Was ist für Sie die größte Herausforderung, wenn es um das Ressourcenmanagement geht? Geht es um den Ausgleich von Kapazitäten, die Beseitigung von Engpässen oder sogar um die Vorhersage begrenzter Ressourcen? In einem kürzlich durchgeführten Webinar von gaben 37% der Teilnehmer an, dass die größte Herausforderung für sie darin besteht, Angebot und Nachfrage bei ihren Projekten in Einklang zu bringen.
Die Harmonie zwischen Angebot und Nachfrage zu finden und Ressourcen auf der Grundlage dieses Gleichgewichts zuzuweisen, ist eine der wichtigsten - und schwierigsten - Aufgaben für jedes Produkt- oder Projektmanagementteam. Dave Blumhorst, Director of Product Management bei Planview, und AJ Shavell, Director of Solutions Consulting bei Planview, sprachen über die größten Herausforderungen für das Ressourcenmanagement in der heutigen Arbeitswelt und darüber, wie diese zu bewältigen sind.
Die größten Herausforderungen für das Ressourcenmanagement heute
Ressourcenmanagement ist eine wichtige Funktion, die sowohl die Kapazitätsplanung als auch die Zuweisung umfasst. Die Kapazitätsplanung deckt die mittel- bis langfristige Perspektive ab, während die Zuteilung die kurzfristige Perspektive abdeckt. Indem sie jede einzelne Aufgabe effektiv angehen, können die Teams nicht nur sicherstellen, dass genügend Ressourcen für die anstehende Arbeit zur Verfügung stehen, sondern sie sind auch in der Lage, die zukünftige Nachfrage und den Ressourcenbedarf vorherzusagen.
Dave ging auf beide Herausforderungen in unserem jüngsten Webinar zum Thema Ressourcenmanagementein.
Kapazitätsplanung
Die Kapazitätsplanung ist laut AJ ein dreistufiger Prozess. "Sie sollten sich einen Überblick darüber verschaffen, was Ihre Mitarbeiter und Teams tun, die Änderungen vornehmen, von denen Sie wissen, dass Sie sie vornehmen können, und in der Lage sein, die richtigen Fragen zu stellen, was passiert, wenn etwas erweitert oder verschoben wird.
Oft ist die Kapazität eines Teams festgelegt, während die Nachfrage zunehmend überwältigend wird. So können Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen wirklich strecken. Die Ressourcen können nach Region, Abteilung, Praxis und Teams aufgeteilt werden.
"Um die internen Ressourcen effektiv zu nutzen, müssen Sie einen Weg finden, die Nachfrage mit der Anzahl der verfügbaren Ressourcen in Einklang zu bringen oder externe Unterstützung zu finden", sagt Dave. "Wir haben immer mehr Bedarf, und die Ideen für die Arbeit dieser internen Gruppen scheinen unbegrenzt zu sein. Sie müssen einen Weg finden, diese Nachfrage mit der Anzahl der Ressourcen, die Sie haben, in Einklang zu bringen.
Interne Arbeit und externe Arbeit haben beide unterschiedliche Ansätze zur Kapazitätsplanung.
Interne Arbeit
Priorisierung und Aufnahmeprozesse müssen Teil des Kapazitätsplanungsprozesses sein, insbesondere für interne Arbeiten. Dave schlägt einen trichterförmigen Ansatz vor: Nehmen Sie alle Ideen an der Spitze des Trichters und grenzen Sie sie dann auf die wichtigsten ein. Wenn Sie das nicht tun, könnte Ihr Team überfordert sein und von Engpässen geplagt werden.
Externe Arbeit
Es liegt auf der Hand, dass eine höhere Nachfrage zu höheren Einnahmen führt. Es kann also sehr schwer sein, Ideen und Projekte abzulehnen, wenn dies wahrscheinlich zu Einnahmeverlusten führt. Manchmal können Sie Prioritäten auf der Grundlage des Wertes setzen, die gesamte Nachfrage aufnehmen und dann die Kapazität an die Verkaufspipeline anpassen. Dazu gehört auch, dass Sie fest angestellte Berater, Freiberufler, Agenturen oder andere Partner hinzuziehen, um die Kapazitäten zu füllen, die Ihnen in Ihrem internen Team fehlen.
Zuteilungsmethoden
Bei der Zuteilung geht es darum, die richtigen Leute für die richtige Aufgabe zur richtigen Zeit zu finden. Es erfordert eine scharfe, kurzfristige Entscheidungsfindung. Es gibt nicht den einen "richtigen" Weg, Projekte und Ressourcen zuzuweisen, denn das hängt von den Ressourcen ab, die Ihnen zur Verfügung stehen, und davon, wie Ihr Team am liebsten zusammenarbeitet. Dave erwähnte während des Webinars diese drei Methoden: Traditionell, Agile Teams oder Wertströme und Hybrid.
Traditionelle Projekte
Die traditionelle Methode der Zuweisung besteht darin, Personen mit den richtigen Fähigkeiten und Eigenschaften für die erforderlichen Projektzeitfenster zu finden. Wenn jemand nicht über die richtigen Fähigkeiten verfügt oder für den Zeitrahmen des Projekts nicht verfügbar ist, sollte er anderweitig eingesetzt werden.
Außerdem müssen die Teams in einer Welt, in der Rechnungen gestellt werden, versuchen, die benötigten Fähigkeiten und die Seniorität mit den Gewinnspannen, die Sie bei dem Projekt erzielen, in Einklang zu bringen, um das beste Ergebnis zu erzielen.
Agile Teams oder Wertströme
Die Agile-Methode eignet sich gut für die gezielte Zuweisung an laufende Teams. Diese Teams arbeiten immer zusammen und können je nach Bedarf neue Arbeiten oder Projekte einbringen. Sie erreichen dies, indem sie Aufgaben mit geringerer Priorität zu einem Backlog hinzufügen.
Hybrider Ansatz
Wie der Name schon sagt, beinhaltet der hybride Ansatz die Aufteilung in agile Teams innerhalb einer traditionellen Projektstruktur. Diese Teams werden für den Zweck des Projekts gebildet und nach Abschluss des Projekts wieder aufgelöst. Bei dieser Methode ist es nicht ungewöhnlich, dass jemand innerhalb eines Projekts mehreren Teams gleichzeitig zugeteilt wird.
Ressourcenmanagement unterscheidet sich von Team zu Team
Aber wie sollten Sie vorgehen?
In diesem Jahr geht es darum, mit weniger mehr zu erreichen, und Ressourcenmanagement ist ein wichtiger Teil davon.
Während unseres Live-Webinars kamen eine Reihe von Fragen dazu auf, wie man mit der Kapazitätsplanung beginnt, wie man am besten zuweist und vieles mehr:
- Wie schaffen Sie ein Gleichgewicht zwischen dem Ressourcenmanagement in einer Agile Umgebung und den Schwierigkeiten, die sich aus der Buchführung über die Ressourcen ergeben, wenn diese langfristig angelegt sind?
- Welche Herausforderungen bei der Ressourcenzuteilung haben Sie in Bezug auf Organizational Change Managementgesehen, und was halten Sie für den optimalen Zeitpunkt und die optimale Methode für die Zuteilung?
- Wenn Sie gerade erst mit der Kapazitätsplanung beginnen, können Sie dann nicht einfach mit Stundenzetteln und der tatsächlichen Transparenz der Berichte beginnen? Oder ist die Erfassung von Zuordnungen entscheidend, um den richtigen Einblick zu bekommen?
Dave und AJ gehen auf diese Fragen direkt ein - zusätzlich zu einer Live-Demo von Planview - in dem Webinar selbst. Die gute Nachricht ist, dass das Webinar auf Abruf zur Verfügung steht und Sie es sich jederzeit ansehen können.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie das Ressourcenmanagement erfolgreich für Ihr Unternehmen nutzen können, sehen Sie sich das vollständige Webinar mit Dave und AJ hieran.
