Es gibt viele Gründe, warum Ihr Team derzeit vielleicht eine physische Kanban-Tafel statt einer Online-Kanban-Tafel verwendet. Zum einen ist die Verwendung einer physischen Kanban-Tafel eine gute Möglichkeit, die Grundlagen von Kanban zu erlernen. Sie können Ihr Team dazu bringen, sich mit der Idee anzufreunden, die Arbeit auf einem gemeinsamen Board zu teilen, und sich an Gewohnheiten wie den "Gang über das Board" in einer täglichen Besprechung zu gewöhnen. Für ein Team, das in einem gemeinsamen Büro arbeitet und einen regelmäßigen Zeitplan einhält, kann eine physische Tafel ein nützliches Instrument sein, um alle Beteiligten bei der Stange zu halten.
Aber die physischen Kanban-Tafeln haben viele Einschränkungen. Dazu gehört auch die Tatsache, dass die Genauigkeit Ihrer Tafel davon abhängt, dass alle Teammitglieder physischen Zugang zu ihr haben. Dies schränkt die Möglichkeiten moderner Arbeitsformen wie Heimarbeit, flexible Arbeitszeiten (nicht auf 9-zu5 Stunden beschränkt) und Fernarbeit ein, die in vielen Arbeitskulturen als moralische Vorteile angesehen werden. Wenn Sie das Design Ihrer Karte oder auch nur den Status einer Karte aktualisieren möchten, müssen Sie diese Änderungen an der physischen Karte vornehmen und dann sicherstellen, dass diese Änderungen allen Beteiligten mitgeteilt werden.
Neben diesen logistischen Herausforderungen gibt es auch kleinere, praktischere Nachteile bei der Verwendung einer physischen Tafel: Schlechte Schrift kann die Verständlichkeit beeinträchtigen. Wenn Sie Haftnotizen als Kanban-Karten verwenden, erhöhen Sie Ihren CO2-Fußabdruck und lassen zu, dass die Genauigkeit Ihrer Tafel von einer starken Windböe abhängt.
Und schließlich bieten digitale Kanban-Tafeln zahllose Vorteile, die physische Tafeln nicht bieten können, wie z.B. die Möglichkeit, Kommentare, Anhänge, relevante Links und die Kartenhistorie alle an einem Ort zu speichern. Mit digitalen Kanban-Tafeln können Sie zusammenhängende Arbeitsaufgaben miteinander verbinden und ihren Fortschritt als Ganzes betrachten und den Status nach oben und nach außen kommunizieren. All diese Vorteile und mehr machen es lohnenswert, von einem physischen zu einem Online-Kanban-Board zu wechseln. Und so geht's.
RICHTEN SIE SICH NACH IHREM 'WARUM' AUS.
Bevor Sie mit Ihrem Team auf eine digitale Kanban-Tafel umsteigen, sollten Sie sich in der Gruppe darüber unterhalten, warum diese Umstellung vorgenommen wird. Es ist wahrscheinlich, dass die meisten Mitglieder Ihres Teams bereits "an Bord" sind (Wortspiel beabsichtigt!), aber wie bei allen Gruppenentscheidungen ist die Abstimmung der Schlüssel.
Erläutern Sie die Vorteile einer digitalen Kanban-Tafel, was Sie sich von der Umstellung auf eine digitale Tafel erhoffen und welche Funktionen Sie im Rahmen dieser neuen Implementierung nutzen möchten.
DAS RICHTIGE DIGITALE KANBAN-TOOL AUSWÄHLEN UND SCHULUNGEN ANBIETEN.
Es gibt mehrere Online-Kanban-Tools auf dem Markt, von denen jedes eine andere Mischung von Funktionen bietet. Wir bevorzugen Planview AgilePlace, das die Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit eines Team-Tools mit der Skalierbarkeit und Berichterstattung eines Unternehmens-Tools kombiniert. Auf der Grundlage der Gespräche in Ihrem Team darüber, welche Funktionen für Sie als Team am wichtigsten sind, können Sie die Liste der zu testenden Tools eingrenzen und eines auswählen, das für Ihr Team sinnvoll ist.
Bevor Sie mit der Übertragung Ihrer Arbeit auf das neue Tool beginnen, sollten Sie im Team einen Übergangsplan besprechen. Wann planen Sie, Ihr neues digitales Board offiziell in Betrieb zu nehmen? Wer ist für das Verschieben von Aufgaben auf das Brett zuständig? Wie wird das Team im Umgang mit dem neuen Tool geschult, damit es sofort loslegen kann?
Wenn Sie diese Details im Voraus festlegen, wird die Umstellung auf ein digitales Board reibungsloser verlaufen und wahrscheinlich auch besser gelingen.
ERSTELLEN SIE EINE DIGITALE KOPIE IHRER PHYSISCHEN TAFEL.
Es kann verlockend sein, mit neuen Layouts zu experimentieren, sobald Sie auf eine digitale Tafel umsteigen. Widerstehen Sie diesem Drang, bis jeder in Ihrem Team die Gelegenheit hatte, sich mit der Funktionsweise des digitalen Kanban-Tools vertraut zu machen, damit sie nicht gleichzeitig lernen müssen, wie das Tool und das neue Board-Layout zu verwenden. (Hier erfahren Sie, wie Sie Ihr Board-Layout in Planview AgilePlace bearbeiten.)
ENTSCHEIDEN, WIE SIE DIE (FÜR SIE) NEUEN FUNKTIONEN NUTZEN.
Wie bereits erwähnt, bieten Online-Kanban-Tafeln viele neue Funktionen, die es bei physischen Tafeln nicht gibt, was sich darauf auswirken kann, wie das Team mit der Tafel interagiert und sie nutzt. Wenn Ihr Team zum Beispiel auf der physischen Tafel keine Fälligkeitsdaten verwendet hat und dann einige Teammitglieder damit begonnen haben, den Aufgaben auf der digitalen Tafel Fälligkeitsdaten zuzuweisen, könnte dies zu Verwirrung oder sogar zu Spannungen zwischen den Teammitgliedern führen.
Wenn Sie ein tägliches oder regelmäßiges Standup-Meeting mit Ihrem Team abhalten, fügen Sie eine Frage hinzu, die das Team dazu anregt, darüber nachzudenken, wie das Board genutzt wird, und zu überlegen, wie neue Funktionen auf produktive Weise in den Arbeitsablauf Ihres Teams integriert werden können.
ERWÄGEN SIE DIE EINFÜHRUNG VON FAHRSPURRICHTLINIEN UND WISCHBEGRENZUNGEN.
Eine der potentiell wirkungsvollsten Funktionen einer digitalen Kanban-Tafel ist die Möglichkeit, Richtlinien für Fahrspuren hinzuzufügen und WIP-Limits zu implementieren.
Mit den Lane-Richtlinien können Sie eine Reihe von Richtlinien für die Nutzung des Boards in Ihr Board einbauen. (So fügen Sie Lane-Richtlinien und andere Lane-Details in Planview AgilePlace hinzu.) Dies kann besonders hilfreich sein, wenn sich Ihr Team an seine neue digitale Kanban-Tafel gewöhnt.
WIP-Limits sind Richtlinien, die Ihnen helfen, die Menge an Arbeit, die Sie oder Ihr Team in Bearbeitung haben, besser zu verwalten. Indem Sie Ihre in Bearbeitung befindliche Arbeit durch die Einführung von WIP-Limits begrenzen, können Sie die Produktivität steigern, Kontextwechsel und andere Formen von Stress, die mit zu viel WIP verbunden sind, reduzieren und die Vorteile von Kanban voll ausschöpfen. (Hier erfahren Sie, wie Sie WIP-Limits für Lanes in Planview AgilePlace festlegen.)
EINE RETROSPEKTIVE VERANSTALTEN.
Halten Sie nach einigen Wochen der Nutzung Ihrer neuen digitalen Kanban-Tafel ein Meeting ab, um zu besprechen, wie der Übergangsprozess für alle Beteiligten verlaufen ist. Dies ist auch eine gute Gelegenheit, um über mögliche Verbesserungen des Boards zu sprechen und darüber, wie Sie die Board-Metriken in die Arbeitsabläufe Ihres Teams einbauen können.
Wenn Sie regelmäßig ein solches Treffen abhalten, können Sie sicherstellen, dass Ihr Team nicht nur die Arbeit, sondern auch die Art und Weise, wie es die Arbeit erledigt, kontinuierlich verbessert.
