An dem Grundgedanken, "einfach mal vorbeizuschauen", ist nichts auszusetzen. Aber die meiste Zeit bedeutet dieser Satz in der Projektmanagement-Landschaft in der Regel: "Hallo, kennen Sie mich noch? Ich bin entweder Ihr Chef, Ihr Kollege oder Ihr Kunde und erhalte nicht die Informationen, die ich von Ihnen brauche. Was ist hier los?"
Glücklicherweise gibt es eine wirksame Methode, um legitime und notwendige Check-Ins von den lästigen Versionen zu trennen, die man weder senden noch empfangen möchte: Verwenden Sie eine cloudbasierte Lösung für das kollaborative Arbeitsmanagement (CWM).
Nachfolgend finden Sie die fünf wichtigsten Gründe, warum diese Entscheidung Unternehmen hilft, sich von einem schweren Fall des "Just Check-in"-Syndroms zu erholen.
- Kommunizieren Sie während der Arbeit
Die Hauptursache für nicht enden wollende Check-Ins ist wohl, dass die Mitglieder des Projektteams zu beschäftigt sind, um regelmäßige Updates einzureichen. Eine CWM-Lösung schließt diese Lücke, indem sie Statusaktualisierungen automatisch erfasst und weitergibt. Sie vermeiden nicht nur Unterbrechungen (und aufgeregtes "Haben Sie meine letzte Nachricht erhalten?" Nachfassaktionen), schafft dieser Prozess einen Prüfpfad für die Einhaltung von Vorschriften und hilft neuen Teammitgliedern, sich schnell einzuarbeiten.
- Zentralisierte Dokumentenverwaltung
Wenn Teammitglieder auf unterschiedliche Versionen desselben Dokuments zugreifen, geraten Projekte ins Stocken - und die Check-Ins werden schnell und heftig. Darüber hinaus sind einige Dokumente schwer zu finden, während andere ganz verschwinden ("Ich bin sicher, dass der Bericht auf meinem Laptop war... ich meine, ich glaube, ich bin sicher... oder vielleicht war es mein Desktop?").
Mit einer CWM-Lösung werden alle Dokumente sicher auf einer zentralisierten und cloudbasierten Plattform gespeichert, so dass die Teammitglieder auf die Master-Version zugreifen und diese bearbeiten können (mit vollständigen Änderungsprotokollen, aus denen hervorgeht, wer was wann getan hat).
- Verknüpfen Sie Konversationen und Aufgaben
Die Mitglieder des Projektteams kommunizieren über verschiedene Kanäle, darunter Notizen, Sofortnachrichten und E-Mails. Herkömmliche Projektmanagement-Software - oder oft noch schlimmer, ad hoc Tools wie Tabellenkalkulationen und selbst erstellte Datenbanken - können diese Gespräche nicht erfassen. Das macht exzessive Check-Ins nicht nur möglich, sondern unvermeidlich.
Eine CWM-Lösung ermöglicht es Projektteams, Diskussionspunkte der sozialen Zusammenarbeit mit relevanten Arbeitsobjekten und Aktionspunkten zu verknüpfen (z.B. Spesenabrechnungen, Genehmigungsanträge usw.). So kann sich jeder auf seine vorrangigen Aufgaben konzentrieren, anstatt Zeit zu verschwenden und die Geduld mit jedem zusätzlichen Check-in zu verlieren.
- Bleiben Sie mit Ihren Kunden in Verbindung
- Verbinden Sie sich und setzen Sie die Work Journey fort
Halten Sie Ihre Kunden auf dem Laufenden und informieren Sie sie über ihre Aktionen (z.B. Entwürfe überprüfen, Informationen sammeln, usw.). kann viel leichter gesagt als getan sein. Aber zu viele Check-ins können als aufdringlich empfunden werden. Außerdem veranschaulicht es Einsteins Definition des Wahnsinns: immer wieder das Gleiche tun und dennoch ein anderes Ergebnis erwarten.
Eine CWM-Lösung stellt die Vernunft wieder her, indem sie es den Kunden leicht macht, sich an Diskussionen zu beteiligen und auf dem Laufenden zu bleiben. Sie können auch Aktionen durchführen, indem Sie auf eine E-Mail antworten Das erhöht die Wahrscheinlichkeit erheblich, dass sie nicht zum Engpass werden.
70 Prozent der Unternehmen haben Mitarbeiter, die aus der Ferne arbeiten, und selbst diejenigen, die sich im selben Büro befinden, sind in der Regel unterwegs, wenn sie an Meetings teilnehmen, sich zu Telefonkonferenzen treffen usw. Der Versuch, alle auf dem Laufenden und produktiv zu halten, kann eine Flut von Check-ins (und Check-ins über Check-ins) auslösen.
Das Gegenmittel dazu ist eine CWM-Lösung, die von mobilen Apps unterstützt wird, die es den Teammitgliedern ermöglichen, sich zu verbinden und die Arbeit fortzusetzen, unabhängig davon, wo sie sich befinden oder wann sie arbeiten.
Das Fazit
Das "Just check in"-Syndrom ist weit verbreitet, aber nicht unheilbar. Die Verwendung einer robusten, unternehmenstauglichen CWM-Lösung stellt sicher, dass Check-Ins eine funktionale, effektive und gelegentlich genutzte Taktik sind, um notwendige Informationen zu erhalten. Mit anderen Worten: Sie bringen die Leute tatsächlich zum Einchecken und nicht zum Auschecken!
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