Kaum etwas ist für Softwareentwickler:innen frustrierender, als hart an etwas zu arbeiten, das letztendlich keinen Mehrwert bringt. Ganz gleich, ob aufgrund sich ändernder Prioritäten, Fehlkommunikation zwischen Teams oder anderer Hindernisse – die versteckten Kosten, die mit Verschwendung einhergehen, können die Produktivität und den Gewinn erheblich schmälern.
Die Herausforderung besteht darin, nicht nur das Vorhandensein von Verschwendung zu erkennen, sondern darüber hinaus zu ermitteln, wo genau Ressourcen ineffizient genutzt werden. Ohne klare Einblicke in diese Bereiche wird es immer schwieriger, Aufgaben effektiv zu priorisieren und sicherzustellen, dass die Ergebnisse mit den wichtigsten Geschäftsprioritäten im Einklang stehen.
In diesem Blogbeitrag werden wir uns im Detail mit dem Ermitteln der versteckten Kosten von Verschwendung bei der Softwareentwicklung befassen. Darüber hinaus geben wir Ihnen Strategien an die Hand, mithilfe derer Sie die Auswirkungen der Verschwendung verringern und letztendlich für einen optimierten und ergebnisorientierten Entwicklungsprozess sorgen können.
Die sechs Ursachen von versteckten Kosten bei der Softwareentwicklung
Ressourcenverschwendung ist ein weit verbreitetes Problem, das die Produktivität und die Effizienz verringert sowie dem Erreichen der Geschäftsziele im Wege steht. Um die Auswirkungen von Verschwendung zu reduzieren, muss zunächst einmal ermittelt werden, wo sie auftritt. Im Folgenden stellen wir die sechs Bereiche vor, in denen es häufig zur Verschwendung von Ressourcen kommt.
1. Fehlerhafte Ausrichtung der Arbeit
Wenn die Aufgaben der Teams nicht unmittelbar mit den höchsten Prioritäten einer Organisation im Einklang stehen, kommt es zu einer fehlerhaften strategischen Ausrichtung der Arbeit. Häufig ist dies auf eine unklare Kommunikation oder ein unzureichendes Verständnis dieser Prioritäten zurückzuführen. Diese Fehlabstimmung führt zu Störungen im gesamten Workflow, da vorgelagerte Teams warten und nachgelagerte Teams sich mit Ergebnissen von geringer Priorität befassen müssen, was die gesamte Organisation ausbremst.
Ein weiterer Grund für eine Fehlausrichtung sind Teams, die aufgrund von Blockaden an Aufgaben mit geringer Priorität arbeiten und diese auch dann weiterführen, wenn Arbeit mit höherer Priorität eingeht. Um dem entgegenzuwirken, ist es von entscheidender Bedeutung, die wichtigsten Arbeiten zu priorisieren, mehr Arbeit an Features zum Erreichen der strategischen Ziele einzuplanen sowie sicherzustellen, dass die Kapazitätszuteilung auf die Strategie abgestimmt ist. Dabei sollten die Flow Load und die Flow Distribution verfolgt werden, um Verschwendung zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.
Wie Sie diese Ursache von versteckten Kosten vermeiden
Um eine fehlerhafte Ausrichtung zu vermeiden, müssen Organisationen ihre strategischen Ziele klar definieren, kommunizieren und sicherstellen, dass sie auf allen Unternehmensebenen verstanden werden. Führungskräfte sollten eine Kultur aufbauen, in der die gesamte Arbeit auf die strategischen Ziele ausgerichtet ist, und Roadmaps und Aufgaben regelmäßig mit diesen Zielen abstimmen, indem Sie Lösungen und Tools wie Planview Roadmaps einsetzen. Die Teams sollten zudem ermutigt werden, ihre Aufgaben unter Berücksichtigung der Unternehmensprioritäten neu zu bewerten und bei Bedarf einen neuen Fokus zu setzen.
Ein flexibler Ansatz für das Projekt- und Produktmanagement ermöglicht schnelle Kursänderungen – weg von Aufgaben mit geringerer Priorität, hin zur Umsetzung von Arbeit mit einem großen Mehrwert. Planview Viz unterstützt Sie bei diesen Bemühungen, indem es den Arbeitsprozess visualisiert und den Teams ermöglicht, ihre Flow Load und Flow Distribution unter Berücksichtigung der strategischen Ziele zu überwachen. Durch den Einsatz von Lösungen wie Planview Viz können Organisationen die Aufgaben priorisieren und umsetzen, die mit ihren strategischen Prioritäten im Einklang stehen, und so ihre Effizienz maximieren und den Erfolg steigern.
2. Zu viel Work-in-Progress
Die Menge an Work-in-Progress (WIP) ist zu hoch, wenn sich mehr Arbeit in der Warteschlange befindet, als in einem bestimmten Planungszeitraum abgeschlossen werden kann. Dies ist häufig auf mangelnde Einblicke in den aktuellen Backlog (Flow Load) sowie ein unzureichendes Verständnis dafür, wie sich die Auslastung auf die Produktivität des Teams auswirkt, zurückzuführen. Das Fehlen von Tools zum Managen und Überwachen der Arbeitsauslastung verschärft dieses Problem noch weiter und führt zu übermäßigem Multitasking und geringerer Effizienz. Multitasking kann zu einem unübersichtlichen Workflow führen, bei dem Aufgaben zwar begonnen, aber nicht rechtzeitig beendet werden, sodass die WIP-Menge zunimmt und nur noch schwer zu bewältigen ist.
Ohne ein klares Priorisierungssystem oder eine Begrenzung der zeitgleich zu bearbeitenden Aufgaben kann es zu einer Überforderung der Teams und letztendlich zu Verzögerungen im Projektzeitplan kommen. Wenn das Annehmen zusätzlicher Arbeit nicht unmittelbar Kosten oder negative Konsequenzen mit sich trägt und es darüber hinaus keinen systematischen Ansatz zur Verfolgung und Begrenzung von WIP gibt, häuft sich die Arbeit unkontrolliert an und wird zu einem stillen Stressfaktor. Zudem führt das Unterschätzen der für Aufgaben benötigten Zeit und Ressourcen zu einer zu hohen Auslastung und Engpässen in der Produktionspipeline.
Wie Sie diese Ursache von versteckten Kosten vermeiden
Um zu viel Work-in-Progress zu vermeiden, reicht es möglicherweise nicht aus, WIP-Grenzwerte festzulegen. Der WIP muss für jedes Team einzeln verwaltet und auf der Grundlage von historischen Produktionsraten skaliert werden. Agile-Methodiken mit einem Schwerpunkt auf iterativer Entwicklung und kontinuierlicher Bereitstellung sowie regelmäßige Retrospektiven und Planungssitzungen können Teams dabei helfen, ihre Prozesse und die Arbeitsauslastung in Echtzeit anzupassen.
Die Einführung von Methoden für das Value Stream Management (VSM) ermöglicht eine effektivere Messung und Verwaltung von WIP. Die WIP-Menge (Flow Load) sollte bestenfalls auf das 1,5-fache der Arbeit begrenzt werden, die innerhalb einer Periode abgeschlossen werden kann (Flow Velocity). Auf diese Weise wird vermieden, dass sich durch Multitasking eine nicht mehr zu bewältigende Menge an Arbeit anhäuft. Tools wie Planview Viz bieten eine bessere, projektübergreifende Transparenz und ermöglichen so Echtzeiteinblicke in den Workflow. Dadurch können die Teams ihre Flow Load und Flow Velocity verfolgen, Engpässe erkennen und die Arbeitsauslastung entsprechend anpassen. Diese Maßnahmen können die Kommunikation und Zusammenarbeit verbessern, das Risiko von Burnout minimieren und einen reibungsloseren Prozess von der Entwicklung bis zur Bereitstellung sicherstellen.
3. Nacharbeit
Übermäßige Nacharbeit in Technologieorganisationen ist häufig auf eine Kombination verschiedener Faktoren zurückzuführen, darunter unklare Anforderungen, schlechte Kommunikation zwischen Stakeholdern, Entwickler:innen und Tester:innen, unzureichende Test- und Qualitätssicherungsmethoden sowie technische Schulden. Diese Nacharbeit ist nicht mit inkrementeller Verbesserung zu verwechseln, die einer höheren Werterbringung auf der Grundlage von Feedback der Kund:innen dient.
Auch die Organisationskultur und -prozesse spielen eine Rolle. Eine überstürzte Bereitstellung neuer Features ohne ausreichenden Fokus auf die Qualität, ein Mangel an Zusammenarbeit und Wissensaustausch zwischen den Teams sowie fehlende Praktiken für eine kontinuierliche Integration und Bereitstellung können zu übermäßiger Nacharbeit führen. Diese Probleme anzugehen ist von entscheidender Bedeutung, um Nacharbeit zu vermeiden und die Wartungsfreundlichkeit und Performance der Software sicherzustellen.
Wie Sie diese Ursache von versteckten Kosten vermeiden
Das Reduzieren von Nacharbeit erfordert einen umfassenden Ansatz, mit dem die Ursache des Problems angegangen wird. Eine klarere Kommunikation der Anforderungen von Anfang an kann die Wahrscheinlichkeit von Fehlern im Entwicklungsprozess verringern. Die Investition in solide Test- und QA-Methoden kann dazu beitragen, Schwachstellen frühzeitig zu erkennen und zu verhindern, dass sie sich zu größeren Problemen entwickeln. Regelmäßige Feedback-Loops erleichtern zudem das frühzeitige Erkennen und Lösen von Problemen.
Tools wie Planview Viz können Unternehmen dabei unterstützen, Nacharbeit zu reduzieren, indem sie Einblicke in den Arbeitsfluss bieten, Engpässe identifizieren und den jeweiligen Anteil der unterschiedlichen Arten von Arbeit visualisieren. Durch die Verfolgung des prozentualen Anteils der Nacharbeit am Gesamtarbeitsaufwand können Organisationen fundiertere Entscheidungen treffen und Ressourcen effizienter zuweisen. Die Funktionen von Planview Viz sorgen für einen optimierten und effektiven Entwicklungsprozess, sodass Nacharbeit minimiert und die Produktivität maximiert wird.
4. Ungleichgewicht zwischen Bedarf und Kapazität
Ein Ungleichgewicht zwischen Bedarf und Kapazität ist eine weitere Ursache von Verschwendung, die dann entsteht, wenn ein Schritt in einer Arbeitskaskade entweder zu schnell oder zu langsam abgeschlossen wird, sodass die Arbeit im nachfolgenden Schritt nicht bewältigt werden kann. Dieses Problem ist häufig auf eine Überproduktion zurückzuführen. Wenn Team A beispielsweise in einer Periode zehn Elemente produziert, Team B jedoch nur acht aufnehmen kann, wurden die zwei überzähligen Elemente umsonst produziert. Dieses Ungleichgewicht kann im Laufe der Zeit zu einem erheblichen Backlog führen.
Der Hauptgrund für diese Diskrepanz ist die unterschiedliche Geschwindigkeit, mit der verschiedene Teams Arbeitselemente produzieren und weiterverwenden. Durch den Versuch, die Effizienz einzelner Teams zu maximieren, ohne die Auswirkungen auf andere Teams zu berücksichtigen, wird das Problem noch größer. Im Technologiebereich, wo die Menge der Arbeit nicht wie am Fließband in einer Fabrik automatisch angepasst wird, ist es von entscheidender Bedeutung, die Geschwindigkeit der Arbeit (Flow Velocity) sowie die Abhängigkeiten der verschiedenen Teile des Prozesses zu überwachen.
Wie Sie diese Ursache von versteckten Kosten vermeiden
Um das Ungleichgewicht zwischen Bedarf und Kapazität zu verringern, sollten Organisationen Ihre Ressourcen und Ihre Arbeitsauslastung durch effektive Planung, Priorisierung und eine kontinuierliche Überwachung der Auslastung und der Ressourcenverfügbarkeit aufeinander abstimmen. Die in Plattformen wie Planview Viz integrierten Flow-Metriken bieten entscheidende Einblicke in den Workflow und die Produktionsraten, sodass Organisationen ihre Prozesse visualisieren, Engpässe lokalisieren und erkennen können, wo Ressourcen übermäßig oder unzureichend beansprucht werden.
Planview Viz hilft bei der Messung der Flow Efficiency, also dem Verhältnis von aktiver Zeit zu Wartezeit, und ermöglicht es den Teams, Überproduktion zu erkennen und zu reduzieren sowie den Bedarf effektiver an die Kapazität anzupassen. Basierend auf der Analyse dieser Daten können Organisationen fundierte Entscheidungen zur Anpassung Ihrer Strategien und Neuverteilung der Kapazitäten treffen und somit sicherstellen, dass Bedarf und Kapazität im Einklang stehen. Dadurch werden letztendlich die Effizienz und die Produktivität gesteigert.
5. Sich wiederholende und manuelle Aufgaben
Sich wiederholende und manuelle Arbeit in der Softwareentwicklung bezieht sich auf Routineaufgaben von geringem Mehrwert, die aufgrund ihrer Häufigkeit und geringen Variabilität gut automatisiert werden können. Diese Aufgaben (z. B. manuelle Tests, routinemäßige Dateneingabe und sich wiederholende Konfigurationen oder Deployments) kosten wertvolle Zeit, die besser für innovative und wertschöpfendere Aufgaben (z. B. die Entwicklung neuer Features oder die Lösung komplexer technischer Probleme), die mit den strategischen Zielen im Einklang stehen, aufgewendet werden könnte. Durch die Automatisierung dieser alltäglichen Aktivitäten kann sich das Softwareentwicklungsteam auf Aufgaben konzentrieren, die seine einzigartigen Kompetenzen erfordern und mit denen sie einen größeren Beitrag zum Erreichen der Organisationsziele leisten.
Wie Sie diese Ursache von versteckten Kosten vermeiden
Sich wiederholende und manuelle Aufgaben bei der Software Delivery können mithilfe von Toolchain-Integration und VSM reduziert werden. Die Integration verschiedener Tools, die im Software-Delivery-Prozess eingesetzt werden, z. B. mit Planview Hub, kann den manuellen Aufwand erheblich reduzieren, indem ein nahtloser Datenfluss zwischen den vernetzten Tools hergestellt wird und sich wiederholende Aufgaben wie Code-Integration, Testen, Deployment und Überwachung automatisiert werden. Dadurch wird nicht nur der Bereitstellungsprozess beschleunigt, sondern auch die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler verringert.
VSM ist der Schlüssel zur Identifizierung und Beseitigung von Verschwendung, einschließlich unnötiger manueller Arbeit. Durch die Abbildung und Analyse des Value Streams können die Bereiche identifiziert werden, in denen viele manuelle Aufgaben anfallen, und die Arbeit priorisiert werden, die den größten Mehrwert für die Kund:innen bietet und mit den Geschäftszielen im Einklang steht. Mithilfe von Lösungen wie Planview Viz können Flow-Metriken wie die Flow Time und die Flow Velocity überwacht werden. Diese Kennzahlen helfen den Teams dabei, Engpässe und Bereiche mit viel manueller Arbeit zu identifizieren und die Auswirkungen von Verbesserungsmaßnahmen zu messen. Die Umsetzung dieser Strategien führt zu einem effizienteren und agileren Delivery-Prozess, der es den Teams ermöglicht, schnell auf Änderungen zu reagieren und qualitativ hochwertige Software bereitzustellen.
6. Veraltete und eingestellte Arbeit
Veraltete oder eingestellte Arbeit in der Softwareentwicklung ist häufig auf sich ändernde Geschäftsprioritäten, schlechte Projektplanung und -verwaltung, Fehlkommunikation zwischen Teams und mangelnde Flexibilität im Entwicklungsprozess zurückzuführen. Wenn sich die Prioritäten ändern, können bestimmte Aufgaben im Laufe des Projekts veralten oder irrelevant werden, während eine schlechte Planung und Verwaltung zu unklaren oder nicht priorisierten Aufgaben führen.
Organisationen, denen es schwerfällt, die Arbeit in kleinere, schnell umsetzbare Elemente aufzuteilen, geben häufig neue Arbeiten in Auftrag, bevor sie zuvor begonnene Aufgaben abgeschlossen haben. So kommt es dazu, dass Arbeit für lange Zeit den Status „In Bearbeitung“ hat und dabei hinfällig wird. Nicht aufeinander abgestimmte Ziele oder Missverständnisse in Bezug auf die Anforderungen können dazu führen, dass Arbeit abgebrochen wird. Zudem kann ein Mangel an Flexibilität eine rechtzeitige Anpassung an neue Bedingungen oder die Einarbeitung von Feedback erschweren, sodass die Arbeit bereits vor der Fertigstellung veraltet ist. Diese Probleme müssen unbedingt angegangen werden, um die Auswirkungen von veralteter oder eingestellter Arbeit auf die Ressourcen und den Projektzeitplan zu minimieren.
Wie Sie diese Ursache von versteckten Kosten vermeiden
Um Verschwendung im Zusammenhang mit veralteten und eingestellten Aufgaben zu vermeiden, ist es zunächst einmal wichtig, die Arbeitseinheiten zu vereinfachen und zu verkleinern. Dadurch erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass die Arbeit abgeschlossen wird, bevor neue Initiativen gestartet werden. Die Einführung eines formellen Planungsprozesses zur Begrenzung neuer Arbeit bei einer hohen WIP-Menge ist ebenfalls von wesentlicher Bedeutung. Entscheidend für den Erfolg ist also ein umfassender Ansatz, bei dem VSM, Flow-Metriken und Toolchain-Integration zum Einsatz kommen.
VSM hilft dabei, den Software-Delivery-Lebenszyklus zu visualisieren, Engpässe zu erkennen und die Arbeit an den strategischen Zielen auszurichten. Flow-Metriken ermöglichen Organisationen, den Fortschritt und den Erfolg der Software Delivery zu verfolgen, wobei der Schwerpunkt auf dem Value Flow, der Durchlaufzeit und den Auswirkungen liegengebliebener und verworfener Arbeit liegt. Dadurch können Ineffizienzen proaktiv angegangen werden. Die Integration der gesamten Toolchain mit einer Lösung wie Planview Hub ermöglicht einen nahtlosen Informationsfluss und die Koordination von Arbeitselementen, sodass Ressourcen und Maßnahmen schnell angepasst werden können, wenn sich die Prioritäten ändern. Gemeinsam schaffen all diese Strategien eine robuste Entwicklungsumgebung, in der Verschwendung reduziert, die Effizienz gesteigert und die Software-Delivery-Kapazität maximiert und wertschöpfend eingesetzt wird.
Der Planview Waste Calculator für die Softwareentwicklung
Die sechs versteckten Ursachen von Ausgabenverschwendung bei der Softwareentwicklung – fehlerhafte Ausrichtung der Arbeit, zu viel Work-in-Progress, Nacharbeit, Ungleichgewicht zwischen Bedarf und Kapazität, sich wiederholende und manuelle Aufgaben sowie veraltete und eingestellte Arbeit – können die Effizienz, die Produktivität sowie die Ausrichtung auf die strategischen Ziele erheblich beeinträchtigen. Indem Technologieorganisationen diese Bereiche der Verschwendung angehen, können sie ihre Software-Delivery-Kompetenzen stärken, was zu besseren Ergebnissen und größerem Erfolg in der dynamischen Welt der Softwareentwicklung führt.
Der Planview Waste Calculator für die Softwareentwicklung ist ein leistungsstarkes Tool, das Organisationen dabei hilft, das Ausmaß von Verschwendung oder falsch ausgerichteter Arbeit innerhalb ihrer Softwareentwicklungsteams zu ermitteln. Der Calculator ermöglicht es Ihnen, Ihre Bemühungen besser auf die wichtigsten Geschäftsprioritäten abzustimmen, indem Sie Ihre Entwicklungsstrategie transformieren und die Teameffizienz maximieren. Auf der Grundlage von Erkenntnissen aus 49 Organisationen und über 6.400 Value Streams, die innerhalb der letzten fünf Jahre erfasst wurden, bietet der Waste Calculator eine umfassende Analyse der wichtigsten Ursachen von Verschwendung in der Softwareentwicklung.
Mit diesem Tool erhalten Sie ein besseres Bild davon, an welchen Stellen Ihr Entwicklungsprozess möglicherweise fehlerbehaftet ist, und können Bereiche mit Verbesserungspotenzial identifizieren. Ganz gleich, ob es sich um eine fehlende strategische Ausrichtung, zu viel Work-in-Progress oder eine andere Ursache von Verschwendung handelt – der Waste Calculator liefert eine detaillierte Aufschlüsselung der Probleme, die die Effizienz Ihres Teams beeinträchtigen. Durch das Aufdecken dieser Bereiche können Sie gezielte Strategien entwickeln, um Ihre Entwicklungsprozesse zu optimieren, Verschwendung zu reduzieren und sicherzustellen, dass die Bemühungen Ihres Teams effektiv zum Erreichen Ihrer Organisationsziele beitragen.
Nutzen Sie den Planview Waste Calculator, um die Verschwendung in Ihrem Softwareentwicklungsprozess zu identifizieren und zu reduzieren, und machen Sie den ersten Schritt hin zu einem effizienteren und produktiveren Workflow.
