In der Theorie ist Agile ein Ansatz und eine Denkweise, die Teams dabei hilft, effektiver auf Veränderungen zu reagieren und kontinuierliche Feedbackschleifen zu nutzen (anstatt sie zu vermeiden), um Produkte schneller, besser, billiger und mit größerer Kundenzufriedenheit zu liefern. Was gibt es daran nicht zu lieben?
Doch in der Praxis haben viele agile Teams eher zu kämpfen als zu gedeihen - und nicht wenige haben die weiße Flagge der Kapitulation gehisst (oder denken ernsthaft darüber nach). Die Wurzeln der scheinbaren Anti-Agile-Bewegung liegen jedoch nicht im Konzept der Agilität selbst. Vielmehr wird sie durch ein häufiges Problem ausgelöst: die Überlastung des agilen Teams.
Eines der ersten Dinge, die agile Teams tun müssen, um erfolgreich zu sein - oder noch pragmatischer, um zu überleben - ist es, sich daran zu gewöhnen, zu einem endlosen Strom von Anfragen (die oft als Aufträge getarnt sind) "Nein" zu sagen. Das ist natürlich leichter gesagt als getan. Aber es ist nicht optional. Agile Teams, die nicht in der Lage sind, Anfragen und Erwartungen zu bremsen, beginnen viel zu viele Projekte und beenden viel zu wenige davon.
Infolgedessen wird übermäßig viel Arbeit geleistet, aber es gibt nicht genug Produktivität und Ergebnisse. Tragischerweise führt dies in der Regel zu noch mehr Anfragen, was die Bandbreite noch mehr verstopft. Früher oder später ist die Arbeitserfahrung durch Burnout, Chaos und chronische Leistungsschwäche gekennzeichnet.
Aber wie gesagt, das Problem liegt nicht bei der Agilität selbst. Stattdessen liegt es daran, dass zu viel angefangen und zu wenig zu Ende gearbeitet wird. An dieser Stelle kommen die Work-in-Progress-Limits (WIP-Limits) zur Hilfe und verwandeln agile Teams von einem Problem in einen Triumph.
Über WIP-Limits
WIP-Limits sind benutzerdefinierte Beschränkungen, die festlegen, an wie vielen Artikeln zu einem bestimmten Zeitpunkt aktiv gearbeitet werden kann. WIP-Limits können für einen gesamten Prozess oder für bestimmte Phasen (a.k.a.. Bahnen oder Bretter). Ein agiles Team kann zum Beispiel ein WIP-Limit von sieben für die Testphase festlegen. Das bedeutet, dass, wenn sich sieben Artikel (oder Karten) in der Testphase befinden, keine weiteren Artikel hinzugefügt werden können, bis neue Kapazitäten verfügbar sind.
Vorteile von WIP-Grenzwerten
Die Festlegung von WIP-Limits hat mehrere Vorteile. Dazu gehören:
- Agile Teams haben eine objektive, standardisierte Möglichkeit, neue Anfragen abzulehnen und zu erklären, warum Aufgaben nicht im Schnellverfahren bearbeitet werden. Das wird zwar weder interne noch externe Kunden glücklich machen, ist aber weitaus angenehmer, als einfach "Nein" zu sagen und zu Unrecht als unflexibel oder faul kritisiert zu werden.
- Agile Teams müssen sich nicht wie Goldfische verhalten und frenetisch von einem Punkt zum nächsten springen - was nicht nur ineffizient, sondern auch erschöpfend ist. Stattdessen können sie sich darauf konzentrieren, qualitativ hochwertige Arbeit so schnell wie möglich zu erledigen und dabei Ablenkungen und Unterbrechungen auf ein Minimum zu reduzieren.
- Agile Teams können Schlupflöcher in Prozesse einbauen, die Zusammenarbeit, gemeinsame Problemlösungen, notwendige Meetings und andere Aktivitäten ermöglichen, die für eine qualitativ hochwertige Arbeit unerlässlich sind, aber nicht als formale Arbeitsaufgaben erfasst werden.
- Agile Teams können tatsächliche und potenzielle Engpässe effektiver erkennen und gezielte, praktische Maßnahmen ergreifen, um diese zu lindern oder zu vermeiden.
- Agile Teams können die verfügbaren Ressourcen besser nutzen und den Managern und Führungskräften überzeugende, datengestützte Business Cases vorlegen, wenn zusätzliche Ressourcen benötigt werden.
- Agile Teams können eine Kultur der Unterstützung und der Teamarbeit kultivieren - anstelle von "jede Frau und jeder Mann für sich selbst" - was das Engagement, die Leistung, die Produktivität und die Verantwortlichkeit steigert. Dies ist besonders wichtig und wertvoll, da agile Teams von Natur aus selbstorganisiert und selbstverwaltet sein müssen. Bei agilem Vorgehen erreichen entweder alle rechtzeitig und unversehrt das Ziel, oder niemand.
- Agile Teams können die visuelle Sprache von WIP-Limits+Kanban-Boards nutzen, um die Notwendigkeit von Statusbesprechungen deutlich zu reduzieren (bitte halten Sie Ihre Jubelrufe und Feiern so leise wie möglich, es gibt wahrscheinlich Leute in Ihrer Arbeitsumgebung, die am Telefon sind).
Ein letztes Wort
Bevor Sie sich der Partei der WIP-Limits anschließen, sollten Sie bedenken, dass es hilfreiche WIP-Limits gibt und dass es schädliche WIP-Limits gibt.
Hilfreiche WIP-Limits sind realistisch, basieren auf den verfügbaren Ressourcen, sind fest und durchsetzbar und werden von einem Aufgabenmanagement-Tool wie Planview AdaptiveWork Go unterstützt, das von Grund auf für die Unterstützung agiler Teams mit Kanban, Scrum und anderen Methoden (einschließlich hybrider Methoden) entwickelt wurde.
Schädliche WIP-Limits sind in beide Richtungen eklatant unrealistisch: entweder zu viel Spielraum oder zu viel Arbeit. Sie versuchen, Tabellen, E-Mails und andere ad hoc Tools zu verwenden, um alle auf dem Laufenden und auf derselben Seite zu halten, scheitern dabei aber.
