Im Idealfall ist es ein zentraler Knotenpunkt für die Organisation von Prozessen, die Verwaltung spezieller Projekte und die Erleichterung des freien Informationsflusses in Ihrem Unternehmen. Das ultimative Project Management Office (PMO) ist ein Modell mit definierten und aufeinander abgestimmten Prozessen, mit entsprechender Ergebnisverfolgung und Transparenz. Probieren Sie diese Tipps für erfolgreiches Projektmanagement aus.
ONE: Definieren Sie Geschäftsprozesse und machen Sie sie wiederholbar.
Ein Projekt einmal pünktlich und innerhalb des Budgets abzuschließen, ist eine Kombination aus gutem Projektmanagement und ein wenig Glück. Die konsequente und erfolgreiche Durchführung von Projekten ist ein Markenzeichen für ein perfektes PMO. Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihre heutigen Prozesse explizit zu definieren. Oft werden die Dinge einfach so gemacht, wie sie schon immer gemacht wurden, ohne die Schritte und die gewünschten Ergebnisse zu definieren. Schlimmer noch, und das ist vielleicht noch häufiger der Fall, ist, dass unterschiedliche Menschen unterschiedliche Dinge auf unterschiedliche Weise tun.
Finden Sie heraus, was passiert und wie, und sortieren Sie dann diejenigen aus, die nicht konsequent funktionieren. Stellen Sie schließlich sicher, dass der Rest wirklich replizierbar ist. Damit befinden Sie sich in guter Gesellschaft. Eine wachsende Zahl von Unternehmen verfügt inzwischen über formale Projektportfoliomanagement (PPM) Prozesse, die von 64% in 2003 auf 71% in 2013 gestiegen sind. (Quelle: 1. Der Stand des Projektportfolio-Managements PPM 2013 PM Solutions Forschung)
ZWEI: Brechen Sie Abteilungssilos auf.
Ein zweites Zeichen für die Reife eines PMO ist die Fähigkeit, die Bedürfnisse des Unternehmens als Ganzes zu betrachten, anstatt Projekte nur durch die Brille der einzelnen Abteilungen zu sehen. Sind Ihre Geschäftsprozesse wirklich auf die Art und Weise ausgerichtet, wie Ihr Unternehmen heute funktioniert? Noch wichtiger ist jedoch, dass diese Prozesse das Wachstum und die Innovation unterstützen, die erforderlich sind, um das Unternehmen morgen auf die nächste Stufe zu heben.
Untersuchen Sie erneut, wann und wo Projekte Organisationsgrenzen überschreiten. Wie sollten beispielsweise die Bemühungen um die Implementierung und Nutzung von CRM- oder digitalen Marketinginitiativen ineinandergreifen, um ein effektiveres Ergebnis für alle beteiligten Abteilungen zu erzielen? Der Blick über den Tellerrand kann Ihnen die Augen öffnen - und den Führungskräften zeigen, wie wichtig die Arbeit des PMO für das gesamte Unternehmen ist.
DREI: Maximieren Sie die effektive Technologie.
Auch der beste Projektmanager kann nicht immer und überall sein. Der Umstieg von Tabellenkalkulationen oder herkömmlicher Projektmanagement-Software auf eine Cloud-basierte Lösung kann Governance-Kontrollen ermöglichen, die Kommunikation zwischen Projektmanagern und Unternehmensbeteiligten erleichtern und die Konsistenz von Methoden und Best Practices fördern.
Außerdem wird sich die Möglichkeit, Kennzahlen transparenter als je zuvor zu verfolgen, auszahlen, wenn Sie aufgefordert werden, Ergebnisse und Wert nachzuweisen.
VIER: Seien Sie ein Verkehrsleiter und kein Engpass.
Die Zentralisierung von Informationen innerhalb des PMO bietet die Möglichkeit, organisationsweite Leistungsindikatoren und operative Kennzahlen zu entwickeln. Doch diese Anhäufung von Informationen kann dazu führen, dass Projektmanager eher zu Engpässen als zu Informationsvermittlern werden.
Überlegen Sie sich neue Wege, wie Sie die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an die richtigen Personen weiterleiten können, und Ihr wahrgenommener Wert für das Unternehmen wird dramatisch steigen.
FÜNF: Positionieren Sie das Projektmanagement als eine Quelle von Wettbewerbsvorteilen.
Mit zuverlässigen und reproduzierbaren Prozessen, der Transparenz, um Projekte und Fortschritte aus einer unternehmensweiten Perspektive zu sehen, und den Werkzeugen, um Ergebnisse und Wert zu demonstrieren, haben Sie alles, was Sie brauchen, um die Sichtbarkeit des PMOs zu erhöhen und es als Quelle von Wettbewerbsvorteilen für Ihr Unternehmen zu positionieren.
Stellen Sie sich vor, Sie geben Ihren Führungskräften das Vertrauen, neue Innovationsstrategien zu verfolgen, kostspielige Altsysteme in den Ruhestand zu versetzen oder neue organisatorische Prozesse in Gang zu setzen, die die Kosten senken oder das organische Wachstum fördern. Eine Unternehmenskultur, die den Wert des Projektmanagements anerkennt und es als kritische Kernkompetenz behandelt, ist eine stärkere Organisation als eine, die das Projektmanagement als eine Transaktionsfunktion betrachtet.
Das alte Sprichwort "Übung macht den Meister" mag zwar zutreffen, aber wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie Ihr Projektmanagement noch erfolgreicher gestalten.
