5 questions et réponses d'un webinaire à la demande avec Santander UK
Santander UK, l'une des plus grandes banques commerciales et de détail du monde, a entamé depuis un certain temps un parcours de transformation Agile et numérique. J'ai récemment organisé un webinaire avec Joaquim Cols, directeur des opérations de Santander Technology UK, où il a décrit les progrès de la banque en matière d'alignement de l'entreprise sur l'informatique : "Unlock Enterprise Agility : Drive Strategic Delivery for the Business." Le temps a manqué avant que nous puissions répondre à toutes les grandes questions posées par les participants. Joaquim répond aux cinq questions restantes ci-dessous.
Tout d'abord, voici un peu plus de contexte pour planter le décor. La vision de Santander était de créer un écosystème permettant l'agilité de l'entreprise en reliant l'entreprise à l'informatique et la stratégie à la réalisation - avec une seule ligne de vue sur les initiatives clés à chaque étape du parcours.
Cela vaut la peine d'écouter Joaquim raconter leur histoire : Comment Santander est passé de différentes entreprises travaillant indépendamment, à une intégration des processus commerciaux et informatiques et des KPI sous un modèle opérationnel unique. Il s'agissait notamment d'incorporer des processus Agile et d'autres méthodologies de travail dans ses processus traditionnels de gestion de portefeuille de projets (PPM), afin d'accélérer la livraison de nouveaux produits et services.
Les principaux objectifs de la banque étaient les suivants :
- accélérer la prise de décision (et simplifier la gouvernance)
- améliorer la gestion des ressources et la planification des capacités
- optimiser la performance du portefeuille d'investissement grâce à un processus traçable pour les décisions relatives au plan d'investissement et le suivi de la performance
- créer une capacité de reporting exécutif
- développer un modèle financier intégré, reliant le financement à la livraison
La première question fait allusion au nombre de personnes et de groupes qui étaient et sont impliqués dans la réalisation de ce projet.
1. Comment avez-vous procédé aux ajustements culturels ?
Réponse de Joaquim : Le point de départ a été de fournir un cadre de gouvernance qui aligne le travail des différents rôles sur les objectifs, les indicateurs clés de performance et la cadence de l'entreprise, avec un bon équilibre entre rigueur et flexibilité. Cet alignement de l'activité et de l'informatique va au-delà de la fonction PMO et inclut les finances et les unités opérationnelles (la technologie étant la plus importante). Un aspect essentiel est de communiquer les résultats à atteindre et les indicateurs clés de performance qui seront utilisés. L'"ajustement culturel" se produit lorsque les différents rôles voient que le cadre et les outils les aident à remplir leur rôle.
Dans le webinaire, Joaquim a partagé :
"Il n'a pas toujours été facile d'amener des parties différentes et cloisonnées de l'organisation à travailler ensemble vers les mêmes principes et indicateurs clés de performance. N'oubliez pas qu'il s'agissait d'une organisation dirigée par une entreprise et gérée localement. Nous avons dû faire en sorte que de nombreuses pratiques différentes s'alignent. Nous avons passé beaucoup de temps à essayer de nous comprendre et à voir comment nous pouvons mieux servir la vision ensemble."
2. Pouvez-vous nous dire comment vous utilisez les rapports pour les différentes parties prenantes ?
Réponse de Joaquim : Pour continuer à relier les affaires à l'informatique, nous avons développé et distribué une variété de rapports pour nos gestionnaires de projets/d'initiatives, le PMO, les équipes de gouvernance, les cadres supérieurs et les dirigeants, et les tiers. Nous créons ces rapports à l'aide de tableaux de bord Power BI, de rapports FastTrack et d'une poignée de sorties spécifiques à Santander dans Planview PortfoliosTM.
Cela nous aide à prendre des décisions commerciales telles que l'évaluation des demandes de financement liées à des changements et la détermination de la demande et de la capacité des ressources futures. Avec ce modèle de décision actualisé, nous avons abandonné les artefacts Microsoft Word ou Excel créés manuellement. Nos intervenants peuvent activement forer et analyser les points de données clés au cours d'une conversation ou d'une réunion donnée.
Par exemple, nous avons un rapport sur le portefeuille développé via Power BI qui est basé sur la structure de l'initiative. Vous pouvez filtrer sur une seule initiative ou sur un groupe d'initiatives. Le rapport indique la portée, les avantages, le temps et le budget et est utilisé dans les réunions en ligne avant l'examen par la haute direction.
3. Quel a été le plus gros problème rencontré par Santander lors de l'intégration de la solution PPM à votre PMO existant ?
Réponse de Joaquim : Nous avons eu deux situations principales à ce sujet en alignant les affaires avec l'informatique. En Technologie, ils étaient habitués aux processus et aux outils, la transition a donc été facile et simple. Dans l'entreprise, il y avait différentes pratiques utilisant des feuilles de calcul et des e-mails comme support. Le grand sujet était et reste la mise en place d'un nouveau cadre et de nouveaux processus de gouvernance à tous les niveaux, qui amènent tous les différents acteurs à travailler avec les mêmes principes, les mêmes KPI et la même cadence.
Une fois que ce cadre est créé avec le soutien et la contribution du PMO, la solution PPM n'est pas dans le chemin critique car elle ne fait que servir le cadre. Dans d'autres domaines qui peuvent être résistants à une solution PPM, l'apport de la haute direction est alors indispensable pour résoudre le blocage.
4. Comment faites-vous le suivi du travail d'équipe (histoires) aux initiatives de l'entreprise ?
Réponse de Joaquim : Le travail est lié aux stratégies (initiatives). Les stratégies sont la granularité de base gérée et surveillée au niveau de l'entreprise. Si la question est de savoir comment les histoires d'utilisateur dans Jira et d'autres outils sont liées, la réponse est que nous travaillons pour le mettre en place dans le prochain trimestre.
La perspective Planview : Pour une intégration directe avec Jira, les user stories dans Jira resteront typiquement dans Jira et les informations du rollup seront transférées dans Planview PortfoliosTM au niveau Epic/Work. Pour un cas d'utilisation de Lean Portfolio Management avec Planview AgilePlaceTM au milieu entre Planview Portfolios et Jira, les user stories resteront dans Planview AgilePlace et Jira avec des points de données remontant vers Planview Portfolios à la vue (Epic) Work et (Program) Strategy.
5. Veuillez préciser les conditions préalables qui ont contribué à la réalisation de la migration de trois mois.
Réponse de Joaquim : Nous l'avons fait dans le cadre d'un remplacement d'outil. Les exigences étaient claires et les pratiques et le cadre de travail étaient matures. Dans ce contexte d'affaires avec l'informatique, vous pouvez viser des périodes encore plus courtes. Lorsqu'un cadre doit être créé ou nécessite des ajustements ou des changements majeurs, la question est de savoir combien de temps l'organisation peut résoudre cette question. La configuration de l'outil est possible en quelques semaines, à mon avis, si vous cherchez à adopter ce qui est disponible pour atteindre vos résultats.
D'autres questions ont été abordées par Joaquim au cours du webinaire :
- Dans quelle mesure le leadership a-t-il été impliqué et quelle a été l'importance de l'intégration de la gestion du changement organisationnel ?
- Vous avez mentionné comment la solution Planview est utilisée à la fois dans l'informatique et dans la banque. Pourriez-vous décrire plus en détail le fonctionnement de cette approche commune ?
Écoutez l'intégralité du webinaire de Santander UK pour les réponses de Joaquim. Il évoque les quatre piliers que l'équipe a développés pour guider son parcours :
- Créez une vision pour l'équipe
- Mettre en place des objectifs stratégiques et des OKRs
- Travailler sur une feuille de route
- Mesurer le succès
En parlant de succès, Joaquim révèle également quelques détails sur le retour sur investissement et comment, en seulement trois mois, Santander a remplacé ses modules ERP qui prenaient en charge les fonctions de contrôle et les processus PPM pour un système plus adaptable, plus convivial et plus rentable qui soutient son voyage vers l'agilité d'entreprise.
