Projektstartbesprechungen können eine aufregende Zeit sein, in der viel Begeisterung über den Verlauf der Dinge und Optimismus darüber herrscht, wie erfolgreich das Projekt sein kann. Allzu oft zieht sich ein langweiliger Anpfiff jedoch viel zu lange hin und jede Art von Enthusiasmus ist aus dem Raum verschwunden, wenn alle zur Tür hinausgehen. Daher ist es verständlicherweise wichtig, den Ton für den Rest des Projekts zu setzen, indem man einen super effizienten Projektstart hinlegt.
Wie das Sprichwort sagt: "Ein guter Start ist die halbe Miete". Deshalb haben wir einige Tipps zusammengestellt, um Ihr nächstes Kick-off-Meeting so effektiv wie möglich zu gestalten:
Seien Sie offen und freundlich, aber behalten Sie die Kontrolle
Es handelt sich um eine Auftaktsitzung, so dass keine hitzigen Diskussionen oder Konfliktlösungen erforderlich sein sollten. Seien Sie entspannt und sorgen Sie dafür, dass sich die Teilnehmer wohl und willkommen fühlen. Das Treffen ist eine Einführung in das Projekt und die anderen Teammitglieder. Achten Sie jedoch darauf, die Dinge professionell zu halten und allen Anwesenden zu versichern, dass sie auf Ihre Autorität und Ihr Vertrauen vertrauen können.
Haben Sie eine klare Agenda
Eine einfache und direkte Tagesordnung macht jedem klar, worüber gesprochen werden soll. Verteilen Sie ihn vor dem Treffen per E-Mail und stellen Sie bei dem Treffen selbst gedruckte Exemplare zur Verfügung. Informieren Sie alle, dass nach der Tagesordnung Zeit für eine Frage&A ist, um Unterbrechungen zu vermeiden.
Beschreiben Sie, was Sie von dem Treffen erwarten
Bevor Sie mit dem Kick-Off-Meeting beginnen, teilen Sie den Teilnehmern mit, was Sie erreichen wollen, damit sie wissen, worauf es ankommt. Dazu könnte die Genehmigung von Aufgabenzuweisungen, die Klärung von Rollen oder das Erkennen von Fehlern in der Projektbeschreibung gehören.
Definieren Sie Projektziele und Ergebnisse
Skizzieren Sie die Ziele des Projekts in groben Zügen und die zu erwartenden spezifischen Ergebnisse. Erklären Sie die Bedingungen des Projektrahmens und dass Sie eine genauere Klärung darüber anstreben, wie die Teams oder bestimmte Mitglieder ihre Ziele fortlaufend erreichen werden.
Stellen Sie die Teammitglieder und ihre Rollen vor
Nehmen Sie sich die Zeit, jeden Teilnehmer dem Rest des Teams vorzustellen und kurz zu beschreiben, was seine Rolle ist. Beschränken Sie den größten Teil der Gespräche auf sich selbst, um das Timing und die Richtung des Treffens zu kontrollieren.
Zeitpläne aufstellen
Die Zeitpläne für die zu erbringenden Leistungen können außerhalb des Kick-off-Meetings mit den beteiligten Parteien geklärt und geändert werden. Sie sollten jedoch zu Beginn des Projekts kurz erwähnt werden, damit alle anderen Mitglieder zumindest davon Kenntnis haben. Da jedoch in der Regel alle Mitglieder und Interessengruppen beim Projektstart anwesend sind, ist dies der beste Zeitpunkt, um den besten Zeitpunkt für wöchentliche Fortschrittsbesprechungen in der Zukunft zu koordinieren.
Halten Sie das Meeting relevant
Achten Sie bei der Frage&A darauf, dass die Fragen, die Sie beantworten, für einen großen Teil der Gruppe relevant sind. Sie können das Engagement aufrechterhalten und Ihre Auftaktveranstaltung viel effizienter gestalten, indem Sie Fragen identifizieren, die außerhalb des Meetings geklärt werden können, und Zeiten für die Beantwortung dieser Fragen einplanen.
Ende mit Klarheit
Vergewissern Sie sich abschließend, dass jeder weiß , wie man auf eine relevante Kontaktliste zugreifen kann und erinnern Sie sie an Ihre Verfügbarkeit. Verstärken Sie die Botschaft, dass Sie jetzt alle ein zusammenhängendes Team sind und dass dies Ihr gemeinsames Projekt ist. Danken Sie allen für ihre Teilnahme und lassen Sie sie wissen, dass Sie sich darauf freuen, mit ihnen zusammenzuarbeiten und das Projekt zu einem Erfolg zu machen.
Wenn Sie einige einfache Ideen befolgen, können Sie Ihre Projektanfangsbesprechungen so klar und präzise wie möglich gestalten. Der Erfolg eines Projekts kann zu einem großen Teil davon abhängen, wie gut es beginnt. Damit Sie und Ihr Team die bestmögliche Chance haben, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr erstes Treffen den richtigen Ton für den Rest des Projekts angibt.
