Wenn es um die Auswahl einer neuen Projektmanagement-Software geht, verlassen sich Unternehmen in der Regel auf Scorecards, Inhalte (z. B. Berichte, White Papers, Artikel, Blogbeiträge, Videos usw.), Fallstudien, Peer Reviews, Vergleichsmatrizen, Demos, Datenblätter und andere Tools zur Bewertung potenzieller Lösungen. All dies sind natürlich wichtige Teile des Entscheidungspuzzles.
Es gibt jedoch eine entscheidende Frage, die Unternehmen während dieses Prozesses beantworten müssen, denn sie entscheidet grundlegend darüber, ob ihre Erfahrung mit Projektmanagement-Software und ihre Investition lohnend oder bedauerlich sein werden: "Passt sie zu unserer Organisation?"
Der Grund, warum diese Frage so wichtig ist, liegt darin, dass - überraschenderweise - die meisten Projektmanagement-Softwarelösungen nicht so konzipiert sind, dass sie sich flexibel an die individuellen Bedürfnisse und die Kultur eines Unternehmens anpassen lassen. Stattdessen geben sie eine starre Struktur und ein starres Gerüst vor und verlangen im Grunde genommen, dass die Endbenutzer sich damit abfinden oder es lassen.
Leider entscheiden sich die meisten Endbenutzer für Letzteres. In der Tat ist es nicht ungewöhnlich, dass dieselben Endanwender auf Tabellenkalkulationen, E-Mails, selbst erstellte Datenbanken und andere unzureichende Methoden zurückgreifen. ad hoc Tools, die die neue Projektmanagement-Softwarelösung ersetzen sollte - nicht weil sie es wollen, sondern weil sie meinen, es zu müssen. Es ist das kleinere Übel von zwei.
Und gleichzeitig müssen sich die Führungskräfte der Unternehmen mit der Tatsache auseinandersetzen, dass der kurze Weg zur Wertschöpfung, der ihnen versprochen wurde, sich in einen langen, gewundenen Weg der Geld- und Zeitverschwendung verwandelt hat. Es ist alles nur Schmerz und kein Gewinn. Das ist die schlechte Nachricht.
Die gute Nachricht - vor allem für erfahrene (und frustrierte!) Projektmanager, die das oben beschriebene Szenario schon öfter erlebt haben, als ihnen lieb ist - ist, dass einige Projektmanagement-Softwarelösungen so konzipiert sind, dass sie sich an die Unternehmen anpassen und nicht andersherum.
Hier sind die fünf Aspekte, die "unternehmenszentrierte" Lösungen von der Masse unterscheiden:
- Sie unterstützen die Verwendung von mehrere Methodologien über das gesamte Portfolio und innerhalb einzelner Projekte, wie z.B. Wasserfall, Critical Chain, Critical Path, Agile, Lean, usw.
- Sie ermöglichen es Endbenutzern, benutzerdefinierte Ansichten auf ihren persönlichen Dashboards zu erstellen, die die wichtigsten Arbeitsdaten hervorheben, die sie am häufigsten benötigen (z.B. Zeitpläne, Pläne, Stundenzettel, Ausgaben, Statusaktualisierungen usw.), in einem Layout und Format, das ihnen am besten passt.
- Sie bieten eine Vielzahl von benutzerdefinierten Elementen zur Rationalisierung und Optimierung von Prozessen, z. B. Validierung und Geschäftsregeln, geplante Workflows, Benachrichtigungen, E-Mail-Bearbeitung, benutzerdefinierte Felder und benutzerdefinierte Aktionen.
- Sie verfügen über eine robuste REST API für die Entwicklung praktisch jeder gewünschten benutzerdefinierten Anwendung und für die Integration von Daten innerhalb des Projektmanagement-Repositorys mit externen Desktop-Tools und Altsystemen.
- Sie verfügen über eine große Bibliothek von Web- und Mobil-Apps , die die benutzerdefinierten Funktionen verbessern und die Möglichkeiten erweitern (z. B. Veröffentlichung von Folien, Erstellung von Organigrammen, Momentaufnahmen von Trends usw.).
Das Fazit
Bei der Bewertung potenzieller Projektmanagement-Softwarelösungen reicht es für Unternehmen nicht aus, sich auf die gewünschten Merkmale und Funktionen zu konzentrieren. Sie müssen auch die wohl wichtigste Frage beantworten: "Passt es zu unserer Organisation?"
Wenn die Antwort ja lautet, sollten die Unternehmen mit ihrer Bewertung fortfahren. Wenn die Antwort nein lautet, sollten sie im Namen ihrer dankbaren Endbenutzer aufatmen und ihre Liste noch kürzer machen.
