In vielen Unternehmen findet die Portfolioplanung einmal im Jahr oder einmal im Quartal statt und besteht aus stundenlanger Vorbereitung, Bewertung [sprich: Argumentation] und Rechtfertigung von Projektinvestitionen. Am Ende ist der Plan gut durchdacht, äußerst gründlich und steht im Einklang mit den Unternehmenszielen. Erfolg.
Oder doch nicht? Sobald der Plan in die Tat umgesetzt wird und die Projekte anlaufen, erhalten Sie Anfragen für Dinge, die nicht auf der Liste stehen. Während Sie entschlossen sind, sich an den Plan zu halten, stellen Sie fest, dass einige dieser Wünsche berechtigt sind und in den Plan hätten aufgenommen werden müssen. Sie schieben also ein paar zusätzliche Projekte ein, und ehe Sie sich versehen, ist das ganze Team abgelenkt - die Projekte dauern länger und die Ressourcen werden knapp. Jetzt können Sie nicht mehr rechtfertigen, dass Sie zu anderen Projekten "nein" sagen, denn sie sind alle genauso wichtig.
Betrachten Sie ein anderes Szenario, bei dem die Ressourcen für jedes der priorisierten und genehmigten Projekte geplant werden. Es ist wunderschön. Sie haben alle Ihre Ressourcen inventarisiert und mit einer perfekten 80%igen Auslastung zugewiesen, und die Projekte werden rechtzeitig mit den erforderlichen Fähigkeiten besetzt, um pünktlich zu liefern. Das war keine leichte Aufgabe, aber mit sorgfältiger Planung haben Sie es geschafft und fühlen sich ziemlich gut. Plötzlich fällt eine Ressource aus. Ein anderer wird zu dem Projekt abgezogen, an dem er gearbeitet hat, um die Lücke zu füllen, und eine weitere Ressource wird abgezogen, um diese Lücke zu füllen, und so weiter. Auch wenn Sie vielleicht einiges davon einkalkuliert haben, wird es immer wieder Umstände geben, die nicht im Plan vorgesehen sind und Projekte aus dem Ruder laufen lassen.
Aus diesen und vielen anderen Gründen ist das Ressourcenmanagement heute die größte Herausforderung - nicht nur für die IT, sondern für fast jedes Unternehmen. Die richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Fähigkeiten zu finden, um die Arbeit zu erledigen, diese Ressourcen aufrechtzuerhalten und sie für die Durchführung von geschäftskritischen Projekten zu engagieren, ist eine zentrale Herausforderung für jedes Unternehmen auf dem heutigen Wettbewerbsmarkt. Laut Forrester Research rangieren auf einer Skala von 1-5 (5 steht für "gut definiert") nur 32% der PMOs über einer Stufe 3, die eine "inkonsistente Nutzung, etwas Definition" für Prognose Ressourcenkapazität im PMO feststellt. Nur die Hälfte dieser PMOs ist in der Lage, die Leistung über diesem Niveau zu überwachen 3. Wenn weniger als ein Drittel der Unternehmen in der Lage ist, die Ressourcenkapazität zu prognostizieren, welche Maßnahmen können dann ergriffen werden, wenn rote Fahnen erkannt werden? Dies zeigt die Unzulänglichkeiten der traditionellen Ansätze zur Ressourcenplanung auf, die ganz einfach nicht mehr funktionieren. Bis ein gut durchdachter Plan in die Tat umgesetzt wird, finden zu viele Änderungen statt, so dass zumindest ein gewisses Maß an Agilität in den Plan eingearbeitet werden muss. Mehr als 50% der Unternehmen setzen aktiv agiles Projektmanagement ein, um die Agilität im Entwicklungsprozess zu unterstützen. Es ist also an der Zeit, Agilität auch im Planungsprozess einzuführen. Ohne Agilität wird die Ressourcenprognose in einem Silo durchgeführt und ist nicht effektiv.
Eine Möglichkeit, die Herausforderung der Ressourcenplanung zu meistern, besteht darin, die Ergebnisse zu messen, nicht die Aktivitäten. Wenn Sie die Kundenzufriedenheit anstreben, kommt es auf das Endergebnis an, und die Aktivitäten sind nur das Mittel zum gewünschten Ergebnis. Um den Erfolg eines Portfolios zu gewährleisten, muss sich die Planung auf die Ressourcen auf Portfolioebene konzentrieren. Dies erfordert eine Menge iterativer Planung und Nachjustierung, um sicherzustellen, dass die Ressourcen immer mit den Zielen des Unternehmens übereinstimmen.
Hier sind fünf Möglichkeiten zur Verbesserung Ihrer Ressourcenplanung:
- Planung für Ergebnisse, nicht für Aktivitäten. Wenn Sie das Endziel im Auge behalten, verschwenden Sie keine Zeit und Mühe mit Aktivitäten, die keine Wirkung zeigen. Es braucht mehrere Wiederholungen, aber wenn Sie sich auf das Ergebnis konzentrieren, steigen Ihre Chancen, es zu erreichen.
- Batch-Lieferung für kontinuierliche Verbesserung. Der Kern der agilen Entwicklungsmethodik kann auch anderswo angewendet werden. Liefern Sie weiter und verbessern Sie sich weiter, bis Sie die besten Ergebnisse erzielen. Wenn es hilft, die Lieferzyklen zu verkürzen, damit Sie auf dem Weg dorthin Unterstützung erhalten, dann tun Sie das. Aber machen Sie weiter und seien Sie sich bewusst, dass Sie nicht gleich beim ersten Mal das Endprodukt abliefern müssen.
- Minimieren Sie Übergaben innerhalb von Projektzyklen. Die meisten Unfälle ereignen sich an Kreuzungen, und wenn Sie die Lücken zwischen den Übergaben schließen können, kommt das Projekt weiter voran. Dies reduziert auch die Redundanz der Rampenzeit bei der Übergabe und sorgt dafür, dass die Mitarbeiter in das Projekt investiert bleiben, um das Ergebnis zu sehen. Das ist nicht immer möglich, aber wo immer Sie den Projektfluss durch eine konsistente Ressourcenausstattung rationalisieren können, wird dies dem Ergebnis zugute kommen.
- Verwalten Sie Ressourcen auf Portfolioebene, um Ihr Team zu skalieren. Konzentrieren Sie sich auf die Qualität der Ergebnisse und nicht auf die Quantität der Initiativen und planen Sie Ihre Ressourcen so, dass der Erfolg des Portfolios gefördert wird.
- Reforecast und Neuplanung des Portfolios, um priorisierte Projekte an der Spitze der Liste zu halten. Die Ressourcenplanung ist sehr viel einfacher, wenn Sie Ihre Projekte nach Prioritäten geordnet haben. Durch eine Neuplanung bei Änderungen können Sie sicherstellen, dass Ihre Ressourcen jederzeit den richtigen Projekten zugewiesen werden, um das Unternehmen zu unterstützen. Warten Sie nicht bis zum nächsten Planungszyklus, bevor Sie Ihre Projekte neu bewerten. Halten Sie Ihr Portfolio sauber, konzentriert und auf Kurs.
Eine wirksame Ressourcenplanung erfordert einen anderen Ansatz. Scheuen Sie sich nicht, agile Prinzipien in Ihre Planungsstrategie einzubeziehen und die Ergebnisse des Projekts im Auge zu behalten. Die Planung von Projektressourcen ist eine schwierige Aufgabe, aber sie wird nicht verschwinden. Projekte werden immer personell besetzt werden müssen, und die besten Manager werden einen besseren, effektiveren Weg finden, ihre Projekte zu besetzen und die Ergebnisse zu liefern.
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