
Wir haben die Diskussion über erfolgreiches Ressourcenmanagement in Teil zwei fortgesetzt, indem wir über Governance und Anpassung an den Wandel als Grundprinzipien für eine erfolgreiche Ressourcenausführung gesprochen haben.
Der letzte Schritt in unserer Erkundung der effektiven Ressourcenverwaltung ist die Verfolgung und Messung. Und wie wir alle wissen, kann man nicht verwalten, was man nicht messen kann. Wenn Sie also Ihr Portfolio so einrichten, dass Sie es nachverfolgen können, haben Sie die Möglichkeit, Ihre Effektivität zu messen. Auch wenn das Messen und Verfolgen von Daten naheliegend erscheint, versagen viele Unternehmen. Es ist ein weit verbreiteter Irrglaube, dass Verfolgung und Messung zu Mikromanagement führen. Das kann zwar vorkommen, aber die Vorteile überwiegen die Kosten der internen Gegenreaktion. Hier sind drei wichtige Gründe dafür:
Halten Sie die Ressourcen auf Kurs
Die Verfolgung von Ressourcen in Echtzeit gibt Ihnen die Möglichkeit zu sehen, wo sie sich befinden und wohin sie sich bewegen. Wenn ein Projekt entgleist oder ins Stocken gerät, wissen Sie sofort Bescheid und können die notwendigen Maßnahmen zur Kurskorrektur ergreifen. Wenn Sie nicht sehen können, wo Ihre Ressourcen ihre Zeit verbringen, können Sie nicht erkennen, warum Projekte aus dem Ruder laufen, und die Diskussion darüber, wie sie wieder auf Kurs gebracht werden können, verzögert sich oder kommt zu spät. Am Ende setzen Sie Ihren Weg fort, weil das Unternehmen erhebliche Kosten in die Initiative gesteckt hat und es einfacher ist, das Projekt zu Ende zu bringen - auch wenn Sie wissen, dass dies möglicherweise keine positiven Auswirkungen auf das Geschäft hat.
ROI verwirklichen
Sie können nur dann über Ihre Auswirkungen auf das Unternehmen berichten, wenn Sie Ihren Stakeholdern problemlos über Ihre Aktivitäten und Ergebnisse berichten können. Daher ist es wichtig, die richtigen Kennzahlen zu messen. Die meisten Projektmanager wissen zwar, dass es noch viele andere Kennzahlen gibt, die für den Erfolg von Projekten und des gesamten Portfolios wichtig sind, aber um in Begriffen zu sprechen, die das Unternehmen versteht, muss es in ROI-Begriffen sein. Ob Sie nun begründen, warum ein Projekt mehr Budget oder Ressourcen benötigt, oder ob Sie dafür plädieren, NICHT in ein Projekt zu investieren - der ROI ist die einzige Kennzahl, gegen die sich nichts sagen lässt. Um den ROI erfolgreich messen zu können, benötigen Sie jedoch eine genaue Messung sowohl des Nutzens (Wert, Umsatz, Ergebnis) als auch der Kosten der Investition. Das bedeutet, dass Sie den tatsächlichen Aufwand und die Kosten mit dem geplanten Budget des Projekts vergleichen. Dies mag trivial erscheinen, erfordert aber, dass im Vorfeld festgelegt wird, warum und wie das Unternehmen die Ist-Daten erfassen wird. Auch wenn dies einen kulturellen Wandel erfordert, werden die Bemühungen positive Ergebnisse zeitigen.
Zukunftsprognose
Wir alle leben gerne im Jetzt, besonders wenn es um Projekte und Ressourcen geht. Wir sind so konzipiert, dass wir die Ausführung über die Zukunftsplanung stellen. Eine verpasste Gelegenheit ist die Nutzung vorhandener Projekt- und Ressourcendaten für die Vorhersage des nächsten Zeitraums. Aktuelle Daten sind von unschätzbarem Wert für die Planung von Portfolios, die Erstellung von Einstellungsplänen und die Rechtfertigung Ihrer Entscheidungen. Viele Projekte weisen ein gewisses Maß an Mehrdeutigkeit auf, aber die meisten haben wiederholbare Muster, die bei jeder Iteration identifiziert und optimiert werden können. Mit Echtzeitdaten über die Ressourcenzeit und die tatsächlichen Kosten von Projekten lassen sich zukünftige Investitionen besser vorhersagen. Diese genaue Vorhersage führt zu mehr Vertrauen und Vorhersehbarkeit - was im Projektmanagement immer eine gute Sache ist.
Ressourcenmanagement ist schwierig. Es stellt die größte Herausforderung für Unternehmen dar und ist in der Regel der Bereich mit den meisten Möglichkeiten für Verbesserungen und Gewinne. Es wird vielleicht nie perfekt sein, aber es kann immer besser werden, und wenn Sie den richtigen Aktionsplan und die richtigen Werkzeuge haben, kann das einen großen Einfluss auf das Unternehmen als Ganzes haben. Behalten Sie also jede Phase des Lebenszyklus des Ressourcenmanagements im Auge, von der Planung über die Ausführung und Veränderung bis hin zur Verfolgung und Messung, um ein ganzheitliches Verständnis davon zu erhalten, wo Ihr Unternehmen steht und welche Anpassungen vorgenommen werden müssen. Wir alle kennen das Sprichwort: "Beginnen Sie mit dem Ziel vor Augen". Im Falle des Ressourcenmanagements wird Ihr Endziel in Verbindung mit den Anpassungen auf dem Weg dorthin den größten geschäftlichen Nutzen für Ihr Unternehmen bringen.
Wenn Sie sich eingehender mit der Verwaltung des Lebenszyklus der Ressourcen befassen möchten, lesen Sie unser Whitepaper Your Resources Are Falling Through The Cracks: Ein intelligenter Ansatz für Ressourcenprognose, -management und -verantwortung .
