In einem anderen Beitrag haben wir bereits thematisiert, dass das PMO einer der wichtigsten strategischen Motoren für größeren Mehrwert in Ihrer Organisation sein kann. Aber wie stellen Sie sicher, dass Ihr PMO tatsächlich entsprechend aufgestellt und in der Lage ist, die gewünschten Geschäftsergebnisse zu erzielen?
In diesem Beitrag werden wir erörtern, wie Sie den größten Nutzen aus Ihrem PMO ziehen können. Dafür müssen Sie zunächst einmal erkennen, welchen Zweck es in Ihrer Organisation erfüllt.
In our on-demand webinar titled “Outcome over Outputs: How the PMO Can Enable Strategic Success,” you will learn the actionable steps you need to take to maximize PMO value and drive enterprise strategy.
Dieses Webinar ist der zweite Teil unserer Reihe „Elevate Your PMO“. Wenn Sie das vorherige Webinar „Adopting a Sponsor’s Mindset“ verpasst haben, können Sie es hier als On-Demand-Version abrufen.
Der Zweck Ihres PMO
Sie möchten, dass der Nutzen Ihres PMO in der gesamten Organisation anerkannt und geschätzt wird, insbesondere von der Führungsebene. Und noch viel wichtiger: Sie wollen sicherstellen, dass das PMO in der Lage ist, mehr als nur Ziele zu erreichen – Sie wollen, dass es positive Geschäftsergebnisse liefert.
Wie gelingt Ihnen das?
Fragen Sie sich zunächst: „Warum gibt es mein PMO?“
Wenn man diese Frage einem Dutzend Menschen stellt, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass man ein Dutzend verschiedene Antworten erhält.
Verwirrung über den Zweck und die Funktion von PMOs gibt es schon so lange, wie es PMOs gibt. Und wenn unter Ihren Stakeholdern, Projektmanager:innen und sogar innerhalb des PMOs selbst Verwirrung herrscht, wird es zwangsläufig zu Unstimmigkeiten darüber kommen, was das PMO erreichen soll.
Die Antwort auf die obige Frage ist ziemlich einfach. Das PMO existiert, um einen Mehrwert für die Organisation zu erbringen – genau wie jede andere Abteilung.
Darüber hinaus muss der Nutzen des PMO die Kosten für dessen Betrieb überwiegen.
Das klingt einfach. Aber wie wird Mehrwert in diesem Zusammenhang definiert?
Mehrwert des PMO – eine detaillierte Betrachtung
An dieser Stelle wird es schwierig. Häufig ist nicht ganz klar, was Mehrwert ausmacht. Wenn Sie verschiedene Personen bitten, den Mehrwert des PMO zu definieren, erhalten Sie vermutlich unterschiedliche Antworten. Aber auch hier gilt: Die Antwort auf die obige Frage muss nicht kompliziert sein.
Betrachten Sie es folgendermaßen:
Wenn Ihre Organisation etwas will oder braucht, genehmigen Führungskräfte Projekte, die diesen Bedarf erfüllen. Bei diesen Zielen kann es sich beispielsweise um Folgendes handeln:
- mehr Umsatz, höherer Gewinn und größerer Marktanteil, die sich aus dem Projekt ergeben
- Kostenkontrolle und Risikominderung durch die Implementierung eines neuen operativen Systems
Es könnte tausend Gründe geben, warum Ihr Unternehmen Projekte starten möchte, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Wichtig ist, dass PMOs dafür verantwortlich sind, ein Umfeld zu schaffen und aufrechtzuerhalten, in dem der Projekterfolg sichergestellt wird. Sie müssen diese gewünschten Geschäftsergebnisse konsequent erreichen.
Das ist letztlich der Nutzen des PMO – die Fähigkeit, Ihre Geschäftsziele zu verwirklichen.
Beseitigen von Fehlabstimmungen durch einen ergebnisorientierten Ansatz
Sie können Ihr PMO in einen wertsteigernden Motor verwandeln, indem Sie sich auf die gewünschten Geschäftsergebnisse (Outcomes) konzentrieren.
Zu viele PMOs gehen die Projektumsetzung und den Projekterfolg mit einer zu taktischen Denkweise an. Sie sorgen für entsprechende Projektergebnisse (Outputs) im Zusammenhang mit den Produkten, Systemen, Prozessen usw.
Der Output mag zu diesem Zeitpunkt wichtig erscheinen – aber er ist nicht das, was den Mehrwert ausmacht. Keine Führungskraft wird sich über die Einhaltung von Zeit, Umfang und Budget freuen, wenn mit dem Projekt nicht die Geschäftsziele erreicht werden.
Aus diesem Grund sollte das PMO den Projektmanager:innen und -teams auch dabei helfen, die Bedeutung von Outcomes und nicht von Outputs zu erkennen. So wird sichergestellt, dass die gesamte Projektarbeit auf die strategischen Prioritäten Ihrer Organisation abgestimmt ist.
- Interne Benutzer:innen erhalten Systeme, Prozesse und Arbeitsweisen, die den Mehrwert steigern.
- Kund:innen erhalten die Produkte und Services, die sie sich wünschen.
- Führungskräfte erkennen endlich, was es bedeutet, ein PMO als strategischen Motor für die Werterbringung zu haben.
Wenn Ihr PMO Outcomes gegenüber Outputs priorisiert, bringt es den größten Nutzen für Ihre Organisation.
Alles zusammenbringen
Sie wollen das Beste aus Ihrem PMO herausholen. Der erste Schritt dazu besteht darin, sicherzustellen, dass alle das gleiche, korrekte Verständnis davon haben, wie die Werterbringung durch das PMO aussieht.
Wenn die Führungskräfte, die die Rolle des PMO genehmigen, finanzieren und definieren, sich einig sind, dass der Nutzen des PMO darin besteht, die Geschäftsergebnisse voranzutreiben, können Sie Ziele und Vorgaben festlegen, die diesen Zweck unterstützen. Wenn das PMO dann erkennt, wie wichtig das Erzielen von Outcomes ist, verbringen sie weniger Zeit mit Governance- und Compliance-bezogenen Aufgaben sowie mit der Erstellung von Statusberichten. Mit anderen Worten: Sie konzentrieren sich nicht mehr nur auf die taktischen Aspekte der Arbeit.
Möchten Sie diese Umstellung auch in Ihrer Organisation umsetzen? Erfahren Sie von mir und Dave Blumhorst, wie Ihr PMO zu einer ergebnisorientierten Einheit werden kann, die den Mehrwert über Ihr gesamtes Unternehmen hinweg steigert.
Watch our on-demand webinar titled “Outcomes over Outputs” to learn more.
