Att veta hur man identifierar prioriteringar på jobbet och att kunna ställa om projektresurser för att se till att dessa prioriteringar uppfylls är en mycket viktig färdighet för alla projektledare. Prioriteringen av arbetsbelastningen kan vara avgörande för om ett projekt lyckas eller misslyckas, och det är avgörande hur snabbt informationen förs in i beslutsprocessen och hur snabbt besluten verkställs.
Det finns flera sätt som kan hjälpa dig att lära dig att prioritera och byta fokus för att använda din och teamets tid på bästa sätt. Här är några av dem:
- Sammanställa en omfattande lista. Samla alla uppgifter som du har framför dig, stora som små, på ett och samma ställe.. Innan alla är på samma sida är det inte möjligt att fullt ut förstå hur mycket arbete som krävs, och om man arbetar utifrån olika arbetsscheman kan man förlora tankarna mellan de olika målen som man försöker arbeta mot.
- Identifiera prioriteringar genom att fördela värde. Alla uppgifter är inte lika viktiga, vissa är mindre viktiga än andra men kan ta mindre tid i anspråk. Det viktiga är att du kan lära dig att prioritera och arbeta med de viktigaste sakerna när du är som mest produktiv. Vissa saker, t.ex. att uppfylla kundernas tidsfrister eller ansöka om finansiering, kan få mycket negativa konsekvenser för ditt projekt om de inte prioriteras tillräckligt högt.
- Var tydlig med din kapacitet. Det är ingen mening med att upprätta en omfattande och väl utarbetad lista över saker att göra om du innerst inne vet att du inte kommer att kunna "göra" listan. Prioritering av arbetsbelastningen innebär att du måste förstå vad du och ditt team kan göra och hur lång tid uppgifterna kommer att ta. Om målen inte uppfylls eller om teammedlemmarna är stressade eller arbetar sent för att hålla sig till ett orealistiskt schema kan projektet spåra ur på grund av att teamet bryter samman eller kunderna blir besvikna. Försök inte imponera på andra intressenter, projektets framgång är viktigare än att kortfattat verka vara snabbare än andra projektledare.
- Var beredd på förändringar. Flexibilitet är något som kan vara svårt att integrera i prioriteringen av arbetsuppgifter. Det betyder i huvudsak att något har inträffat som inte har förutsetts eller åtminstone inte har beaktats fullt ut och att inriktningen måste ändras. En del gillar inte att ändra kurs mitt i projektet eftersom de ser det som ett erkännande av fel, och vissa människor skulle till och med hellre se ett projekt fortsätta att misslyckas än att ändra den kurs som de hade satt upp i planeringsstadiet. Att vara flexibel bör dock förstås som att för vad det är, en modig förmåga att se vart vinden blåser och ändra kurs för att gynna hela projektet.
- Att skära loss arbetsuppgifter. En del av att kunna anpassa sig till ett projekts aktuella behov är att ha styrkan att avstå från uppgifter eller arbete som bromsar projektet eller vars värde inte stämmer överens med projektets resurser. För att kunna identifiera prioriteringar och lära sig hur man prioriterar de prioriteringar som leder till framgång måste en bra projektledare också kunna upptäcka de prioriteringar som är onödiga eller av ringa värde för de fastställda målen.
Att bedöma och ta itu med projektets behov och tillgängliga resurser är viktigt om du vill lära dig att prioritera de många olika uppgifter som ett projekt innehåller. Även om många av oss alltid skulle vilja ha mer tid och resurser för att slutföra våra projekt "perfekt", är dessa saker begränsade. Att förstå hur man identifierar prioriteringar och flyttar resurser så att de används på bästa sätt är därför en värdefull färdighet i varje projektledares repertoar.
