Gastbeitrag von Arnon Yaffe
Haben Sie die Verantwortung für ein Projekt, aber nur wenig Autorität, um die Dinge umzusetzen?
Es kommt immer wieder vor, dass Projektmanager mit der Leitung von Projekten betraut werden, ohne dass sie die formale Befugnis haben, die Arbeit zu erledigen. Vor allem, wenn Sie komplexe, abteilungsübergreifende Projekte verwalten, ist diese Situation Ihr Brot & Butter. Und warum? Ganz einfach, weil die meisten, wenn nicht sogar alle Mitglieder Ihres Projektteams Routinepositionen mit festen Vorgesetzten innehaben, die andere Aufgaben und Prioritäten für sie haben. Das nennt man 'Matrix-Management', und Ihr Projekt ist nur ein weiteres zeitlich begrenztes Unterfangen in dieser Matrix.
Wie können Sie also Dinge ohne formale Autorität erledigen? Dies ist ein klassisches Management-Dilemma, das in der Regel dadurch gelöst wird, dass man sich auf die Kommunikations- und Führungsfähigkeiten des Managers konzentriert. Ich kann die Notwendigkeit dieser Fähigkeiten nicht genug betonen, aber ich bin mir auch bewusst, dass die Entwicklung dieser Fähigkeiten Zeit, Engagement und Laufleistung erfordert. Dennoch gibt es Situationen, in denen die Struktur der Organisation, die Politik und die Kultur es fast unmöglich machen, die Arbeit ohne formale Autorität zu erledigen, selbst für eine erfahrene Führungskraft.
Ich habe herausgefunden, dass der geschickte Einsatz von kollaboratives Arbeitsmanagement ein effektives und elegantes Mittel zur Bewältigung solcher Umstände ist. Wenn Sie diese Richtlinien befolgen, können auch Sie die Autorität des Executive Sponsors lässig einsetzen, die Transparenz erhöhen und das Vertrauen und die Glaubwürdigkeit stärken.
- Der Sponsor is die Quelle der Autorität - Jedes strategische Projekt braucht einen Executive Sponsor. Der Hauptsponsor ist derjenige, der ein ureigenes Interesse am Erfolg des Projekts hat und über alle Befugnisse verfügt, die der Projektmanager benötigt, um die Arbeit zu erledigen.
- Schaffen Sie eine Online-Verbindung zwischen dem Auftraggeber und dem Feld - Verwenden Sie eine kollaborative Arbeitsmanagementlösung wie Planview AdaptiveWork, um eine Online-Statusverfolgung und -berichterstattung auf Abruf zu ermöglichen. Erstellen Sie einfache Ansichten und Dashboards, die Ausnahmen hervorheben und es Sponsoren ermöglichen, die Ursachen für Anomalien zu erforschen, aufzuschlüsseln und zu verstehen.
- Delegieren - Übertragen Sie Aufgaben und Verantwortlichkeiten an Teamleiter und ermutigen Sie sie, Aufgaben und Teilaufgaben an ihre Untergebenen zu delegieren. Auf diese Weise wird die Routineaktivität der Pflege und Berichterstattung über den Fortschritt im Projektstrukturplan zu einer gemeinschaftlichen Anstrengung. Pflegen Sie eine Kultur, in der Aufgabeninhaber und Manager für die Berichterstattung über die Fortschritte bei ihren Aufgaben verantwortlich sind.
- Präsentieren Sie Berichte für Führungskräfte als wöchentliche Disziplin - Implementieren Sie eine wöchentliche Routine für Fortschrittsberichte, die sicherstellt, dass Ihre Lösung für kollaboratives Arbeitsmanagement vor Projektmanagement-Meetings und Überprüfungen durch die Geschäftsführung auf dem neuesten Stand ist. Ermutigen Sie Interessengruppen und Sponsoren, sich aktiv an den kontextbezogenen Diskussionen zu beteiligen, Fragen zu stellen und sich in einem offenen und transparenten Ökosystem direkt an die Teams zu wenden.
Magie entsteht, wenn die Projektteams verstehen, dass ihre Arbeit den Sponsoren durch die Lösung präsentiert wird. Die Menschen wollen ihren Beitrag zeigen und für ihre Leistungen anerkannt werden. Niemand möchte als Ursache für Verzögerungen oder mangelnde Leistungen herausgehoben werden. Dadurch wird die Notwendigkeit für den Projektmanager, die Ausführung zu überwachen und Befugnisse auszuüben, drastisch reduziert. Obwohl dieses Konzept einfach und unkompliziert ist, haben einige traditionelle Projektmanager das Gefühl, dass es dem Wesen ihrer Vorstellung von der Rolle des Projektmanagers widerspricht.
Vor der Einführung der kollaborativen Projektmanagement-Software war ein Großteil der Arbeit des Projektmanagers administrativer Natur - Gantts pflegen, Statusbesprechungen abhalten, die Ausführung verfolgen, Präsentationen erstellen und Statusberichte einreichen. Das traditionelle Projektmanagementbüro war das zentrale Nervensystem - alles lief über dieses Büro und alles wurde von ihm kontrolliert, einschließlich der Informationen, die den Stakeholdern und Sponsoren präsentiert wurden.
Beim kollaborativen Arbeitsmanagement lassen Sie all diese zentrierten Aktivitäten 'los' - sie werden nicht mehr benötigt. Die Rolle des Projektmanagers ändert sich. Weniger Verwaltung, weniger Überwachung der Ausführung, weniger autoritär, weniger stressig. Ihre Aufgabe ist es, die Zusammenarbeit zu kultivieren, nachzufragen und herausfordernde Fragen zu stellen. Sie haben jetzt mehr Zeit, um Strategien zu entwickeln, vorauszuplanen, nach Abhängigkeiten zu suchen und Engpässe zu erkennen. Um die Autorität brauchen Sie sich keine Sorgen zu machen, sie ist in das von Ihnen geschaffene System eingebettet.
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