Der Übergang von der meilensteinbasierten Arbeit zum agilen Projektmanagement ist nicht ohne Herausforderungen. Die agile Methodik ist dafür bekannt, dass sie Teams in die Lage versetzt, effizienter und effektiver zu arbeiten, aber diese Ergebnisse stellen sich selten über Nacht ein. Denn die Umstellung auf agiles Projektmanagement ist keine einmalige Aktion, es ist eine Reise die die Unterstützung von Führungskräften, Management und Mitarbeitern erfordert. Wenn Agile jedoch effektiv eingesetzt wird, kann es die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen Werte schafft, dramatisch verbessern.
Hier sind fünf Tipps, die Ihnen helfen können, den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten.
1. Sponsoring durch Führungskräfte sichern
Agiles Projektmanagement ist nicht nur eine Methode zur Erledigung von Aufgaben; es ist eine ganze Philosophie die sich damit beschäftigt, wie man sie verwaltet, plant und ausführt. Es ist wichtig, diese Unterscheidung zu treffen, denn für Menschen, die an meilensteinorientiertes Arbeiten gewöhnt sind, kann die Umstellung auf agiles Projektmanagement deutlich schwieriger sein.
Einige Mitarbeiter, die in ihren Gewohnheiten verhaftet sind, folgen der Philosophie "Wenn es nicht kaputt ist, repariere es nicht", andere brauchen einfach etwas mehr Zeit, um sich an den agilen Ansatz zu gewöhnen. Wenn Sie für die Einführung von Agile in Ihrer Abteilung verantwortlich sind, werden Sie wahrscheinlich auf beide Arten treffen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie unter einen Executive Sponsor haben, der Sie auf Ihrem Weg unterstützt.
Die wohl größte Schwierigkeit bei der Einführung des agilen Projektmanagements ist der anfängliche Sprung von der meilensteinorientierten Planung zur iterativen Planung. In dieser Zeit benötigen die Teams die Unterstützung eines Abteilungsleiters oder einer Führungskraft, der/die die Teams bei der Einführung des agilen Ansatzes unterstützen kann.
Zu den Aufgaben eines Executive Sponsors gehören unter anderem:
- Festlegung von Leitplanken, um sicherzustellen, dass das agile Projektmanagement mit den Unternehmenszielen und den gewünschten Ergebnissen übereinstimmt
- Sicherstellen, dass Teams, die auf Agile umstellen, über angemessene Unterstützung und Ressourcen verfügen
- Planung einer klaren Transformationsstrategie zur Unterstützung von Teams bei der Umstellung auf agiles Projektmanagement oder ein hybrides System
Ein guter Executive Sponsor unterstützt agile Teams, während sie noch voneinander lernen. Er gibt ihnen die Möglichkeit, Hürden zu überwinden und zu lernen, wie sie iterative Arbeit effektiver planen und durchführen können.
2. Feste, funktionsübergreifende Teams bilden
Eines der ersten Dinge, die Sie bei der Umstellung von der meilensteinorientierten Arbeit auf das agile Projektmanagement bemerken werden, sind die Unterschiede zwischen den Teams. Agile Teams sind:
- Festgelegt: Dieselbe Gruppe von Menschen arbeitet über einen längeren Zeitraum zusammen
- Koordiniert: Agile funktioniert am besten mit kleinen oder mittelgroßen Teams, die effizienter kommunizieren und zusammenarbeiten können.
- Funktionsübergreifend: Mitglieder aus verschiedenen Abteilungen werden einem agilen Team zugewiesen, so dass Menschen mit unterschiedlichen Fähigkeiten ihr Fachwissen einbringen können.
Auch die Führung ist im Rahmen des agilen Projektmanagements anders. Das Management nimmt die Hände aus dem Spiel und gibt den agilen Teams die Autonomie, ihre Arbeit selbst zu definieren. Bei diesem Ansatz sind die agilen Führungskräfte verantwortlich für:
- Teams helfen, Agilität zu erreichen und zu erhalten
- Festlegung der Projektziele und -vorgaben
Es ist die Aufgabe des agilen Teams, seine Arbeit so zu definieren, dass sie dem Unternehmen hilft, diese Ziele und Vorgaben zu erreichen. Aus diesem Grund sind feste Teams ein wesentlicher Bestandteil eines guten agilen Projektmanagements. Die Mitglieder brauchen Zeit, um zusammenzuarbeiten und ihre Stärken und Schwächen, ihre Bearbeitungszeit und alle anderen wichtigen Informationen kennenzulernen, die erforderlich sind, um bei der Planung fundierte Entscheidungen zu treffen.
Autonomie im Team ist auch mit einem höheren Maß an Motivation verbunden. In dem Maße, in dem die Teams beginnen, ihre Arbeit selbst zu planen und durchzuführen, entwickelt sich ein stärkeres Gefühl der Verantwortlichkeit und Eigenverantwortung. Dies gilt insbesondere für Teams, die eine Kanban-Tafel verwenden, auf der sie sehen können, wem Arbeit zugewiesen wurde und welchen Status diese Arbeit hat.
Natürlich werden Sie wahrscheinlich von Zeit zu Zeit auf neue agile Teams treffen, die ihre Fristen nicht einhalten. Das bedeutet nicht zwangsläufig, dass das Team nicht für den agilen Ansatz geeignet ist; es braucht vielleicht nur etwas Zeit, um sich anzupassen. Ziehen Sie in Erwägung, die Menge an Arbeit zu begrenzen, bis sie ihre Fristen einhalten können. Sobald sie sich sicher im Umgang mit Agile fühlen, können Sie ihnen mehr Arbeit übertragen.
3. Erwägen Sie die Einführung eines hybriden Ansatzes
Denken Sie daran, dass der schwierigste Teil von Agile darin besteht, den ersten Schritt zu tun. Manager und Stakeholder, die an meilensteinorientiertes Arbeiten gewöhnt sind, verstehen möglicherweise nicht, wie agiles Projektmanagement funktioniert und könnten Entscheidungen treffen, die die Agilität stören, wie z.B. die ständige Versetzung von Mitarbeitern von einem Team in ein anderes oder die Einschränkung der Teamautonomie.
Was tun Sie, wenn Ihr Unternehmen noch nicht bereit ist, kopfüber in Agile einzusteigen? Ziehen Sie in Erwägung, mit einem hybriden Ansatz zu beginnen, damit die Stakeholder sehen können, welchen Wert Agile für das Unternehmen hat.
Ein hybrides Modell ist besonders nützlich für Teams, die mit einem leitenden Sponsor mit einer "Wasserfall-Mentalität" arbeiten. Bei diesem Ansatz können Sie Ihre Teams iterative Arbeit mit Hilfe eines Kanban-Boards erledigen lassen, während der Manager den Stakeholdern den Fortschritt mit Hilfe von Gantt-Diagrammen meldet, damit diese leichter nachvollziehen können, wie die Arbeit erledigt wird.
Einige Projektmanagement-Plattformen verfügen über integrierte Vorlagen für hybrides Arbeiten, was die Umstellung Ihrer Teams von Wasserfall auf iteratives Arbeiten noch einfacher macht.
4. Planen Sie auf einer höheren Ebene
Wenn Sie sich für einen hybriden Ansatz entscheiden, wie bringen Sie dann die hierarchische Natur von Waterfall mit der Bedeutung der Teamautonomie im Rahmen des agilen Ansatzes in Einklang? Auch wenn es den Anschein hat, dass diese beiden Ideologien miteinander kollidieren, können sie doch nebeneinander bestehen, ohne die Produktivität und Effizienz zu untergraben. Lassen Sie die Planung auf der obersten Ebene stattfinden. Die Beteiligten können entscheiden, welche Aufgaben erledigt werden müssen, während Sie den Teams die Autonomie geben, selbst zu bestimmen, wie sie ihre Arbeit erledigen wollen.
5. Messen Sie konsequent den Fortschritt des Teams
Iterative Arbeit braucht Feedback, um erfolgreich zu sein, besonders in der Anfangsphase, wenn die Teams gerade erst herausfinden, was sie können und was nicht. Ein datengesteuerter Ansatz wird Ihnen helfen, die Reibungsverluste beim Übergang zum agilen Projektmanagement zu minimieren. Hier finden Sie einige KPIs, mit denen Sie den Fortschritt Ihrer agilen Teams messen können:
- Arbeitsfluss: Sieht sich an, ob Ihr Team in der Lage ist, die Arbeit kontinuierlich durch die Prozesse zu leiten.
- Zykluszeit: Zeigt, wie schnell Ihr Team Werte produziert
- Burn-down: Hier sehen Sie, wie effizient Ihr Team die Arbeit erledigt.
- Burn-up: Wie viel Arbeit wird im Vergleich zur Gesamtmenge der Arbeit einer Iteration abgeschlossen?
- Kumulatives Flussdiagramm: Wie viel Arbeit steckt in jedem Problem
Darüber hinaus bietet Ihnen die Arbeit in iterativen Abschnitten die Möglichkeit, die Leistung viel schneller zu messen, als wenn Sie mit Meilensteinen arbeiten würden. So lassen sich Einschränkungen leichter erkennen und korrigieren, bevor sie sich zu größeren Problemen auswachsen.
Holen Sie das Beste aus Ihrer agilen Reise heraus
Die Umstellung auf agiles Projektmanagement ist nicht ohne Herausforderungen. Dies ist zwar kein zwingender Schritt, aber Sie sollten in Erwägung ziehen, einen Agile-Coach zu engagieren, der Ihnen bei der Umstellung helfen kann. Ein Agile Coach kann Ihr Unternehmen bei den oben genannten fünf Schritten begleiten und gleichzeitig sicherstellen, dass das Unternehmen die agile Denkweise auf allen Ebenen des Unternehmens fördert.
Wenn Sie mehr über den Wechsel von der meilensteinbasierten Arbeit zum agilen Projektmanagement erfahren möchten, sehen Sie sich unser Webinar "Agil oder Wasserfall - Wählen Sie die richtige Methode für den Erfolg" an.
