Die Dringlichkeit der Umstellung auf das digitale Geschäft ist nur eine Möglichkeit, wie Unternehmen auf die aktuellen Störungen reagieren, was die Notwendigkeit einer dynamischen Planung unterstreicht. Nach einem virtuellen Treffen mit 40 CEOs vor kurzem schrieb Fortune-CEO Alan Murray : "Unternehmen, die sich bisher nur langsam auf die digitale Transformation eingelassen haben, befinden sich jetzt auf einer 'brennenden Plattform'."
Wenn Führungskräfte über veränderte Prioritäten und die Kürzung oder Umverteilung von Budgets nachdenken, sind Enterprise Portfolio oder Program Management Offices (EPMOs) in der richtigen Position, um sich in den Mittelpunkt zu stellen. Fast 70 Prozent der Finanzleiter ergreifen Maßnahmen zur Kostendämpfung und erwägen die Verschiebung oder Streichung geplanter Investitionen, so PwC's COVID-19 CFO Pulse Surveys (März 30, 2020 und April 13, 2020). EPMOs und die Finanzabteilung können gemeinsam sicherstellen, dass das Führungsteam jetzt und in Zukunft die besten Entscheidungen trifft.
Dynamische Planung und rasche Neupriorisierung sind der Schlüssel zu einer schnellen Entwicklung
Mit diesen Funktionen können EPMOs ihre Strategie kontinuierlich in die Praxis umsetzen, und das bei schwankenden Prioritäten, Finanzmitteln und Ressourcen. Sie können aktuelle und geplante Investitionen und Initiativen neu bewerten, Was-wäre-wenn-Szenarien erstellen und Kompromisse zwischen Alternativen vergleichen. Die Finanzabteilung kann in Zusammenarbeit mit den EPMOs flexiblere Finanzierungsmodelle entwickeln, um auf Veränderungen zu reagieren. Sobald die Führungskräfte auf der Grundlage dieser Erkenntnisse strategische Entscheidungen getroffen haben, können EPMOs und die Finanzabteilung mit dem Unternehmen zusammenarbeiten, um Mittel und Ressourcen umzuschichten und eine schnelle Reaktion auf die Neupriorisierung sicherzustellen.
Verfügt Ihr EPMO über die Capabilitys, um:
- neue, ungeplante strategische Initiativen ins Portfolio aufzunehmen?
- ausreichend schnell auf plötzliche (und unerwartete) Änderungen bei der Finanzierung zu reagieren?
- zu entscheiden, welche Programme in Krisenzeiten weiterhin Finanzmittel erhalten und welche nicht?
- die Auswirkungen von Entscheidungen einzuschätzen, beispielsweise die Zurückstellung von Ausgaben für einen Auftragnehmer oder die Streichung einer Investition?
- Arbeiten Sie mit Ihren PMO-Führungskräften zusammen, um sicherzustellen, dass Ihre Remote-Mitarbeiter die Strategie einhalten?
Wenn nicht, ist es jetzt an der Zeit, einen anpassungsfähigeren Ansatz für das Portfoliomanagement zu wählen oder zumindest die vorhandenen Funktionen Ihrer PPM-Lösung besser zu nutzen. Ihre Beratung sollte sowohl die kurze als auch die lange Frist berücksichtigen. EPMOs sollten erforschen, wie die Organisation wettbewerbsfähiger und innovativer werden kann, wenn wir die aktuelle Krise überwunden haben.
In "The CIO's moment: Leadership through the first wave of the coronavirus crisis," empfiehlt McKinsey & Company unter anderem, sich auf die wichtigsten Prioritäten zu konzentrieren:
"In dieser stressigen Situation ist der natürliche Instinkt, darüber nachzudenken, welche Programme gestrichen werden können und zu alten Arbeitsweisen zurückzukehren. Natürlich ist es wichtig, die Prioritäten neu zu bewerten, Ressourcen umzuschichten und die Fortschritte genau zu verfolgen. Aber es ist auch wichtig zu sehen, dass die derzeitige Krise ein wichtiger Wendepunkt und eine Wettbewerbssituation ist. Wir wissen aus vergangenen Krisen, dass Unternehmen, die nur auf die Schnelle Geld verdienen, schlechter abschneiden als solche, die sowohl beschneiden als auch überlegt investieren."
Die gute Nachricht ist, dass die Umfrage von PwC ergab, dass die digitale Transformation, die Kundenerfahrung und die Cybersicherheit oder der Datenschutz am wenigsten wahrscheinlich sind, dass Investitionen gekürzt werden. EPMOs sind in einer hervorragenden Position, um Transformationsprogramme zu beschleunigen und das Unternehmen zu stärken.
Dynamische Planung und schnelle Neupriorisierung
EPMOs sollten die folgenden Fähigkeiten nutzen, um sich kontinuierlich an die sich entwickelnden Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen. In Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung und den Führungskräften können EPMOs fundierte Empfehlungen aussprechen und Entscheidungen im gesamten Unternehmen operationalisieren.
Dynamische Planung: In einem sich schnell verändernden Umfeld ermöglicht ein dynamischer Planungsprozess Ihrem Unternehmen eine schnelle Neupriorisierung auf der Grundlage der neuesten Daten. Ihr EPMO sollte in der Lage sein, Empfehlungen im Zusammenhang mit dem Gesamtportfolio zu geben. Dazu gehört auch, dass die Prioritäten des Portfolios - sowohl die bestehenden als auch die vorgeschlagenen - neu bewertet und mit den strategischen Zielen, den finanziellen Beschränkungen und der Ressourcenkapazität in Einklang gebracht werden. EPMO-Führungskräfte, die diese Fähigkeiten nutzen, können das Portfolio über die sich verändernden Wachstums-, Innovations-, Transformations- und Geschäftsaktivitäten des Unternehmens hinweg ausbalancieren. Sie können sicherstellen, dass Mitarbeiter, Geld und Technologien neu ausgerichtet werden, um sich auf die richtigen Programme zu konzentrieren, die die Strategie umsetzen.
Finanz- und Kapitalplanung: Angesichts des ständigen Wandels müssen EPMOs in der Lage sein, aktuelle Investitionen und neue Anforderungen auf Portfolio-Ebene kontinuierlich zu analysieren. Ziel ist es, zu bestimmen, welche Investitionen finanziert und welche gestrichen, gestrichen, verzögert, abgelehnt oder verschoben werden sollten, je nach Zielsetzung und Kapazität. Mit einem auf Portfolio-Investitionen ausgerichteten Ansatz werden Pläne erstellt, die strategische und organisatorische Finanzdaten integrieren, um die Transparenz zu erhöhen und die Leistung zu steigern. EPMOs planen und verwalten Projektportfolios für Kapitalinvestitionen vom Geschäftsfall bis zur Ausführung und optimieren die Kapitalausgaben bei Verschiebungen, Verzögerungen oder neuen Möglichkeiten.
Szenarienplanung: Die Fähigkeit, schnell Was-wäre-wenn-Szenarien zu erstellen, ist entscheidend für die Festlegung der richtigen Prioritäten und Anpassungen. Die EPMO-Führungskräfte arbeiten mit der Finanzabteilung zusammen, um die Neuzuweisung von Mitteln und Ressourcen im gesamten Portfolio zu modellieren und Szenarien zu vergleichen. Durch das Verstehen von Risiken und das Abwägen von Kompromissen zwischen vorgeschlagenen Entscheidungen können EPMOs den Beteiligten helfen, die besten Entscheidungen zu treffen und mit einem neu priorisierten Plan voranzukommen.
Zu den Ergebnissen seiner COVID-19 CFO Pulse Survey schrieb PwC : "Wir erwarten, dass mehr Unternehmen verschiedene Szenarien hinsichtlich der Dauer des Ausbruchs untersuchen und die Bandbreite der möglichen Auswirkungen auf ihre finanzielle Leistungsfähigkeit bewerten." Laut der Umfrage beginnen die Unternehmen auch mit der Modellierung von Erholungsszenarien.
Programm-Management: Das Programmmanagement ermöglicht es EPMOs, funktionsübergreifende Pläne zu definieren, den Status zu verfolgen und den Fortschritt zu messen - von einzelnen Initiativen bis hin zum strategischen Gesamtplan. Wenn Führungskräfte ihre Pläne überarbeiten, müssen EPMOs in der Lage sein, alle Drehungen und Wendungen der Ausführung zu berücksichtigen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. Dazu gehören Entwicklungen in Echtzeit sowie Meilensteine, Ressourcen, Releases, Zeitpläne, Investitionen, Roadmaps und mehr. Integrierte Roadmaps helfen bei der Umsetzung strategischer, operativer und technologischer Veränderungen sowie bei der Lösung von Prioritätskonflikten und der Risikominderung.
Strategische Analysen und Dashboards: Berichte, Dashboards und interaktive Visualisierungen machen es EPMO-Führungskräften leicht, ihre Beratung zu unterstützen. Führungskräfte und andere Personen benötigen Zugang zu Daten, um die Auswirkungen der vorgeschlagenen Maßnahmen zu verstehen und Entscheidungen zu treffen. EPMOs sollten in der Lage sein, rollenbasierte Bildschirme, Berichte, Dashboard-Analysen und Workflows zu konfigurieren, die auf den Gesundheitsdaten der Projekte, Programme und Portfolios im gesamten Unternehmen basieren.
Dynamische Planung und schnelle Repriorisierung in Aktion: Planview-Kunden
Jetzt ist es an der Zeit, dass die EPMOs mit der Finanzabteilung zusammenarbeiten und die schwierigen Entscheidungen zur Anpassung der Pläne und Ressourcen erleichtern. Kunden von Planview PortfoliosTM und Planview PPM ProTM verfügen bereits über dynamische Planungsfunktionen. Ein Kunde hat sein $3 Milliarden schweres Kapitalportfolio neu priorisiert, indem er innerhalb eines Tages neue Felder für seine COVID-bezogene Analyse konfiguriert hat. Sie sagten uns: "Wir wissen nicht, was wir ohne sie getan hätten."
Ein großer Energieversorger analysiert seine internen Projekte rund um den Globus und ermittelt, welche er beenden oder verschieben kann. Ein anderer Kunde, der EPMO eines Finanzdienstleistungsunternehmens, arbeitet mit dem CEO zusammen, um 125 strategische Kostensenkungsinitiativen anhand von Finanzzielen zu überwachen.
Planview-Kunden sind:
- Umsetzung der Strategie in die Praxis auf einer organisationsweiten, funktionsübergreifenden Ebene.
- Abstimmung von Projekten, Programmen, Finanzen, Anwendungen und Technologie und Aufbau von Top-Down-Programmen, die die Strategie des Unternehmens umsetzen.
- Priorisierung, Einstufung und Neupriorisierung von Projekten auf der Grundlage ihrer Übereinstimmung mit den Unternehmensstrategien und den Finanzdaten.
- Durchführung von "Was-wäre-wenn"-Analysen und Vergleich von Szenarien auf der Grundlage von Ressourcennutzung, Kapazität und Finanzierung mit Vorteilen, Risiken und ROI.
- Einfache Anpassung der Pläne an veränderte Bedingungen und Prioritäten.
Die Stärke einer engeren Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung ist Agilität
EPMOs haben die Möglichkeit, mit der Finanzabteilung zusammenzuarbeiten, um die Organisation über die Unflexibilität der Jahrespläne und der Finanzierung hinaus zu führen. Sie können den Weg zur Entwicklung neuer Prozesse und Verfahren weisen, die die Agilität erhöhen. Unternehmen, die die Fähigkeit schaffen, schneller auf Veränderungen zu reagieren, werden kurzfristig und auch darüber hinaus davon profitieren.
wenn Sie Planview-Kunde sind und die Planungsfunktionen noch nicht voll ausschöpfen, sind wir da, um Ihnen jetzt und auf lange Sicht zu helfen. Erfahren Sie mehr, indem Sie sich eine kurze Einführungsdemo ansehen. Besuchen Sie Re-Planning and Resilience Amid Disruption. Lesen Sie zusätzlich zu diesem Blog auch den ersten Teil dieser Blogserie: Dynamische Planung und schnelle Repriorisierung: Widerstandsfähigkeit inmitten von Unterbrechungen.
Erfahren Sie mehr, indem Sie die anderen Blogs in dieser Serie lesen:
Teil 1: Dynamische Planung und schnelle Neupriorisierung: Widerstandsfähigkeit inmitten von Unterbrechungen
Teil 3: Schnelle Neupriorisierung: Umsetzung der Strategie inmitten des Wandels
Weitere Informationen erhalten Sie in der On-Demand-Demo - Portfolios for the Portfolio Manager
![Ist es an der Zeit, das traditionelle Portfoliomanagement zu überdenken? [Infografik]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/09/Rethink-Traditional-Portfolio-Management.png)
