Une grande partie de l'efficacité d'un gestionnaire de projet consiste à être capable à rationaliser le partage de fichiers dans la gestion de projets. Un système de partage de fichiers peut être très utile pour minimiser les goulots d'étranglement et autres contretemps. Il permet aux membres de l'équipe et aux collaborateurs externes d'accéder à des données actualisées informations, tout en en fournissant an avenue pour gestion et parties prenantes pour contribuer au projet. En d'autres termes, le système permet de garder tout le monde sur la même longueur d'onde en s'assurant que toutes les parties travaillent avec les mêmes données.
Dans cet article, nous allons voir comment votre plateforme de partage de fichiers peut devenir un outil précieux pour accélérer les tâches et faciliter une collaboration harmonieuse.
Qu'est-ce que le partage de fichiers dans la gestion de projet ?
En termes simples, le partage de fichiers est l'échange de les actifs de l'entreprise, comme les documents et les fichiers multimédias, entre les membres de l'équipe et les départements. Maintenant que les outils basés sur le cloud sont devenus la norme, la plupart des organisations ont déménagé loin des dispositifs de stockage physiques comme disques durs et clé USBen échange de services en ligne les services de gestion des documents. Ces plateformes permettre aux utilisateurs autorisés d'accéder aux fichiers depuis leur ordinateur, leur tablette ou leur smartphone partout où ils ont accès à l'internet.
Voici quelques-uns des avantages du partage de fichiers dans le nuage:
- Amélioration de l'accessibilité : Membres de l'équipe avoir un accès à la demande à des fichiers importants lorsqu'ils ne sont pas au bureau et peuvent télécharger, partager ou modifier des documents à un moment donné
- Une plus grande collaboration : Disposer d'un dépôt de fichiers dédié aide à garder tout le monde sur la même page en donner à chacun l'accès aux mêmes informations pertinentes fichiers
- Cohérence des données : Le fait d'exiger des équipes qu'elles téléchargent des actifs numériques à partir d'une plateforme de partage de fichiers facilite s'assurer que les équipes travaillent avec les données les plus récentes versions
- Sauvegardes automatiques : Le stockage dans le nuage est régulièrement sauvegardé, ce qui signifie que les actifs de votre entreprise sont meilleur protégé de crashs
Maintenant que nous avons a examiné certains des avantages du partage de fichiers, discutons de quel type de La plate-forme est idéale pour la gestion de projets. 
Ce qu'il faut rechercher dans une plateforme de partage de fichiers
Il y a un certain nombre de Les plates-formes de partage de fichiers en ligne sont nombreuses et vous devez trouver celle qui convient le mieux à vos besoins. Équipes peut semblent intimidant. Maximisation de le partage de fichiers dans la gestion de projet nécessite plus qu'un simple base de données en ligne. Vous avez besoin d'un collection d'outils de gestion de documents qui facilitent l'organisation et le partage les dossiers de l'entreprise avec les collaborateurs internes et externes.
Voici quelques Caractéristiques essentielles à rechercher sur lors de la sélection d'une plateforme de partage de fichiers pour votre entreprise.
1. Sécurité de haut niveau
La cybersécurité devrait être votre principale préoccupation lorsque en sélectionnant une plateforme de partage de fichiers pour la gestion de projets. C'est car les violations de données sont coûteuses et peuvent finir par réglage votre organisation arrière millions de dollars de arrêt, perte d'activité, et des amendes réglementaires.
Selon Rapport sur le coût d'une violation de données d'IBM Security 2019., le coût moyen d'une violation de données est de $3.92 millions. Vous pouvez minimiser le risque de violation des données en choisissant une plateforme de partage de fichiers sécurisée que:
- Chiffre d'affaires les documents stockés sur la plate-forme et données en transit
- Magasins les données de l'utilisateur dans un base de données
- Offre une authentification à deux ou plusieurs facteurs.
Outre la protection contre les menaces extérieures, votre plateforme de partage de fichiers devrait vous permettent de définir des droits d'accès et des restrictions en fonction des équipes, des départements et de l'entreprise. les travailleurs individuels. Tchapeau façon, les membres de l'équipe et les collaborateurs externes peut accéder à toutes les informations pertinentes mais ne sera pas capable d'afficher des informations sensibles haut niveau Les documents.
2. Capacités avancées de versionnement
When multiple des personnes collaborent sur le même documentles erreurs sont inévitables. Quelqu'un peut saisir les mauvaises données dans une feuille de calcul ou action un obsolète rapport avec des informations périmées. Les fonctions de versionnement peuvent empêcher ces bévues de l'int de snowballingo problème plus importants que causent des reculs inutiles et entraîner un manque délais. Version des clés fonctionnalités à rechercher, notamment :
- Fonctionnement de l'histoire cette listes tous les modifications apportées à un document
- Rollbacks pour restaurer des documents à une version antérieure
- Noms de fichiers uniques pour chaque version d'un document généré
Plus le nombre de personnes accès et modification le même documents, plus il est facile pour les erreurs de être fait. Les fonctions de versionnement comme celles-ci aideront vous identifier et correct ces erreurs dès que possible.
3. Stockage centralisé des fichiers
Lorsque les fichiers sont partagés par le biais d'e-mails et d'applications P2P, ils peuvent être difficiles à suivre. Si vous gérez plusieurs équipes, vous pourriez finir par gaspiller beaucoup de du temps à lire de vieilles conversations et à cliquer sur des hyperliens tandis que à la recherche d'un fichier particulier.
Centralisé fichier stockage rationalise Collaboration en permettant les parties autorisées peuvent accéder aux fichiers à partir d'un emplacement central. Il est ainsi plus facile de garder la trace de vos documents, feuilles de calcul, contrats et tout autre actif numérique lié à votre projet.
Tirez le meilleur parti du partage de fichiers dans la gestion de projet
Une bonne plateforme de partage de fichiers sert plus qu'une base de données en ligne. Il agit comme un outil essentiel de gestion de projet qui approfondit collaboration, encourage l'autonomie des équipes et réduit les marges de recul.
Apprenez-en davantage sur le partage de fichiers et sur d'autres moyens d'améliorer vos compétences en gestion de projet en en téléchargeant notre eBook : Secrets of an Elite Project Manager.
