Ein Mandat für gemeinsame Dienste stellte eine große Universität vor die Herausforderung, drei zentrale IT-Organisationen zu einer einzigen zusammenzufassen. Um die Ziele der Servicebereitstellung zu erreichen, mussten sie ihren IT-Betrieb und ihre internen Prozesse neu definieren und implementieren. Außerdem brauchten sie mehr als 800 Mitarbeiter, um sie zu adoptieren! In Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung begann das PMO mit dem Bedarfsmanagement und hat nun die Zahl der genehmigten Projekte um 75 Prozent reduziert, eine sichtbare Bedarfspipeline geschaffen, die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter verringert und die Leistung verbessert.
Dieses Beispiel zeigt, welche Möglichkeiten das Nachfragemanagement bietet, um Arbeitsanfragen zu rationalisieren und sich auf die Arbeit zu konzentrieren, die für das Unternehmen wichtig ist - unabhängig von Ihrer Branche. In unserem ersten Teil dieser zweiteiligen Serie über die Verbesserung der Nachfragesteuerung haben wir die ersten beiden Richtlinien behandelt:
- Wie Sie erste Arbeitsanfragen erfassen, und
- Entwickeln Sie einen starken Prozess der Arbeitsaufnahme.
Sobald Sie einige Arbeitsanfragen in das System eingegeben und Ihren Prozess fein abgestimmt haben, ist es an der Zeit, die Nachfrage zu kategorisieren, die Arbeit in Gang zu setzen und die Ergebnisse zu ermitteln.
Ja, das ist richtig: Das Savvy PMO führt Buch, um sicherzustellen, dass alle Arbeiten zu den strategischen Zielen beitragen und dass das System so reibungslos und effektiv wie möglich funktioniert. Bei den Richtlinien drei und vier geht es darum, einen konsistenten Priorisierungsprozess auf der Grundlage von Geschäftszielen einzuführen und die Ergebnisse zu verfolgen, um den Erfolg nachzuweisen und den Prozess kontinuierlich zu verbessern.
3. Bewerten und generieren Sie wichtige Arbeitspunkte
Versierte PMOs verwenden eine Prioritätsbewertung, um Anfragen zur Arbeitsaufnahme zu vergleichen und zu bewerten. Einige führen den Priorisierungsprozess sogar gleichzeitig mit einem Bedarfsmanagementprozess durch, um eine maximale Wirkung zu erzielen. Wichtig ist, dass Sie die Initiativen mit dem höchsten Wert für Ihr Unternehmen auswählen, basierend auf den wichtigsten Geschäftsfaktoren.
Sie können die Nachfrage auf zwei Arten bewerten und kategorisieren:
- Eine einfach berechnete Bewertung von Schlüsseldaten, oder
- Ein Scoring-Modell zur Darstellung von Geschäftsmetriken.
Lassen Sie Ihre zuständigen Genehmiger und Stakeholder nach quantitativen Faktoren wie der Investitionsrendite (ROI) oder nach qualitativen Faktoren wie der strategischen Eignung, den Auswirkungen oder dem Risiko bewerten. Sie können diese Faktoren auch nach ihrer relativen Bedeutung gewichten.
Verwenden Sie diese Punkte, um festzustellen, welche Anfragen in ein Projekt, eine Aufgabe, einen Aktionspunkt oder eine Kombination davon umgewandelt werden sollten. Sie können beschließen, Anfragen, die nicht den Bewertungskriterien Ihrer Organisation entsprechen, zu verschieben, vorerst zurückzustellen oder vielleicht sogar abzulehnen. Passen Sie Ihre Prozesse so an, wie Sie es für richtig halten, und sorgen Sie für Konsistenz und kontinuierliche Verbesserung während des gesamten Prozesses.
4. Prüfen, Verfolgen und Verbessern
Um das Nachfragemanagement ständig zu verbessern, untersuchen versierte PMOs den Prozess, ermitteln die Ergebnisse und ergreifen dann Maßnahmen. Hier finden Sie fünf Möglichkeiten, wie Sie die Leistung Ihrer Bedarfsmanagementfunktion bewerten können - sowohl den Prozess der Arbeitsaufnahme als auch die abgeschlossene Arbeit - und dann Verbesserungen vornehmen können:
A. Analysieren Sie den Fluss: Analysieren Sie die Anzahl und Geschwindigkeit der Anfragen, die den Arbeitsaufnahmeprozess durchlaufen, und passen Sie sie bei Bedarf an, um dies zu verhindern:
- Redundante Anfragen
- Anfragen, die zu weit fortgeschritten sind, bevor sie gestoppt werden
- Anträge, die gar nicht erst in den Prozess hätten aufgenommen werden dürfen
B. Identifizieren Sie Engpässe: Finden Sie die Gates, die Engpässe haben und hochwertige Anfragen blockieren. Bewerten Sie die Antragsformulare und die an jedem Tor gesammelten Informationen.
- Berücksichtigen Ihre Prüfer die falschen Informationen?
- Haben sie nicht genug Informationen?
- Als nächstes sollten Sie sich die Genehmiger selbst ansehen: Haben Sie die richtigen Fachexperten als Genehmiger bestimmt und eingesetzt?
- Brauchen die Experten eine Erinnerung, wenn eine Anfrage zu lange an einem Gate steht?
C. Dokumentieren und Verbessern: Ermitteln Sie die gewonnenen Erkenntnisse und ergreifen Sie Korrekturmaßnahmen:
- Ändern und entwickeln Sie den Aufnahmeprozess, wenn Ihr Unternehmen wächst
- Führen Sie eine Historie und vermeiden Sie es, bekannte Fehler zu wiederholen.
D. Segmentieren Sie Arbeitsanfragen: Vergleichen Sie und analysieren Sie die Auswirkungen, indem Sie Arbeitsanfragen nach Punktzahl, Abteilung, strategischer Initiative und anderen wichtigen Faktoren segmentieren. Ihre PPM-Softwarelösung kann Ihnen helfen, die Ergebnisse von Arbeitsanfragen zu vergleichen und abzurufen.
E. Fassen Sie die Ergebnisse zusammen: Demonstrieren Sie den Wert der Arbeitsaufnahme, indem Sie die Ergebnisse und andere relevante Informationen an die Beteiligten weitergeben. Veröffentlichen Sie regelmäßig Dashboards, damit die Beteiligten den Status überwachen, den Prozess verbessern und die schnelle Ausführung der strategischen Arbeit erleichtern können.
Mit diesen vier Schritten zur Einführung eines Nachfragemanagements können Sie sich für eine Arbeit entscheiden, die der Strategie entspricht und einen Mehrwert schafft:
- Erfassen Sie erste Arbeitsanfragen
- Leiten Sie den Prozess der Arbeitsaufnahme
- Bewerten und generieren Sie wichtige Arbeitspunkte
- Prüfen, Verfolgen und Verbessern
Das Savvy PMO verfügt nicht nur über einen starken Arbeitsaufnahmeprozess, sondern setzt auch effektiv Prioritäten und kann erfolgreich mit der Ressourcen- und Kapazitätsplanung beginnen. Sie können Anfragen durch das System leiten und die Prioritäten häufig neu setzen, wenn neue Anfragen eintreffen.
Lesen Sie mehr über diese Funktionen in unserer Blog-Serie über Priorisierung und Ressourcenplanung:
- Wie priorisieren Sie Ihre Arbeit als versiertes PMO?
- Projektpriorisierung als kluges PMO
- Wie führen Sie als erfahrenes PMO eine Ressourcenplanung durch?
Lesen Sie außerdem unsere gesamte Savvy PMO eBook-Serie mit praktischen Richtlinien, Arbeitsblättern und Checklisten:
