Allgemeine Richtlinien für die Gestaltung von Kanban-Boards

Inzwischen haben Sie wahrscheinlich schon gehört, wie Kanban die Art und Weise, wie IT Operations-Teams Aufgaben verwalten, verändern kann. Von der Rollendelegation bis zur Priorisierung von Aufgaben - Kanban erleichtert es IT Operations, Fristen einzuhalten und die Kundenzufriedenheit zu gewährleisten. Um jedoch die Vorteile von zu nutzen, die Kanban bietet, müssen Sie einige Richtlinien für die Gestaltung von Kanban-Tafeln beachten, damit diese wie vorgesehen funktionieren und die Benutzererfahrung verbessern. In diesem Beitrag gehen wir auf einige dieser Richtlinien ein und zeigen Ihnen, wie Sie sie in Ihre Projektmanagement-Strategie integrieren können.

DENKEN SIE DARAN: KANBAN IST KEINE EINHEITSLÖSUNG

Eine der wichtigsten Richtlinien für die Gestaltung von Kanban-Tafeln ist wohl die Anpassung von Kanban an die Bedürfnisse Ihres Teams. Selbst wenn Sie mit verschiedenen Abteilungen innerhalb desselben Unternehmens zusammenarbeiten, hat jedes Team andere Ziele und Vorgaben. Was für eine Abteilung funktioniert, ist für eine andere nicht unbedingt hilfreich. Das sollten Sie bei der Gestaltung von Kanban-Tafeln unbedingt berücksichtigen. Aus diesem Grund sollten Sie niemals ein Board aus einer anderen Abteilung duplizieren und in Ihre Projektmanagementlösung integrieren. Halten Sie sich bei der Gestaltung Ihrer Kanban-Tafeln stattdessen an die folgenden Richtlinien:

• Lassen Sie die Mitarbeiter an der Gestaltung des Boards mitwirken, nicht nur die IT Operations Manager. Sie sind diejenigen, die über praktisches Wissen und Erfahrung verfügen und wissen, welche Ressourcen benötigt werden, um ein Projekt in einem bestimmten Zeitrahmen abzuschließen.
• Entwerfen Sie eine Tafel, die die Arbeitsweise Ihres Teams widerspiegelt, und achten Sie darauf, dass die Stärken und Schwächen des Teams berücksichtigt werden. Schließlich ist das oberste Ziel von Kanban, ineffektive und ineffiziente Elemente zu identifizieren.
• Stellen Sie sicher, dass Ihr Board gut strukturiert und für Transparenz optimiert ist, so dass ungenutzte oder blockierte Arbeit leicht zu erkennen ist.
• Minimieren Sie den Umfang, indem Sie den Anfangs- und Endstatus Ihres Boards auf die Teammitglieder beschränken.

Achten Sie auch darauf, dass Ihr Board nicht zu komplex ist. Fassen Sie sich kurz und bündig, vor allem in der Anfangsphase, und kommen Sie auf den Punkt. Sie können Ihre Kanban-Tafel bei Bedarf auch später noch weiter ausbauen. Auf diese Weise sparen Sie Zeit bei der Koordinierung des wer, was und wo Ihres Projekts, so dass Sie schneller mit dem Projekt beginnen können als Sie es sonst getan hätten.

IHRE LAUFENDE ARBEIT EINSCHRÄNKEN

Erfolgreiche IT-Operations-Teams sind in der Lage, ihre Zeit und Kapazität effektiv zu verwalten, indem sie ein Limit für die laufenden Aufgaben setzen, die sie zu einem bestimmten Zeitpunkt haben. Zu viele aktive Aufgaben im Arbeitsablauf können zu Überlastung, Müdigkeit und unnötiger Verwirrung führen, wenn es an der Zeit ist, Aufgaben zu delegieren und Prioritäten zu setzen. Aus diesem Grund wenden sich viele Betriebsteams Kanban zu, denn es erleichtert die Visualisierung eines Arbeitsablaufs, so dass Sie ins Stocken geratene Arbeiten identifizieren und unwichtige Aufgaben vorerst pausieren können.

Die Begrenzung Ihres Work-in-Progress (WIP) gibt Ihnen und Ihrem Team außerdem die Möglichkeit, sich bei minimaler Unterbrechung wichtigen Aufgaben zu widmen. Dadurch werden Rückschläge durch Kontextwechsel und Überforderung vermieden, da das Arbeitspensum überschaubar und ansprechbar ist.

Andere Probleme, die Sie bei einer großen Anzahl von laufenden Arbeiten erwarten können, sind:

• Verpasste Fristen: IT-Operations-Teams, die mit zu vielen Aufgaben gleichzeitig jonglieren, haben es schwerer, Aufgaben zu verfolgen und zu erledigen.
• Schlechtes Kundenfeedback: Eine hohe Arbeitsbelastung beeinträchtigt die Reaktionszeiten, so dass es für die Betriebsteams schwieriger ist, auf Kundenanliegen zeitnah einzugehen.
• Suboptimale Arbeitsqualität: Multitasking hindert Teams daran, sich voll und ganz auf ein einziges Projekt zu konzentrieren, was die Wahrscheinlichkeit von Flüchtigkeitsfehlern erhöht.

Wir empfehlen, dass IT-Operations-Teams den Aufgaben, die in der Phase "Validieren" auf der Kanban-Tafel stecken, besondere Aufmerksamkeit schenken. Denn einer der häufigsten Fehler ist es, Aufgaben in dieser Phase offen zu lassen, anstatt sie zu erledigen. Dies wiederum führt dazu, dass sich Aufgaben ansammeln und zu einem ungünstigen Zeitpunkt zu potenziellen Problemen werden. Die gute Nachricht ist, dass Sie dies mit Hilfe eines ITSM-Tools oder einer anderen Projektmanagementlösung verhindern können, mit der Sie bestimmte Elemente des Arbeitsablaufs automatisieren können, wie z. B. die Kennzeichnung inaktiver Aufgaben, die nach einer bestimmten Anzahl von Tagen noch nicht abgeschlossen sind - z. B. Aufgaben, die seit 60 Tagen oder mehr in der Rubrik "Validieren" ruhen.

Nachdem wir uns nun mit den Problemen befasst haben, die durch Multitasking verursacht werden, lassen Sie uns sehen, wie Sie Ihre Aufgaben effizienter erledigen können.

WIE SIE VERHINDERN KÖNNEN, DASS SICH IHRE ARBEITSLAST STAPELT

Als IT Operations Manager ist es Ihre Aufgabe, Ihr Team zu befähigen, seine Aufgaben bestmöglich zu erledigen. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, die Anzahl der Aufgaben, die sich im Workflow ansammeln, zu begrenzen, so dass Ihr Team sich nicht mit einer großen Anzahl von laufenden Arbeiten zu einem bestimmten Zeitpunkt befassen muss. Hier sehen wir uns einige praktikable Lösungen an, die das Multitasking minimieren und den Teammitgliedern die nötigen Werkzeuge an die Hand geben, um erfolgreich zu sein.

• Kommunizieren Sie mit Ihrem Team: Bevor Sie drastische Änderungen vornehmen, sprechen Sie mit Ihrem Team und stellen Sie sicher, dass es nicht zu viele Aufgaben auf einmal übernimmt. Betonen Sie, wie wichtig es für sie ist, den WIP zu minimieren und sicherzustellen, dass sie ihre Aufgaben tatsächlich abschließen und sie nicht in der Validierungsphase (oder dem vorletzten Schritt) offen lassen.
• Abfrage von Expedites: Sehen Sie sich an, wie viele Aufgaben mit höchster Priorität in den letzten 60 Tagen aufgetreten sind, und beachten Sie dabei die mittlere Reparaturzeit (MTTR). Auf diese Weise können Sie vorhersagen, wie viele Eilaufträge in den nächsten 60 Tagen anfallen werden. Dies ist nützlich, um genaue WIP-Grenzwerte festzulegen (mehr dazu weiter unten), die die Mitarbeiter unterstützen, ohne den Fortschritt zu bremsen.
• Setzen Sie WIP-Limits: Eine der besten Funktionen digitaler Kanban-Tafeln ist die Möglichkeit, den WIP zu begrenzen. Mit ein paar Mausklicks können Sie die Anzahl der Aufgaben begrenzen, die Ihr Team auf einmal erledigen darf. Sie können die WIP-Limits sogar noch weiter anpassen, indem Sie sie einzelnen Benutzern oder allen Personen in einer bestimmten Lane auf Ihrer Kanban-Tafel zuweisen.

So können Sie Ihre Aufgaben, Ressourcen und Kapazitäten besser verwalten. Auf diese Weise können Sie fundierte Entscheidungen darüber treffen, ob es an der Zeit ist, ein neues Projekt zu starten, anstatt wahllos "Ja" zu sagen.

Wenn Sie noch unsicher sind, wie Sie Ihre WIP-Limits festlegen sollen, finden Sie hier vier Beispiele, die Ihnen als Anregung dienen können:

1. Wenn Sie Grenzen pro Person festlegen: Beschränken Sie jeden auf zwei offene Arbeitsaufgaben.
2. Wenn Sie Limits pro Team festlegen: Schauen Sie sich an, wie viele Mitglieder dem Team angehören, und erlauben Sie die doppelte Anzahl offener Arbeitsaufgaben. (d.h. 10 Teammitglieder, ein WIP-Limit von 20)
3. Wenn Sie das Limit nach Arbeitsstatus festlegen: Legen Sie ein WIP-Limit von drei für Mitglieder fest, die in Design arbeiten, vier für Mitglieder, die in Implement arbeiten, und ein WIP-Limit von fünf für Mitglieder, die in Deliver arbeiten.
4. Wenn Sie das Limit nach Arbeitsaufgaben festlegen: Beschränken Sie WIP auf eins für große Projekte, zwei für kleinere Projekte, drei für wartungsbezogene Aufgaben und so weiter.

Beachten Sie, dass diese Beispiele für Ihr Projekt möglicherweise nicht optimal funktionieren. Erinnern Sie sich an die erste Leitlinie für die Gestaltung einer Kanban-Tafel: Jedes Projekt und jede Kanban-Tafel ist anders. Spielen Sie also mit Ihren WIP-Grenzen und passen Sie sie so an, dass sie für Sie und Ihr Team am besten funktionieren.

ZUSAMMENFASSUNG DER WICHTIGSTEN INFORMATIONEN

Multitasking ist einer der größten Feinde des Fortschritts für Projektmanager. Eine große Anzahl von laufenden Arbeiten bedeutet nicht nur Stress für Sie und Ihr Team, sondern kann auch zu Reibereien führen, da die Teammitglieder unter Druck gesetzt werden, mehrere Aufgaben mit hoher Priorität auf einmal zu erledigen. Die gute Nachricht ist, dass sich dies mit maßgeschneiderten Kanban-Tafeln und Maßnahmen, die verhindern, dass Teams zu viele Projekte auf einmal übernehmen, leicht verhindern lässt.

Auf diese Weise arbeiten Sie und Ihr IT-Betriebsteam mit maximaler Effizienz.

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