5 Fragen und Antworten aus einem On-Demand-Webinar mit Santander UK
Santander UK, eine der größten Privat- und Geschäftsbanken der Welt, befindet sich schon seit einiger Zeit auf einer agilen und digitalen Transformationsreise. Vor kurzem habe ich ein Webinar mit Joaquim Cols, Director of Operations bei Santander Technology UK, veranstaltet, in dem er die Fortschritte der Bank bei der Abstimmung von Business und IT beschrieb: "Unlock Enterprise Agility: Strategische Bereitstellung für das Geschäft vorantreiben." Die Zeit war knapp, bevor wir all die tollen Fragen der Teilnehmer beantworten konnten. Joaquim beantwortet die fünf verbleibenden Fragen unten.
Zunächst einmal ein paar Hintergrundinformationen, um die Situation zu erklären. Die Vision von Santander war es, ein Ökosystem zu schaffen, das die Agilität des Unternehmens fördert, indem es das Geschäft mit der IT und die Strategie mit der Umsetzung verbindet - mit einer einzigen Sichtlinie auf die wichtigsten Initiativen in jeder Phase des Prozesses.
Es lohnt sich, Joaquim zuzuhören, wenn er seine Geschichte erzählt: Wie Santander von verschiedenen Unternehmen, die unabhängig voneinander arbeiteten, zu einer Integration von Geschäfts- und IT-Prozessen und KPIs unter einem einzigen Betriebsmodell überging. Dazu gehörte die Integration von agilen Prozessen und anderen Arbeitsmethoden in die traditionellen Projektportfoliomanagement (PPM)-Prozesse, um die Bereitstellung neuer Produkte und Dienstleistungen zu beschleunigen.
Die wichtigsten Ziele der Bank waren:
- Beschleunigung der Entscheidungsfindung (und Vereinfachung der Verwaltung)
- Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung verbessern
- die Performance des Anlageportfolios durch einen nachvollziehbaren Prozess für Investitionsplanentscheidungen und Performance-Tracking zu optimieren
- eine Möglichkeit zur Berichterstattung für Führungskräfte schaffen
- ein integriertes Finanzmodell entwickeln, das die Finanzierung mit der Umsetzung verbindet
Die erste Frage bezieht sich darauf, wie viele Personen und Gruppen an der Erstellung dieser Arbeit beteiligt waren und sind.
1. Wie haben Sie sich kulturell angepasst?
Joaquims Antwort: Der Ausgangspunkt war die Schaffung eines Governance-Rahmens, der die Arbeit der verschiedenen Rollen an den Unternehmenszielen, KPIs und der Kadenz ausrichtet, mit einem guten Gleichgewicht zwischen Strenge und Flexibilität. Die Ausrichtung des Geschäfts auf die IT geht über die PMO-Funktion hinaus und umfasst auch die Finanz- und Geschäftsbereiche (wobei die Technologie der wichtigste ist). Ein wichtiger Aspekt ist die Mitteilung, welche Ergebnisse erreicht werden sollen und welche KPIs verwendet werden. Die "kulturelle Anpassung" erfolgt dort, wo die verschiedenen Rollen erkennen, dass der Rahmen und die Instrumente ihnen helfen, ihren Teil zu erreichen.
In dem Webinar erzählte Joaquim:
"Es war nicht immer einfach, verschiedene, voneinander getrennte Teile des Unternehmens dazu zu bringen, gemeinsam auf dieselben Prinzipien und KPIs hinzuarbeiten. Denken Sie daran, dass es sich um eine Organisation handelte, die vom Unternehmen gesteuert und lokal verwaltet wurde. Wir mussten viele verschiedene Praktiken in Einklang bringen. Wir haben viel Zeit damit verbracht, uns gegenseitig zu verstehen und zu sehen, wie wir der Vision am besten gemeinsam dienen können."
2. Können Sie uns sagen, wie Sie die Berichterstattung für die verschiedenen Interessengruppen nutzen?
Joaquims Antwort: Um die Verbindung zwischen Business und IT weiter zu verbessern, haben wir eine Reihe von Berichten für unsere Projektmanager/Initiativmanager, das PMO, Governance-Teams, leitende Angestellte und Führungskräfte sowie Dritte entwickelt und verteilt. Wir erstellen diese Berichte mithilfe von Power BI-Dashboards, FastTrack-Berichten und einer Handvoll Santander-spezifischer Ausgaben innerhalb von Planview PortfoliosTM.
Dies hilft uns, Geschäftsentscheidungen zu treffen, z. B. bei der Bewertung von Finanzierungsanträgen, die auf Veränderungen abzielen, und bei der Bestimmung des künftigen Ressourcenbedarfs und der Kapazität. Mit diesem aktualisierten Entscheidungsmodell sind wir von manuell erstellten Microsoft Word- oder Excel-Artefakten weggekommen. Unsere Stakeholder können während eines Gesprächs oder einer Besprechung die wichtigsten Datenpunkte aktiv untersuchen und analysieren.
Wir haben zum Beispiel einen Portfolio-Bericht mit Power BI entwickelt, der auf der Struktur der Initiative basiert. Sie können nach einer einzelnen Initiative oder einer Gruppe von Initiativen filtern. Der Bericht zeigt Umfang, Nutzen, Zeit und Budget und wird in Online-Meetings vor der Überprüfung durch die Geschäftsleitung verwendet.
3. Was war das größte Problem, auf das Santander bei der Einbindung der PPM-Lösung in Ihr bestehendes PMO gestoßen ist?
Joaquims Antwort: Wir hatten zwei Situationen, in denen wir das Geschäft mit der IT in Einklang gebracht haben. Im Bereich Technologie waren sie mit den Prozessen und Tools vertraut, so dass der Übergang leicht und einfach war. In der Branche gab es verschiedene Praktiken, bei denen Tabellenkalkulationen und E-Mails zur Unterstützung eingesetzt wurden. Das große Thema war und ist die Schaffung eines neuen Governance-Rahmens und von Prozessen, die alle verschiedenen Akteure dazu bringen, nach denselben Prinzipien, KPIs und einem einheitlichen Rhythmus zu arbeiten.
Sobald dieser Rahmen mit der Unterstützung und dem Input des PMO geschaffen ist, ist die PPM-Lösung nicht mehr entscheidend, da sie nur noch dem Rahmen dient. In anderen Bereichen, die sich möglicherweise gegen eine PPM-Lösung sträuben, ist der Beitrag der obersten Führungsebene erforderlich, um die Sperre zu lösen.
4. Wie verfolgen Sie die Teamarbeit (Geschichten) bei Unternehmensinitiativen?
Antwort von Joaquim: Die Arbeit ist mit Strategien (Initiativen) verbunden. Strategien sind die grundlegende Granularität, die auf Unternehmensebene verwaltet und überwacht wird. Wenn die Frage lautet, wie User Stories in Jira und anderen Tools miteinander verknüpft werden, lautet die Antwort, dass wir daran arbeiten, dies in der nächsten Amtszeit einzurichten.
Die Planview-Perspektive: Bei einer direkten Integration mit Jira verbleiben die User Stories in Jira in der Regel in Jira und die Rollup-Informationen werden zurück zu Planview PortfoliosTM auf der Epic/Work-Ebene übertragen. Bei einem Lean Portfolio Management Anwendungsfall mit Planview AgilePlaceTM in der Mitte zwischen Planview Portfolios und Jira verbleiben die User Stories in Planview AgilePlace und Jira, wobei die Datenpunkte in Planview Portfolios in der (Epic) Work- und (Program) Strategy-Ansicht auftauchen.
5. Bitte klären Sie alle Voraussetzungen, die zum Erreichen der dreimonatigen Migration beigetragen haben.
Joaquims Antwort: Wir haben es im Rahmen eines Werkzeugwechsels gemacht. Die Anforderungen waren klar und die Verfahren und Rahmenbedingungen ausgereift. In diesem Geschäft mit IT können Sie sogar noch kürzere Zeiträume anstreben. Wenn ein Rahmen geschaffen werden muss oder größere Anpassungen oder Änderungen erforderlich sind, stellt sich die Frage, wie lange die Organisation diese Frage lösen kann. Die Konfiguration des Tools ist meiner Meinung nach in wenigen Wochen möglich, wenn Sie sich die zur Verfügung stehenden Mittel zu Nutze machen, um Ihre Ziele zu erreichen.
Weitere Fragen, die Joaquim während des Webinars behandelte, waren:
- Wie stark war die Führung beteiligt und wie wichtig war die Integration des organisatorischen Veränderungsmanagements?
- Sie haben erwähnt, dass die Planview-Lösung sowohl in der IT als auch in der Bank eingesetzt wird. Könnten Sie näher beschreiben, wie dieser gemeinsame Ansatz funktioniert?
Hören Sie sich das vollständige Webinar von Santander UK auf an , um die Antworten von Joaquim zu hören. Er spricht über die vier Säulen, die das Team entwickelt hat, um seine Reise zu leiten:
- Schaffen Sie eine Vision für das Team
- Strategische Ziele und OKRs aufstellen
- Arbeiten Sie an einer Roadmap
- Erfolg messen
Apropos Erfolg: Joaquim verrät auch einige Details zum ROI und wie Santander in nur drei Monaten ihre ERP-Module, die Controlling-Funktionen und PPM-Prozesse unterstützten, durch ein anpassungsfähigeres, benutzerfreundlicheres und kosteneffizienteres System ersetzt hat, das sie auf ihrem Weg zur Unternehmensagilität unterstützt.
