Der berühmte Kinderreim "Jack be flink, Jack be quick..." erklärt den agilen Managementansatz perfekt. In den letzten 30 Jahren haben agile Innovationsmethoden die Art und Weise, wie eine Unternehmensdemokratie funktioniert, revolutioniert und die Erfolgsquoten von Projekten und Systemen erheblich gesteigert. Die Idee ist, schnell und einfach zu sein - die eigentliche Definition von agil.
Wenn es um agiles Projektmanagement und die Strukturierung eines erfolgreichen Unternehmens geht, sind Arbeitsmoral und Produktivität der Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung. Um die Prozesse zu optimieren müssen Ihre Mitarbeiter mit an Bord sein und sich für den Betrieb begeistern. Der erste Schritt zu einer effizienten Arbeitsweise besteht darin, dafür zu sorgen, dass Meetings schnell und effektiv abgehalten werden.
Damit es schnell geht
Auch wenn es kontraproduktiv erscheinen mag, kann die Aufteilung eines großen Meetings in zwei oder drei kürzere Meetings die Produktivität steigern. Je kürzer die Besprechung ist, desto konzentrierter müssen die Teilnehmer sein, um ihre Aufgaben zu erledigen. Wenn Sie kleine, 15-minütige Meetings zu festen Zeiten anberaumen, werden Sie weniger plaudern und sich weniger ablenken lassen, und Sie können Ihre Produktivität mehrfach überprüfen.
Ein einfacher Weg, um sicherzustellen, dass eine Besprechung zügig verläuft, ist die Festlegung einer festen Anfangs- und Endzeit. Ein Trick, um die Teilnehmer bei der Stange zu halten, besteht darin, jede Minute zu berechnen, die die Verspätung eines Meetings kostet, und die Zahl an die Tafel zu schreiben. Diese Art von Visualisierung kann dazu beitragen, die Menschen daran zu erinnern, wie wichtig es ist, pünktlich zu sein, wenn es darum geht, produktive Aufgaben und Zeitpläne aufeinander abzustimmen.
Ziele kommunizieren
Die Menschen müssen wissen, warum sie in einer Besprechung sind und agiles Projektmanagement kann ohne eine offene und kontinuierliche Kommunikation der Ziele nicht funktionieren. Gehen Sie nicht davon aus, dass die Aktionspunkte des vorherigen Treffens erfüllt wurden. Es ist klug, Besprechungen nur mit so vielen Teammitgliedern abzuhalten, dass genügend Zeit bleibt, um jeden einzeln anzusprechen.
Eine Taktik der agilen Versammlungen ist das sogenannte "Stand-up Meeting". Im Gegensatz zu einem Statusmeeting, das in der Regel einmal pro Woche stattfindet, besteht das Hauptziel eines Stand-up-Meetings darin, sicherzustellen, dass die Aktivitäten jedes Teammitglieds auf die allgemeinen Projektziele abgestimmt sind. Diese kurzen Treffen sind dazu gedacht, dass jedes Teammitglied seine Zeiteinteilung beurteilt und seine Aktionen entsprechend anpasst.
Master-Teams zulassen
Es ist ein kluger agiler Ansatz, Ihre Teams nicht nur über die täglichen Abläufe auf dem Laufenden zu halten, sondern sie auch dauerhaft zusammenwachsen zu lassen. Teilzeitprojekte oder rotierende Teammitglieder verringern die Produktivität und die Moral des Teams. Empirische Daten haben gezeigt, dass stabile Teams 60% produktiver und 60% reaktionsschneller sind als Gruppen, deren Mitglieder ständig wechseln.
Außerdem können erfahrene Praktiker mit Master-Teams agile Praktiken innerhalb ihrer Gruppe anpassen und Metriken genauer verfolgen. Diese sorgfältig gesammelten Zahlen können dann in kurzen Meetings schnell präsentiert werden, um Ziele effektiver zu erreichen.
Die Vorteile des agilen Ansatzes bei Besprechungen sind schnellere und häufigere Teamzusammenkünfte mit kontinuierlichen Anpassungen zur Erreichung der Projektziele. Die Aufmerksamkeitsspanne kann kurz sein. Warum sollten Sie das nicht mit schnellen und konzentrierten Meetings ausnutzen? Bei der Agilität geht es um die Fähigkeit, sich schnell und effektiv zu bewegen. Wenn Sie Ihren Teammitgliedern die Möglichkeit geben, selbst zu verwalten und zu verfolgen, während Sie den Besprechungsraum nutzen, um sich auf die Erreichung Ihrer Ziele zu konzentrieren, führt dies jedes Mal zu einem höheren Grad an Erfolg.
