Als Projektmanager ist die Art und Weise, wie Ihr Team seine Zeit verbringt, letztlich das, was Ihrem Arbeitgeber Geld einbringt oder kostet. Und am Ende des Tages werden diese Zahlen oft als Maßstab für Ihren Erfolg herangezogen. Ein schlechtes Zeitmanagement kann sich nicht nur nachteilig auf Ihre Kunden und Ihr Tagesgeschäft auswirken, sondern auch auf Ihren Gewinn. Von einem klaren Ziel bis hin zur Minimierung von Ablenkungen - hier finden Sie einige Tipps, wie Sie die Zeit Ihres Teams am besten schützen und unnötige Fallstricke vermeiden können.
Haben Sie ein klares Ziel
Das erste, was Sie und Ihr Team zu Beginn eines jeden Tages tun sollten, ist zu entscheiden, welches die wichtigsten Ziele für diesen Tag sind, wie Sie sie erreichen wollen und was mindestens erreicht werden muss. Wenn Sie dies tun, bevor Sie oder jemand aus Ihrem Team auf Help-Tickets oder interne Fragen antwortet, können Sie sich auf die anstehende Aufgabe konzentrieren und gleichzeitig eine positive Arbeitsmoral fördern. Neben klaren Zielen ist es wichtig, eine Aufgabenliste zu formulieren, die die wichtigsten Aktivitäten enthält, die Sie und Ihr Team erledigen müssen. Diese Liste sollte dynamisch sein und sich je nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens ändern.
Wirkungsvolle Aktivitäten
Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Aktivitäten den größten Einfluss auf Ihr Projekt haben werden, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, um dies herauszufinden. Anstatt Zeit mit kleineren Problemen zu verschwenden, kümmern Sie sich lieber um die größeren Probleme, von denen Sie wissen, dass sie sofort mehr Zeit in Anspruch nehmen werden. Das hilft Ihnen und Ihrem Team, den ganzen Tag über Energie zu sparen, so dass Sie sich am Ende des Tages, wenn die Müdigkeit einsetzt, um kleinere Aufgaben kümmern können, die leichter zu bewältigen sind.
Multitasking kann schädlich sein
Zu viele Ablenkungen bedeuten eine Menge verschwendete Zeit und Geld. Selbst die Wissenschaft ist sich einig, dass das menschliche Gehirn kann sich immer nur auf eine Aufgabe konzentrierenDie Wahrnehmung, dass wir multitaskingfähig sind, ist also in Wirklichkeit nichts weiter als eine Illusion. Aus diesem Grund ist es wichtig, Multitasking so weit wie möglich einzuschränken. Organisieren Sie dazu Ihren Tag so, dass bestimmte Aufgaben bestimmten Zeitblöcken zugeordnet sind. Dies gilt auch für die Planung und Dateneingabe. Wenn Sie versuchen, sich bewusst zu machen, wie häufig Sie Multitasking betreiben, schreiben Sie jedes Mal auf, wenn Sie sich dabei ertappen, und nehmen Sie sich vor, eine Minute lang zu meditieren. Ein Durchatmen wird Ihnen helfen, Ihre Aufgabenliste mit frischem Geist und neuem Elan anzugehen.
Beschränken Sie die Unterbrechungen auf ein Minimum
Je mehr Sie auf Unterbrechungen verzichten, desto mehr Zeit haben Sie, sich auf die effiziente Erledigung notwendiger Aufgaben zu konzentrieren. Eine gute Methode, um sicherzustellen, dass Sie nicht ständig unterbrochen werden, besteht darin, sich bei der Organisation Ihrer Aufgaben Zeit zu lassen und keine E-Mails oder Telefonanrufe zu beantworten, wenn Sie gerade an etwas arbeiten, das nichts mit diesen Dingen zu tun hat. Wenn Sie Aufgaben mit diesem zielgerichteten Arbeitsablauf erledigen, können Sie sie schneller und effektiver erledigen.
Investieren Sie in Zeitmanagement-Software
Wie Sie wahrscheinlich bereits wissen, ist Zeitmanagement ein wesentlicher Faktor, um die Aufgaben zu bewältigen. Was Zeitmanagement-Strategien angeht, so ist eine der effektivsten Methoden, um sicherzustellen, dass Ihr Team bei der Sache bleibt, die Investition in Software zur Zeiterfassung für das Projektmanagement. Planview AdaptiveWork hat diese Bedeutung erkannt und mehrere effektive Ansätze in seine Zeiterfassungssoftware implementiert, darunter die Möglichkeit, Rechnungen zu erstellen, Stundenzettel zu exportieren und abrechenbare Stunden mit den richtigen Abrechnungssätzen zu koordinieren.
