E-post har under sin relativt korta livslängd blivit den viktigaste kommunikationsmetoden på många arbetsplatser, till och med mer än den ursprungliga metoden, dvs. att prata med någon. De dominerar inte bara kommunikationen, utan utgör också en av de största arbetsuppgifterna som många människor gör under sin dag. Resultaten från en undersökning av McKinsey and Company visar att den genomsnittliga kontorsarbetaren tillbringar nästan 30 % av sin arbetsvecka med att läsa och svara på e-post.
Hur nödvändigt det än kan kännas att dessa e-postmeddelanden är, går det inte att förneka att det är en enorm tidsåtgång att ägna sig åt en uppgift som inte ens är huvudfokus för ens roll. För projektledare, där kommunikation faktiskt är en av de viktigaste uppgifterna, blir e-posthantering ännu viktigare.
Om du inte kontrollerar det kan dålig e-posthantering kosta alldeles för mycket tid och ta energi och drivkraft från ett projekt. Om du känner att detta kan hända dig, får du här några tips för e-posthantering för att försöka få kontroll över dina e-postvanor.
- Stäng av meddelanden
Ett av de största problemen med e-post är att notiserna i sig distraherar hjärnan, förutom att de tar tid från annat arbete. Det är samma problem med meddelanden i sociala medier, den lilla pinglan utlöser en nyfikenhetsreflex i hjärnan. Vi vet att e-postmeddelandet troligen är vardagligt och arbetsrelaterat, men vår hjärna säger oss också att det kan vara något oerhört spännande och att vi inte kommer att vara nöjda förrän vi har kollat e-postmeddelandet. Om du stänger av alla meddelanden hjälper du hjärnan att hålla sig på rätt spår.
- Ange specifika tidsperioder för e-postmeddelanden
Ett annat av de bästa tipsen för e-posthantering är att begränsa användningen av e-post till vissa perioder under dagen, som en slags "down-time". Med regeln 3-21-0 kan du till exempel begränsa din e-postkontroll till 3 gånger per dag, i 21 minuter per gång, och försöka få ner din inkorg till 0.
- Gör ämnena tydliga
En enkel metod för att minska slöseriet med e-post är att införa en policy där så mycket information som möjligt står i ämnesraden. Till exempel: "Henderson-konto, inloggning nekad, brådskande" talar om att e-postmeddelandet måste öppnas och behandlas så snart som möjligt, medan "Henderson-konto, månadsfeedback, NRN" talar om att e-postmeddelandet är mer av artighet och kan vänta till ett annat tillfälle (NRN står för "inte just nu").
- Använd en fast e-poststruktur
Ett stort problem med e-postmeddelanden är att de kan vara för långa och göra det svårt att ta reda på vad som egentligen är meningen. Genom att skapa en fast e-poststruktur som kan användas av hela teamet eller organisationen vet alla vilka åtgärder som måste vidtas, när och vem som är ansvarig. Andra detaljer kan fyllas i längst ner, men strukturen ger all viktig information först så att den kan förstås i ett svep.
Om du märker att e-postmeddelanden och kommunikationen med teamet i allmänhet tar för lång tid är det förmodligen dags att börja använda en effektivare programvara för projekthantering. Med Planview AdaptiveWork kan ditt team kommunicera och få tillgång till viktig information snabbare och tillåta uppdateringar av uppgifter på distans i realtid.
