Die Planung eines Projekts ist keine leichte Aufgabe, insbesondere für große Unternehmen und Organisationen, in denen Teams oft über Zeitzonen hinweg zusammenarbeiten - und manchmal sogar über Ozeane hinweg. Aus diesem Grund gibt es eine Menge wichtiger Dinge zu beachten, wenn Sie Schritte zum Projektstart einleiten, darunter:
- Budgetzwänge
- Ressourcen und Arbeitskräfte
- Was im besten Interesse der Organisation ist
Dennoch gibt es einige Standardelemente, die sich von Projekt zu Projekt unterscheiden. Wenn Sie wissen, wie Sie sich darauf vorbereiten, können Sie einen reibungslosen Start Ihrer Kampagne gewährleisten. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, welche fünf Schritte zum Projektstart Ihrem Team helfen können, effizienter zu arbeiten.
Starten Sie Ihr Projekt auf dem richtigen Fuß
Wenn Sie ein Projekt zum ersten Mal starten, ist es wichtig, dass Sie die Ziele Ihres Unternehmens im Auge behalten. Andernfalls könnten Sie sich einige Monate später in einer Situation wiederfinden, in der Sie Ihre Handlungen gegenüber den Stakeholdern erklären müssen, weil Sie Ihre Geschäftsziele aus den Augen verloren haben.
Dieser Artikel behandelt fünf wichtige Schritte, mit denen Sie verhindern können, dass Ihr Projekt vom Kurs abweicht. Auf diese Weise ist es wahrscheinlicher, dass Sie Ihre Ziele erreichen und gleichzeitig sicherstellen, dass Ihre Teammitglieder, Stakeholder und Kunden mit den Fortschritten Ihres Unternehmens zufrieden sind.
- Überprüfen Sie alles, was für das Projekt relevant ist
Sie können ein Projekt erst dann beginnen, wenn Sie ein solides Verständnis der relevanten Assets und Ressourcen haben. Andernfalls verlieren Sie Ihre Geschäftsziele schnell aus den Augen und Ihr Projekt könnte zum Scheitern verurteilt sein. Aus diesem Grund ist es wichtig, alles zu überprüfen, was Ihr Projekt zusammenfasst.
Im Idealfall sollten Sie eine Leistungsbeschreibung (SOW) in die Hände bekommen. So erhalten Sie einen detaillierten Einblick in den Umfang Ihres Projekts, der von den Leistungserwartungen bis hin zu den bevorzugten Zeitplänen reicht. Wenn Sie keinen SOW finden können, sollten Sie die folgenden Informationen anderweitig beschaffen können:
- Eine Aufschlüsselung der geschätzten Kosten und des Projektbudgets
- Allgemeine Meilensteine
- Erwartete Ergebnisse
- Schlüsselrollen für jedes Mitglied des Projektteams
- Alle Annahmen und Einschränkungen, die Ihren Fortschritt beeinflussen könnten
Es ist wichtig, dass Sie all diese Informationen vor Ihrem Projekt-Kickoff-Meeting haben. Wenn es sein muss, merken Sie sich die Informationen sogar. Denn wenn Sie zu Ihrem Kickoff-Meeting unvorbereitet erscheinen, ist das ein schlechter Start für Ihr Projekt und kann seine Erfolgschancen zunichte machen, bevor es überhaupt begonnen hat.
2. Treffen Sie sich mit Ihrem Projektsponsor vor dem Startschuss
Im Allgemeinen ist der Projektsponsor derjenige, der dafür verantwortlich ist, dass die Kampagne den Geschäftszielen der Beteiligten entspricht. Da der Sponsor eine so wichtige Rolle bei der Verwaltung Ihres Projekts spielt, ist es wichtig, dass Sie sich irgendwann vor dem Start mit dem Sponsor treffen, sei es am Telefon oder persönlich.
Der Zweck dieses Treffens ist es, die Grundlagen Ihrer Kickoff-Sitzung zu besprechen. Sie müssen die folgenden Angaben bestätigen:
- Wann findet das Kickoff-Meeting zum Projekt statt?
- Was sind die wichtigsten Diskussionsthemen für diese Sitzung?
- Wo findet die Auftaktveranstaltung statt?
Und noch etwas: Als Projektmanager ist es Ihre Aufgabe, die Diskussion beim Kickoff-Meeting zu leiten. Bereiten Sie sich darauf vor, indem Sie die in Ihrem SOW-Dokument enthaltenen Informationen durchgehen.
3. Erstellen Sie eine formelle Meeting-Agenda und Präsentation
Nachdem Sie sich mit dem Sponsor getroffen haben, sollten Sie eine Tagesordnung mit den Themen Ihres Treffens aufstellen und sich auf Ihre bevorstehende Präsentation bei der Projekt-Kickoff-Sitzung vorbereiten. Es ist wichtig, dass Sie sich auf Ihre Präsentation angemessen vorbereiten, da Sie vor wichtigen Mitgliedern des Projekts sprechen werden;
- Das Projektleitungsteam
- Fachexperten (SMEs) und Endbenutzer
- Beamte der höheren Führungsebene (in der Regel der PMO-Direktor und die entsprechenden Abteilungsleiter)
- Der Projektsponsor
- Alle Interessengruppen, die bei dem Projekt eine Entscheidungsrolle spielen
4. Begrenzen Sie die Beteiligung von Kundenpersonal im Voraus
Wenn Ihr Projekt die Zusammenarbeit mit Mitarbeitern auf Kundenseite vorsieht, ist es eine gute Idee, die Teilnehmer beim Kunden auf die relevanten Mitarbeiter zu beschränken.
Obwohl die Meinungen und das Feedback von Kundenvertretern während der Laufzeit eines Projekts wertvoll sind, sollten Sie Ihre Kickoff-Sitzung nicht zur Plattform für alle kundenbezogenen Anliegen machen. Wenn Sie nicht unbedingt notwendiges Personal einbeziehen, kann aus einer kurzen Sitzung leicht eine zwei- oder dreitägige Veranstaltung werden, und es wird schwieriger, Ihre Agenda einzuhalten. Legen Sie daher fest, wer an der Auftaktsitzung zum Projekt teilnehmen darf, und geben Sie den Mitarbeitern auf Kundenseite eine andere Plattform, um Fragen zu stellen und Bedenken zu äußern.
5. Setzen Sie die Erwartungen
Als Projektmanager ist es Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass die Kickoff-Sitzung, das Projekt und alle nachfolgenden Veranstaltungen reibungslos verlaufen. Dazu gehört auch, dass wir alle anderen über bevorstehende Ereignisse informieren. Nutzen Sie die letzten Minuten Ihrer Projekt-Kickoff-Sitzung, um die Teilnehmer an bevorstehende Veranstaltungen zu erinnern, damit sie ihre Zeitpläne anpassen und die richtigen Reisevorbereitungen treffen können. Auf diese Weise muss sich niemand Sorgen machen, dass er sein Budget überschreitet, weil er in letzter Minute noch eine Unterkunft buchen musste.
Alles zusammenbringen
Zwar ist jedes Projekt von Natur aus anders, aber gute Organisations- und Projektmanagementfähigkeiten sind universell. Mit einer angemessenen Vorbereitung und einem offenen Kommunikationskanal ist es wahrscheinlicher, dass Sie Ihr Projekt mit der Unterstützung beginnen, die Sie benötigen, um es von Anfang bis Ende durchzuführen.
