E-Mails haben sich in ihrer relativ kurzen Lebensdauer zur wichtigsten Kommunikationsmethode an vielen Arbeitsplätzen entwickelt, mehr noch als die ursprüngliche Methode, nämlich das Gespräch mit jemandem. Sie dominieren nicht nur die Kommunikation, sondern stellen auch eine der größten Arbeitsaktionen dar, die viele Menschen in ihrem Alltag durchführen. Die Ergebnisse einer Umfrage von McKinsey and Company zeigen, dass der durchschnittliche Büroangestellte fast 30% seiner Arbeitswoche mit dem Lesen und Beantworten von E-Mails verbringt.
Wie notwendig diese E-Mails auch immer sein mögen, es lässt sich nicht leugnen, dass es eine enorme Menge an Zeit ist, die für eine Aufgabe aufgewendet werden muss, die nicht einmal der Hauptschwerpunkt der eigenen Rolle ist. Für Projektmanager, zu deren Kernaufgaben die Kommunikation gehört, ist die E-Mail-Verwaltung auf sogar noch wichtiger.
Unkontrolliert kann eine schlechte E-Mail-Verwaltung viel zu viel Zeit kosten und einem Projekt Energie und Schwung entziehen. Wenn Sie das Gefühl haben, dass dies auch bei Ihnen der Fall sein könnte, finden Sie hier einige Tipps zum E-Mail-Management, mit denen Sie versuchen können, Ihre E-Mail-Gewohnheiten in den Griff zu bekommen.
- Benachrichtigungen ausschalten
Eines der größten Probleme mit E-Mails ist, dass sie nicht nur Zeit von anderen Arbeiten abziehen, sondern dass die Benachrichtigungen selbst das Gehirn ablenken. Das ist das gleiche Problem wie bei den Nachrichten in den sozialen Medien , dieser kleine Ping löst einen Neugierreflex im Gehirn aus. Wir wissen, dass die E-Mail höchstwahrscheinlich banal ist und mit der Arbeit zu tun hat, aber unser Gehirn sagt uns auch, dass es sich möglicherweise um etwas ungeheuer Aufregendes handelt, und es wird erst zufrieden sein, wenn die E-Mail überprüft wurde. Das Ausschalten aller Benachrichtigungen hilft Ihrem Gehirn, den Überblick zu behalten.
- Bestimmte Zeiträume für E-Mails festlegen
Ein weiterer guter Tipp für die E-Mail-Verwaltung ist die Beschränkung der E-Mail-Nutzung auf bestimmte Zeiträume am Tag, als eine Art Auszeit. Die Regel 3-21-0 würde zum Beispiel bedeuten, dass Sie Ihre E-Mails nur 3 Mal pro Tag für jeweils 21 Minuten abrufen und versuchen, Ihren Posteingang auf 0 zu reduzieren.
- Themen deutlich machen
Eine einfache Methode, um die Zeitverschwendung bei E-Mails zu reduzieren, besteht darin, so viele Informationen wie möglich in die Betreffzeile aufzunehmen. Zum Beispiel: "Henderson-Konto, Login verweigert, dringend" sagt Ihnen, dass die E-Mail so schnell wie möglich geöffnet und bearbeitet werden muss, während "Henderson-Konto, monatliches Feedback, NRN" Sie wissen lässt, dass die E-Mail eher eine Höflichkeitsformel ist und für einen anderen Zeitpunkt aufgehoben werden kann (NRN steht für "nicht jetzt").
- Verwenden Sie eine feste E-Mail-Struktur
Ein großes Problem bei E-Mails ist, dass sie zu lange dauern können und es schwierig machen, herauszufinden, worum es eigentlich geht. Durch die Erstellung einer festen E-Mail-Struktur, die vom gesamten Team oder der Organisation verwendet werden kann, weiß jeder, welche Maßnahmen bis wann zu ergreifen sind und wer dafür verantwortlich ist. Weitere Details können am Ende ausgefüllt werden, aber die Struktur gibt alle wichtigen Informationen zuerst an, so dass sie auf einen Blick verstanden werden können.
Wenn Sie feststellen, dass E-Mails und die Kommunikation mit Ihrem Team im Allgemeinen zu lange dauern, ist es wahrscheinlich an der Zeit, eine effektivere Projektmanagement-Software zu verwenden. Mit Planview AdaptiveWork kann Ihr Team schneller kommunizieren und auf wichtige Informationen zugreifen, und Sie können Aufgaben in Echtzeit aus der Ferne aktualisieren.
