In den letzten 20 Jahren hat die Technologie die Art und Weise, wie wir arbeiten, verändert. Zuerst kamen E-Mail und Microsoft Office. Als nächstes kamen Instant Messaging-Anwendungen wie AIM, Jabber und Yammer. In jüngster Zeit sind Softwarelösungen und Apps für praktisch jeden Geschäftsprozess aufgetaucht - Lohnbuchhaltung, Geschäftskredite, digitale Speicherung, Projektmanagement und vieles mehr.
Leider scheinen viele Unternehmen die Technologie so sehr zu lieben, dass sie in ihr ertrinken. Eine kürzlich durchgeführte Studie von Okta hat beispielsweise ergeben, dass fast 10 Prozent der Unternehmen mehr als 200 Apps in ihrem Arsenal haben. Pegasystems Inc. untersuchte 5 Millionen Stunden an Desktop-Aktivitäten, nur um herauszufinden, dass der durchschnittliche Mitarbeiter täglich mehr als 1,100 Mal zwischen 35 verschiedenen Anwendungen wechselt! Außerdem kam eine Studie von RingCentral zu dem Schluss, dass 69 Prozent der Arbeitnehmer täglich bis zu einer Stunde damit verschwenden, zwischen verschiedenen Anwendungen zu wechseln .
Das Wechseln zwischen Anwendungen ist für jede Rolle ein großer Zeitfresser, aber noch mehr für den Projektmanager, dessen Hauptaufgabe es ist, den Finger am Puls des Projekts zu haben und den Fortschritt zu überwachen.
Die Nachteile des Wechselns zwischen Anwendungen
Dies sind die fünf negativen Auswirkungen eines Projektmanagement-Teams, das ständig zwischen verschiedenen Anwendungen wechselt:
1. Es ist störend.
Stellen Sie sich vor, dass ein Projektmanager die Ressourcen für ein anstehendes Projekt verwaltet. Diese Person versucht sicherzustellen, dass genügend Ausrüstung und Personal zur Verfügung steht, um das Projekt wie geplant voranzutreiben. Nachdem er festgestellt hat, dass die Ressourcen zur Verfügung stehen, fällt dem Projektmanager ein, dass er einige Unterlagen an die zuständigen Mitarbeiter schicken muss.
Leider vergisst der Projektleiter, wo genau diese Dokumentation liegt. Sie sehen ihren Posteingang durch, und er ist nicht da. Sie können sich nicht erinnern, ob sie in einem Dropbox- oder einem Box-Repository gespeichert sind. Die Namen sind so schon ähnlich genug. War es in SharePoint? In einem Google Drive Ordner irgendwo?
Je länger die Suche dauert, desto wahrscheinlicher ist es, dass der Projektleiter vergisst, was er eigentlich getan hat. Laut RingCentral geben 56 Prozent der Mitarbeiter an, dass der Wechsel von einer Anwendung zur nächsten ihren Arbeitsablauf stört.
2. Es verschwendet Zeit.
Von einer Plattform zur nächsten und wieder zurück zu hüpfen ist nicht gerade die beste Nutzung der Zeit. Wenn ein durchschnittlicher Angestellter bis zu 32 Tage pro Jahr mit dem Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen vergeudet, , verliert ein Unternehmen, das 100 Mitarbeiter beschäftigt, 3,200 Tage Arbeit - oder das ungefähre Äquivalent von 12,8 Vollzeitarbeitern für ein Jahr!
Was könnte Ihr Unternehmen mit so vielen zusätzlichen Mitarbeitern erreichen?
3. Das ist ein Produktivitätskiller.
Natürlich ist die Zeit, die Sie mit der Suche nach Informationen verbringen, während Sie von einer Plattform zur nächsten wechseln, Zeit, die nicht für andere wichtige Arbeitsaufgaben verwenden kann.
Wenn Sie zu viele Anwendungen in Ihrem Unternehmen einsetzen, kann es durchaus sein, dass die Produktivität erheblich sinkt - und das, obwohl Ihre Investitionen in die Technologie eigentlich das Gegenteil bewirken sollten.
4. Es ist stressig.
Jeder weiß, wie frustrierend es sein kann, Technologie zu nutzen. Vielleicht erhält ein neues Software-as-a-Service (SaaS)-Programm ein fehlerhaftes Update, und die Leistung geht in den Keller. Vielleicht verwenden Sie ein Tool zum ersten Mal und haben Schwierigkeiten, sich damit zurechtzufinden. Oder vielleicht wurde ein Tool, das Sie schon immer benutzt haben, umgestaltet und jetzt wissen Sie nicht mehr, wo etwas ist.
Was auch immer der Fall sein mag, zu viel Technologie stresst uns- vor allem, wenn diese Technologie die Arbeit erschwert.
Gestresste Mitarbeiter sind nicht nur weniger produktiv, sondern treffen auch schlechtere Entscheidungen und können so gereizt sein, dass sie sich nach einem neuen Arbeitsplatz umsehen.
5. Das schafft potenzielle Sicherheitsprobleme.
Wenn Ihr Unternehmen viele Anwendungen im gesamten Unternehmen einsetzt, sind auch Daten in vielen Anwendungen gespeichert. Und seien wir mal ehrlich: Wie viele dieser Apps werden derzeit genutzt? Wie viele davon werden regelmäßig aktualisiert?
Die meisten Menschen können diese Fragen wahrscheinlich nicht aus dem Stehgreif mit Sicherheit beantworten. Im Zeitalter von Datenschutzverletzungen ist dies eine große Sache - insbesondere für größere Unternehmen, die im Falle eines Hackerangriffs potenziell ein großes finanzielles Risiko eingehen .
Je mehr Apps Sie haben, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie Apps haben, die sprichwörtlich Staub ansetzen - und desto größer ist die Chance, dass eine dieser Apps von einem Hacker angegriffen wird.
Die gute Nachricht ist, dass es möglich ist, diese Probleme weitgehend zu vermeiden, indem Sie einen Unternehmensarchitekturplan entwickeln, der Ihrem Unternehmen hilft, seine langfristigen Ziele zu erreichen.
Wie Sie nicht mehr so viel Zeit mit dem Wechseln zwischen Anwendungen verschwenden
Ein solider Unternehmensarchitektur Plan ermöglicht es Ihrem Unternehmen, herauszufinden, welche Anwendungen geschäftskritisch sind, welche doppelt vorhanden sind und welche ganz aus dem Verkehr gezogen werden können.
In der Welt des Projektmanagements kann ein Unternehmen, das die Probleme des Kontextwechsels lösen möchte, in eine Plattform für Projektportfoliomanagement (PPM) investieren, die es den Projektmanagern ermöglicht, die Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen, an einem Ort zu finden.
Mit der richtigen Lösung sind Projektmanager in der Lage, alle Projekte und Programme ihres Unternehmens in einem flexiblen und anpassungsfähigen Tool anzuzeigen und zu verwalten, das einzigartige Geschäftsprozesse unterstützt.
Dank des umfassenden Einblicks in den Puls des Unternehmens können Projektmanager schnell erkennen, wo sich alle Ressourcen des Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt befinden - was es viel einfacher macht, die richtigen Projekte mit den richtigen Ressourcen zu besetzen.
Die Vorteile eines reduzierten Kontextwechsels
Mit einer PPM-Lösung können Projektmanager die Zeit, die sie mit der Suche nach Informationen oder dem Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Anwendungen verbringen, erheblich reduzieren. Dadurch können sie effizienter arbeiten und ihren Unternehmen helfen, ihre Ziele schneller zu erreichen.
Führende PPM-Tools lösen die oben genannten Probleme, indem sie die folgenden fünf Vorteile bieten:
1. Sie erleichtern es, sich zu konzentrieren.
Projektmanager werden nicht mehr so häufig den Faden verlieren, weil alle Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen, an einem Ort verfügbar sind.
Mit mehr Fokus sind Projektmanager in der Lage, Projekte effektiver voranzutreiben und gleichzeitig sicherzustellen, dass ihre Organisationen ihre höchsten Prioritäten erfüllen und strikte Zeitpläne eingehalten werden.
2. Sie sparen Zeit.
Um fair zu sein, werden Projektmanager wahrscheinlich immer noch zwischen einigen Anwendungen hin- und herschalten müssen. Aber mit ziemlicher Sicherheit wird diese Zahl nicht annähernd so hoch sein wie die 35 Apps, die der durchschnittliche Mitarbeiter heute nutzt.
Mit einer PPM-Lösung können Projektmanager eine Menge Zeit zurückgewinnen, die sie zuvor mit dem Klicken von Schaltflächen auf einem Computer oder einem mobilen Gerät verbracht haben. Es ist fast so, als würden Sie mehrere neue Mitarbeiter in Ihr Team aufnehmen - ohne die damit verbundenen Kosten zu verursachen.
3. Sie steigern die Produktivität.
Da sie nicht mehr von einer Plattform zur nächsten wechseln müssen, können die Projektmanager mehr Arbeit erledigen. Mit einer robusten PPM-Lösung lassen sich Informationen, für die man ewig gebraucht hat, plötzlich innerhalb von Minuten aufspüren - oder sogar noch schneller.
Einige eifrige Projektmanager könnten sich dazu entschließen, ihre neu gewonnene Freizeit zusätzlich zu ihren regulären Aufgaben mit anderen Dingen zu verbringen, z. B. mit dem Schreiben von Blogbeiträgen oder der Unterstützung anderer Unternehmensinitiativen.
Wie Sie es auch drehen und wenden, die Produktivität steigt - und damit auch der Gewinn.
4. Sie erleichtern die Arbeit.
Niemand möchte, dass seine Arbeit schwieriger wird als sie sein muss. Wenn Sie jedoch so viel Zeit damit verbringen, nach Informationen zu suchen und zwischen Apps zu wechseln - und Sie sind sicher dass es einen besseren Weg nach vorne geben muss - ist das nicht gerade die inspirierendste Erfahrung.
Sobald diese Probleme jedoch gelöst sind, wird die Arbeit wesentlich einfacher. Das wiederum steigert die Moral der Mitarbeiter. Wenn die Mitarbeiter zufriedener sind, überträgt sich ihr Enthusiasmus auf den Rest des Teams. So entsteht eine Kultur, in der jeder inspiriert ist, hart zu arbeiten und sein volles Potenzial auszuschöpfen.
5. Sie erhöhen die Sicherheit.
Um Geldstrafen zu vermeiden, sensible Daten zu schützen und ein gutes Markenimage zu wahren, müssen Unternehmen alles tun, um die digitale Sicherheit zu erhöhen. Eine PPM-Lösung kann helfen, indem sie die Anzahl der im Unternehmen vorhandenen Datenspeicher reduziert.
Eine geringere Anzahl von Repositories bedeutet eine kleinere Angriffsfläche, so dass sich Ihr IT-Team besser auf die Vermeidung von Sicherheitsverletzungen konzentrieren kann, da es sich um weniger Anwendungen kümmern muss. Dadurch wird Ihr Unternehmensnetzwerk sicherer, was die Geschäftsergebnisse verbessert und Geschäftsgeheimnisse und geistiges Eigentum vertraulich hält.
Beseitigen Sie Ihr Problem mit dem Kontext-Wechsel
Wenn Ihr Unternehmen ein Problem mit dem Kontextwechsel hat, trösten Sie sich mit der Tatsache, dass Sie nicht allein sind. Aber nur weil jedes andere Unternehmen zu viele Apps verwendet, heißt das noch lange nicht, dass Sie das auch tun müssen.
Durch die Entwicklung einer intelligenten Strategie für die Unternehmensarchitektur und die Konsolidierung, wo es möglich ist, kann Ihr Unternehmen Ihren Mitarbeitern die Tools an die Hand geben, die sie benötigen, um in ihren Rollen erfolgreich zu sein - anstatt sie mit unzähligen, redundanten Anwendungen zu verwirren.
Weitere Informationen darüber, wie Sie die Zeit reduzieren können, die Projektmanager mit PPM-Tools von einer App zur nächsten springen, finden Sie in unserem neuen 2020 PPM-Übersichtsleitfaden.
