Les réunions de lancement de projet peuvent être un moment passionnant avec beaucoup d'effervescence sur la façon dont les choses vont se dérouler et d'optimisme sur la réussite du projet. Mais trop souvent, un coup d'envoi ennuyeux s'éternise et l'enthousiasme de la salle a disparu au moment où tout le monde se dirige vers la sortie. Il est donc vital d'essayer de donner le ton pour le reste du projet en donnant un coup d'envoi super efficace.
Comme le dit le dicton, "un bon départ est la moitié de la bataille". Nous avons donc rassemblé quelques conseils pour rendre votre prochaine réunion de lancement aussi efficace que possible :
Soyez ouvert et sympathique mais prenez le contrôle
Il s'agit d'une réunion de lancement, donc aucune discussion animée ou résolution de conflit ne devrait être nécessaire. Soyez détendu et faites en sorte que les participants se sentent à l'aise et bienvenus, la réunion est une introduction à la fois au projet et aux autres membres de l'équipe. Toutefois, veillez à rester professionnel et assurez toutes les personnes présentes qu'elles peuvent se fier à votre autorité et à votre confiance.
Avoir un ordre du jour clair
Un ordre du jour simple et direct permet à chacun de savoir clairement de quoi il va être question. Faites-le circuler par e-mail avant la réunion et fournissez des copies imprimées lors de la réunion elle-même. Informez tout le monde qu'il y aura du temps pour une Q&A une fois que l'ordre du jour aura été passé en revue afin d'éviter les interruptions.
Décrivez ce que vous attendez de la réunion
Avant de commencer la réunion de lancement, dites aux participants ce que vous cherchez à réaliser afin qu'ils en connaissent la portée. Il peut s'agir de l'approbation de l'attribution des tâches, de la clarification des rôles ou de la reconnaissance d'erreurs dans les grandes lignes du projet.
Définir les objectifs et les livrables du projet
Décrivez les objectifs du projet en termes généraux et les produits livrables plus spécifiques qui sont attendus. Expliquez les termes de l'aperçu du projet et le fait que vous chercherez à obtenir des précisions sur la manière dont les équipes ou des membres spécifiques atteindront leurs objectifs de manière continue.
Présentez les membres de l'équipe et leurs rôles
Prenez le temps de présenter chaque participant au reste de l'équipe et de décrire brièvement son rôle. Limitez la plupart des conversations à vous-même afin de contrôler le moment et la direction de la réunion.
Établir des échéances
Les délais des éléments livrables peuvent être clarifiés et modifiés en dehors de la réunion de lancement avec les parties concernées. Ils doivent cependant être mentionnés brièvement lors du lancement du projet afin que tous les autres membres en soient au moins conscients. Cependant, comme tous les membres et toutes les parties prenantes sont généralement présents au lancement du projet, c'est le meilleur moment pour coordonner le meilleur créneau pour les réunions d'avancement hebdomadaires à venir.
Gardez la réunion pertinente
Pour le Q&A, assurez-vous que si vous répondez à des questions, elles sont pertinentes pour une partie importante du groupe. Vous pouvez maintenir l'engagement et rendre votre coup d'envoi beaucoup plus efficace en identifiant les questions qui peuvent être résolues en dehors de la réunion et en prévoyant des moments pour y répondre.
Terminez en toute clarté
Terminez en vous assurant que chacun sait comment accéder à une liste de contacts pertinente et en leur rappelant votre disponibilité. Renforcez le message selon lequel vous êtes désormais tous une équipe soudée et qu'il s'agit de votre projet collectif. Remerciez tous les participants et faites-leur savoir que vous êtes impatient de travailler avec eux et de faire de ce projet un succès.
En suivant quelques idées simples, vous pouvez rendre vos réunions de lancement de projet aussi claires et concises que possible. Une grande partie de la réussite d'un projet peut dépendre de la façon dont il démarre, alors pour vous donner, à vous et à votre équipe, les meilleures chances possibles, assurez-vous que votre première réunion donne le bon ton pour le reste du projet.
