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Comment passer des tableaux Kanban physiques aux tableaux Kanban en ligne

Publié le Par Maja Majewski

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles votre équipe utilise actuellement un tableau Kanban physique plutôt qu'un tableau Kanban en ligne. Tout d'abord, l'utilisation d'un tableau Kanban physique est un excellent moyen d'apprendre les principes fondamentaux de Kanban. Il peut amener votre équipe à s'engager dans l'idée de partager le travail sur un tableau commun, et à se familiariser avec des habitudes telles que le "walking the board" lors d'un standup quotidien. Pour une équipe partageant les mêmes locaux et ayant un emploi du temps régulier dans un bureau partagé, un tableau physique peut être un outil utile pour garder tout le monde aligné.

Mais les limites des tableaux Kanban physiques sont nombreuses - notamment le fait que l'exactitude de votre tableau dépend de l'accès physique de tous les membres de l'équipe à celui-ci. Cela limite les possibilités d'arrangements de travail modernes comme le travail à domicile, les horaires flexibles (non limités à 9 à 5 heures) et le travail à distance, qui sont tous considérés comme des avantages pour améliorer le moral dans de nombreuses cultures professionnelles. Pour mettre à jour la conception de votre carte ou même simplement le statut d'une "carte", vous devez apporter ces changements à votre carte physique - et ensuite vous assurer que ce changement est communiqué à toutes les personnes concernées.

Au-delà de ces défis logistiques, l'utilisation d'un tableau physique présente également des inconvénients plus petits et plus pratiques : Une mauvaise écriture peut nuire à la compréhension. Si vous utilisez des notes autocollantes comme cartes Kanban, vous augmentez votre empreinte carbone et laissez la précision de votre tableau à la merci d'un fort coup de vent.

Enfin, les tableaux Kanban numériques offrent d'innombrables avantages que les tableaux physiques ne peuvent pas offrir, comme la possibilité de conserver les commentaires, les pièces jointes, les liens pertinents et l'historique des cartes en un seul endroit. Avec les tableaux Kanban numériques, vous pouvez relier des éléments de travail connexes et considérer leur progression comme un tout, en communiquant le statut vers le haut et vers l'extérieur. Tous ces avantages et bien d'autres encore font qu'il vaut la peine de passer d'un tableau Kanban physique à un tableau Kanban en ligne. Voici comment.

S'ALIGNER SUR VOTRE "POURQUOI".

Avant de passer à un tableau Kanban numérique avec votre équipe, assurez-vous d'avoir une conversation en groupe autour de pourquoi ce changement est effectué. Il est probable que la plupart des membres de votre équipe soient déjà "à bord" (jeu de mots), mais comme pour toutes les décisions de groupe, l'alignement est essentiel.

Discutez des avantages d'un tableau Kanban numérique, de ce que vous espérez réaliser en passant à un tableau numérique, et des fonctionnalités que vous aimeriez commencer à utiliser dans le cadre de cette nouvelle mise en œuvre.

CHOISIR LE BON OUTIL DE KANBAN NUMÉRIQUE ET ASSURER LA FORMATION.

Il existe plusieurs outils Kanban en ligne sur le marché, chacun offrant une combinaison différente de fonctionnalités. Nous avons un faible pour Planview AgilePlace, qui combine la flexibilité et la facilité d'utilisation d'un outil d'équipe avec l'évolutivité et les rapports d'un outil d'entreprise. Sur la base de votre conversation d'équipe sur les fonctionnalités les plus importantes pour vous en tant qu'équipe, réduisez une liste d'outils à tester et choisissez celui qui a du sens pour votre équipe.

Avant de commencer à transférer votre travail vers le nouvel outil, discutez en équipe d'un plan de transition. Quand prévoyez-vous d'être officiellement "à bord" de votre nouveau tableau numérique ? Qui sera chargé de déplacer les tâches sur le tableau ? Comment l'équipe sera-t-elle formée au nouvel outil afin de pouvoir être opérationnelle dès le départ ?

En établissant ces détails dès le départ, vous faciliterez la transition vers un tableau numérique et vous aurez plus de chances de l'adopter.

CRÉER UNE COPIE NUMÉRIQUE DE VOTRE TABLEAU PHYSIQUE.

Il peut être tentant de commencer à expérimenter de nouvelles mises en page du tableau dès que vous passez à un tableau numérique. Résistez à cette envie jusqu'à ce que tous les membres de votre équipe aient eu l'occasion de se familiariser avec le fonctionnement de l'outil Kanban numérique. Ainsi, ils n'auront pas à apprendre à utiliser l'outil et à utiliser la nouvelle disposition du tableau en même temps. (Voici comment modifier la disposition de votre carte dans Planview AgilePlace.)

DÉCIDER COMMENT UTILISER LES NOUVELLES FONCTIONNALITÉS (POUR VOUS).

Comme nous l'avons mentionné plus haut, les tableaux Kanban en ligne offrent de nombreuses nouvelles fonctionnalités que les tableaux physiques n'offrent pas, ce qui peut affecter la façon dont l'équipe interagit avec le tableau et l'utilise. Par exemple, si votre équipe n'utilisait pas les dates d'échéance sur le tableau physique, et que certains membres de l'équipe ont commencé à à attribuer des dates d'échéance aux tâches sur le tableau numérique, cela pourrait causer une certaine confusion ou même des tensions entre les membres de l'équipe.

Si vous organisez une réunion quotidienne ou régulière avec votre équipe, ajoutez une question qui encourage l'équipe à réfléchir sur la façon dont le tableau est utilisé, ainsi que toute observation sur la façon dont les nouvelles fonctionnalités peuvent être intégrées au flux de travail de votre équipe de manière productive.

ENVISAGEZ D'AJOUTER DES POLITIQUES DE VOIES ET DES LIMITES DE VITESSE.

L'une des caractéristiques d'un tableau Kanban numérique ayant le plus d'impact potentiel est la possibilité d'ajouter des politiques d'allées et de mettre en place des limites de WIP.

Les politiques de la voie vous permettent d'intégrer à votre tableau un ensemble de directives relatives à son utilisation. (Voici comment ajouter des politiques de voies et d'autres détails sur les voies dans Planview AgilePlace.) Cela peut être particulièrement utile lorsque votre équipe s'adapte à son nouveau tableau Kanban numérique.

Limites d'encours sont des directives qui vous aident à mieux gérer la quantité de travail que vous ou votre équipe avez en cours de traitement. En limitant vos travaux en cours par la mise en place de limites d'encours, vous pouvez stimuler la productivité, réduire les changements de contexte et les autres formes de stress liées à un encours trop important, et profiter pleinement des avantages de Kanban. (Voici comment définir les limites d'encours pour les couloirs dans Planview AgilePlace.)

ORGANISER UNE RÉTROSPECTIVE.

Après quelques semaines d'utilisation de votre nouveau tableau Kanban numérique, organisez une réunion pour discuter de la manière dont le processus de transition s'est déroulé pour toutes les personnes concernées. C'est également une excellente occasion de discuter des améliorations potentielles du tableau et de la façon de commencer à intégrer les mesures du tableau dans le flux de travail de votre équipe.

La tenue périodique d'une telle réunion peut contribuer à garantir que votre équipe pratique l'amélioration continue, non seulement dans ce sur quoi elle travaille, mais aussi dans la manière dont elle effectue le travail.

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Rédaction du contenu Maja Majewski