Ein wichtiger Bestandteil eines effektiven Projektmanagers ist fähig sein zu die gemeinsame Nutzung von Dateien im Projektmanagement zu optimieren. Ein System zur gemeinsamen Nutzung von Dateien kann einen großen Beitrag leisten Minimierung Engpässe und andere Rückschläge. Es bietet Teammitgliedern und externen Mitarbeitern Zugang zu aktuellen Informationen, aber auch Bereitstellung von an-Allee für Verwaltung und Stakeholder beitragen zu dem Projekt. Mit anderen Worten, das System sorgt dafür, dass alle Beteiligten mit denselben Daten arbeiten und somit auf derselben Seite stehen.
In diesem Artikel werden wir uns ansehen, wie Ihre File-Sharing-Plattform zu einem unschätzbaren Werkzeug werden kann für Aufgaben zu beschleunigen und eine reibungslose Zusammenarbeit zu ermöglichen.
Was bedeutet Dateifreigabe im Projektmanagement?
Einfach ausgedrückt, ist Filesharing der Austausch von Unternehmenswerte, wie Dokumente und Multimedia-Dateien, zwischen Teammitgliedern und Abteilungen. Jetzt, wo Cloud-basierte Tools zur Norm geworden sind, die meisten Organisationen sind umgezogen weg von physischen Speichergeräten wie Festplatten und USB-Laufwerkes im Austausch für Online Dienstleistungen zur Dokumentenverwaltung. Diese Plattformen autorisierten Benutzern den Zugriff auf Dateien von ihrem Computer, Tablet oder Smartphone aus ermöglichen überall, wo sie Zugang zum Internet haben.
Einige der Vorteile der gemeinsamen Nutzung von Dateien in der Cloud sind:
- Verbesserte Zugänglichkeit: Teammitglieder On-Demand-Zugriff auf wichtige Dateien, wenn sie nicht im Büro sind und können Dokumente herunterladen, freigeben oder ändern zu jedem beliebigen Zeitpunkt
- Stärkere Zusammenarbeit: Eine eigene Dateiablage hilft dabei, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen, indem allen Zugang zu denselben relevanten Informationen zu geben Dateien
- Datenkonsistenz: Wenn Sie die Teams auffordern, digitale Assets von einer File-Sharing-Plattform herunterzuladen, ist es einfacher, die sicherstellen, dass die Teams mit den aktuellsten Versionen
- Automatische Backups: Cloud-basierter Speicher wird routinemäßig gesichert, d.h. Ihre Unternehmensdaten sind besser geschützt vor stürzt ab
Nun, da wir haben einige der Vorteile der gemeinsamen Nutzung von Dateien untersucht, lassen Sie uns besprechen, welche Art von Plattform ist ideal für das Projektmanagement. 
Worauf Sie bei einer File-Sharing-Plattform achten sollten
Es gibt eine Reihe von Online-Filesharing-Plattformen zur Auswahl, so dass Sie die richtige für Ihre Teams kann scheinen entmutigend. Maximierung Gemeinsame Nutzung von Dateien im Projektmanagement erfordert mehr als ein einfach Online-Datenbank. Sie brauchen eine Sammlung von Tools zur Dokumentenverwaltung, die das Organisieren und gemeinsame Nutzen erleichtern Unternehmensakten mit internen und externen Mitarbeitern.
Hier sind einige Wesentliche Merkmale auf suchen bei der Auswahl einer Filesharing-Plattform für Ihr Unternehmen.
1. Sicherheit auf hohem Niveau
Cybersicherheit sollte Ihr wichtigstes Anliegen sein, wenn Wählen Sie eine Plattform zur gemeinsamen Nutzung von Dateien für das Projektmanagement. Das ist denn Datenschutzverletzungen sind kostspielig und können zu Einstellung Ihr Unternehmen zurück Millionen von Dollar von Stoppen, verlorenes Geschäft, und behördliche Geldstrafen.
Laut IBM Securitys 2019 Bericht über die Kosten einer Datenpannedie durchschnittlichen Kosten einer Datenschutzverletzung ist $3.92 Million. Sie können das Risiko von Datenschutzverletzungen minimieren, indem Sie ein sichere Plattform für den Dateiaustausch dass:
- Verschlüsselt auf der Plattform gespeicherte Dokumente und Daten im Transit
- Stores Benutzerdaten in einem separaten Datenbank
- Bietet Zwei- oder Mehr-Faktor-Authentifizierung
Neben dem Schutz vor externen Bedrohungen ist Ihr File-Sharing-Plattform sollte ermöglichen es Ihnen, Zugriffsrechte und -beschränkungen auf der Basis von Teams, Abteilungen und einzelne Arbeitnehmer. THut Weg, Teammitglieder und externe Mitarbeiter kann Zugang zu allen relevanten Informationen aber nicht sein wird die Möglichkeit, sensible Daten einzusehen auf hoher Ebene Dokumente.
2. Erweiterte Versionierungsfunktionen
When mehrere Menschen arbeiten gemeinsam an demselben Dokumentsind Fehler vorprogrammiert. Jemand könnte die falschen Daten in eine Tabellenkalkulation eingeben oder Aktie eine veraltet Bericht mit veralteten Informationen. Versionierungsfunktionen können diese Fehler verhindern schneeballartig into größeres Problems dass unnötige Rückschläge verursachen und führen zu verpassten Fristen. Schlüsselversionierung Funktionen zu suchen sind:
- Merkmal Geschichte diese Listes alle Änderungen an einem Dokument
- Rollbacks zur Wiederherstellung von Dokumenten in einer früheren Version
- Eindeutige Dateinamen für jede erzeugte Version eines Dokuments
Je mehr Menschen Zugriff und Bearbeitung dasselbe Dokumente, desto leichter können sich Fehler einschleichen. gemacht werden. Versionierungsfunktionen wie diese helfen Sie identifizieren und richtig diese Fehler so schnell wie möglich.
3. Zentralisierte Dateiablage
Wenn Dateien über E-Mails und P2P-Anwendungen weitergegeben werden, können sie schwer zu verfolgen sein. Wenn Sie mehrere Teams verwalten, könnten Sie eine Menge Zeit damit verschwenden Zeit, um alte Gespräche zu lesen und durch Hyperlinks zu klicken während auf der Suche nach einer bestimmten Datei.
Zentralisiert Datei Lagerung verschlankt Zusammenarbeit indem Sie erlauben autorisierte Personen können von einem zentralen Ort aus auf Dateien zugreifen. Das macht es einfacher, den Überblick über Ihre Dokumente, Tabellenkalkulationen, Verträge und alle anderen digitalen Daten zu Ihrem Projekt.
Profitieren Sie von der gemeinsamen Nutzung von Dateien im Projektmanagement
Eine gute Plattform für die gemeinsame Nutzung von Dateien ist mehr als eine Online-Datenbank. Es ist ein wichtiges Projektmanagement-Tool, das vertieft Zusammenarbeit, fördert die Autonomie des Teams und reduziert Rückschläge.
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