Anmerkung der Redaktion: Für diesen Beitrag über Kanban-Vorlagen für agiles Marketing freuen wir uns, Jim Ewel auf dem Planview-Blog begrüßen zu dürfen. Als eine der führenden Stimmen zum Thema Agiles Marketing war Jim Mitorganisator des ersten Treffens der Agilen Marketer und Mitverfasser des Agilen Marketing Manifests.
Seit 2010 hat er mehr als 70 Organisationen dabei geholfen, Agile in ihre Marketingpraxis einzuführen, indem er den Ansatz seines Bestsellers The Six Disciplines of Agile Marketing verwendet hat. Heute ist und sein Blog eine der vertrauenswürdigsten Quellen für Agile. Jim leitet ein Beratungsunternehmen für agiles Marketing, das Unternehmen bei der Einführung von agilem Marketing unterstützt.
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Wie erstellen Sie Kanban-Boards für agiles Marketing? Wie sollten die Abläufe für gängige Marketingfunktionen wie Content Marketing, Demand Generation, Marketing Operations, Produktmarketing, Events, PR und Social Media aussehen?
Wie können Sie mehrere Marketingdisziplinen in hochrangigen Gremien zusammenfassen, die es dem Management ermöglichen, die Gesamtheit der Marketinginitiativen zu überblicken und den Status der einzelnen Leistungen zu überprüfen? Wie erstellen Sie Tafeln, die zeigen, wie die Taktik mit der Strategie zusammenhängt, und die es CMOs und anderen Führungskräften ermöglichen, einen Überblick über die Ausführung strategischer Initiativen zu erhalten?
Diese und weitere Fragen werde ich in einer Reihe von Blogbeiträgen beantworten. In diesem Beitrag, dem ersten in der Serie, werde ich einen Blick auf die ersten beiden Fragen werfen und acht Board-Designs besprechen, die Teams als Kanban-Board-Vorlagen für agiles Marketing in Planview AgilePlace™ verwenden können. Sie können die Vorlagen hier herunterladen. Ich werde auch über die Unterschiede bei der Erstellung von Boards sprechen, je nachdem, welche agile Methodik Sie anwenden: Scrum, Kanban oder Scrumban.
Einfaches Scrum Board
Diese einfache Scrum-Tafel hat vier Spalten. Sie kennen wahrscheinlich die einfachste Kanban-Tafel, die nur drei Spalten hat: "Zu tun", "In Arbeit" und "Erledigt". Wir haben die Spalte "To Do" in "Sprint Backlog" umbenannt, um zu verdeutlichen, dass diese Spalte eine Teilmenge unseres gesamten Backlogs ist, die nur die Ergebnisse oder Aufgaben enthält, zu deren Erledigung wir uns in diesem Sprint verpflichtet haben.
Wir haben außerdem eine weitere Spalte "Überprüfung" hinzugefügt, und zwar aus zwei Gründen. Erstens sollten wir die Spalte "Überarbeitung" mit einem Limit für die in Arbeit befindlichen Projekte versehen, da die Überarbeitungsphase in vielen agilen Marketingorganisationen ein Engpass ist. Ein WIP-Limit ist eine Einschränkung, die sich agile Teams selbst auferlegen, um die Erledigung von Aufgaben zu fördern, anstatt sie in der Review-Phase zu stapeln. Zweitens sollten wir den prozentualen Anteil unseres gesamten Arbeitsflusses verfolgen, der auf die Überprüfung entfällt.
Let’s say on average, items in our Sprint backlog take eight days to move from start to done, a measurement known as cycle time. But let’s say that 50 % of our cycle time, or an average of four days, is spent on review. If we can get most items reviewed within one day, we can reduce our average cycle time from eight days to five days (four days of doing and one day of review). That’s a huge improvement!
Eine Anmerkung: Obwohl ich dieses Board als Simple Scrum Board bezeichnet habe, ist es Tradition, Scrum Boards nach der Anzahl der Sprints zu benennen, seit Sie mit Agile begonnen haben, beginnend mit Null. Ihr erster Sprint ist Sprint Zero und das Board heißt Sprint Zero, der zweite Sprint ist Sprint One und das Board heißt Sprint One, und so weiter.
Einfaches Scrumban Board
Viele Vermarkter denken, dass Scrumban einfach eine Mischung aus den größten Hits von Scrum und Kanban ist. Es ist jedoch viel mehr als das. Scrumban ist eine eigenständige Methodik.
Eine der nützlichsten Funktionen von Scrumban für Vermarkter ist die Verwendung einer "Ready"-Warteschlange. Anstatt eine komplexe Sprint-Planung durchzuführen, führen Scrumban-Teams eine leichtgewichtige Planung durch, sobald die "Ready"-Warteschlange unter einen bestimmten Schwellenwert fällt.
Nehmen wir zum Beispiel an, Sie praktizieren Scrum schon seit einiger Zeit und wissen aus Erfahrung, dass Ihr Team etwa 20 Elemente pro Woche fertigstellt. In manchen Wochen erledigen Sie weniger, weil Sie größere Aufgaben haben, die mehr Zeit in Anspruch nehmen, und in anderen Wochen erledigen Sie mehr, weil Sie eine Mischung aus kleineren Aufgaben haben.
Sie stellen fest, dass Ihre Sprint-Planungssitzungen, die alle zwei Wochen ein bis zwei Stunden in Anspruch nehmen und in denen Story Point Estimating, Planungspoker und andere Sprint-Planungsaktivitäten durchgeführt werden, keinen großen Mehrwert bringen. Vielleicht entscheiden Sie sich für einen Umzug nach Scrumban. Teams, die Scrumban praktizieren, planen nur dann und nur so viel, wie nötig ist, um Mehrwert zu erbringen.
Anstelle von Sprint-Themen und Story Point-Schätzungen und all dem Rest treffen sich diese Teams nur, wenn die Ready-Warteschlange anfängt, sich zu leeren. Dann treffen sie sich für 30-60 Minuten, um gerade genug Artikel hinzuzufügen, um die "Bereit"-Warteschlange wieder aufzufüllen.
Sie könnten sich zum Beispiel treffen, wenn die Anzahl der Artikel in der "Bereit"-Warteschlange auf fünf oder weniger sinkt, und dann so viele Artikel hinzufügen, dass die Anzahl der Artikel in der "Bereit"-Warteschlange auf 20 steigt. Sie müssen Ihr Board nie zurücksetzen. Sie haben keine Gruppen, die enttäuscht sind, weil Sie während des Sprints nicht alles geschafft haben. Und Sie verbringen wahrscheinlich nur die Hälfte der Zeit oder weniger mit der Planung. Das ist Zeit, die Sie mit der Fertigstellung neuer Arbeiten verbringen können, die einen Mehrwert für den Kunden schaffen.
Content Marketing
In diesem Board haben wir unseren zentralen Flow von nur zwei Spalten, "Machen" und "Überprüfen", auf sieben Spalten erweitert. Warum tun wir das? Wiederum aus zwei Gründen.
Möglicherweise möchten wir mehr Details über den Status der Arbeit haben, als nur zu sehen, dass sie sich irgendwo in der Phase der Bearbeitung oder der Überprüfung befindet. Zum Beispiel: Handelt es sich um den ersten Entwurf oder den zweiten Entwurf? Gehört es zur Überprüfung durch die Geschäftsführung oder zur Überprüfung durch die Rechtsabteilung und die Compliance?
Zweitens können wir WIP-Limits hinzufügen und den prozentualen Zeitaufwand für jede Spalte verfolgen, um Engpässe und verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren, so wie wir es oben im Simple Scrum Board getan haben. Wenn wir einen detaillierteren Ablauf haben, wissen wir besser, wo die Engpässe oder Verlangsamungen auftreten.
Wir können auch Inhaltskategorien mit Kartenfarben kennzeichnen, z. B. gelb für Blogbeiträge, grün für eBooks, lila für Videos usw.
Nachfragegenerierung
Dieses Brett ist ein wenig komplexer. Es ist das erste Mal, dass wir Swimlanes verwenden, also die horizontalen Bahnen auf dieser Tafel, die die Aktivitäten zur Nachfragegenerierung in drei Gruppen unterteilen: Grundlegend, aufstrebend und experimentell. Diese drei Kategorien werden häufig von Unternehmen verwendet, die die 70-20-10-Regel für Marketinginnovationen anwenden. Die 70-20-10-Regel bedeutet:
- Etwa 70% Ihres Marketingbudgets fließen in Basisaktivitäten, d.h. in Aktivitäten, die in der Vergangenheit gut funktioniert haben. Sie optimieren vielleicht immer noch einige der Kampagnen, aber sie verwenden wohlverstandene Kanäle und bewährte Ansätze.
- Etwa 20% Ihres Budgets fließt in neue Kanäle oder Ansätze. Vielleicht experimentieren Sie zum Beispiel mit dem Einsatz von KI oder mit neuen Kanälen wie Clubhouse.
- Etwa 10% Ihres Budgets ist für Experimente reserviert. Dazu gehören völlig neue Kanäle oder Ansätze, die Ihre Konkurrenten noch nicht ausprobieren und die die Innovation hervorbringen werden, die Ihnen helfen wird, an die Spitze Ihrer Produktkategorie aufzusteigen oder dort zu bleiben. Viele dieser Experimente werden scheitern, aber die, die funktionieren, werden die Grundlage für Ihre 70% Ausgaben in der Zukunft bilden.
Wir könnten die drei Kategorien der 70-20-10-Regel farblich kennzeichnen, aber ich ziehe es vor, Swimlanes zu verwenden. Ich ziehe es vor, in diesem Board eine Farbkodierung zu verwenden, um entweder Inhaltstypen oder Kanäle zu kennzeichnen (blau für LinkedIn, grün für Facebook, usw.). Ich finde auch, dass die Swimlanes leichter zu lesen sind.
Der Arbeitsablauf im Hauptbereich für laufende Arbeiten ist einfach: Planen, Erstellen, Überprüfen und Abschließen. Sie können es so einfach halten, oder Sie können ein paar weitere Schritte hinzufügen, um die tatsächlichen Schritte in Ihrem speziellen Arbeitsablauf zu reflektieren. Weder das eine noch das andere ist gut oder schlecht - entscheidend ist, dass Sie sich auf das konzentrieren, was es Ihnen ermöglicht, Fortschritte zu verfolgen und Engpässe zu erkennen.
Beachten Sie, dass wir unsere Spalte "Erledigt" auch in drei Unterspalten unterteilt haben - "Auf dem Markt", "Abgeschlossen" und "Gelernt". Sie möchten sicherstellen, dass Sie Ihre Erkenntnisse für alle Kampagnen zur Nachfragegenerierung dokumentieren, und dieser letzte Abschnitt sorgt dafür, dass dies geschieht.
Marketing Operationen
Marketingmaßnahmen können manchmal einfach oder komplex sein. Die Erstellung einer neuen E-Mail-Sequenz in den meisten Marketing-Automatisierungstools ist für diejenigen, die in der Verwendung des Tools geschult sind, in der Regel ganz einfach.
Andererseits kann die Implementierung eines neuen MarTech-Stacks, einschließlich der Bereinigung Ihrer Daten, der Implementierung eines neuen Marketing-Automatisierungsprogramms, der Integration in Ihr bestehendes CRM und der Gestaltung neuer Vorlagen für alle E-Mails, Landing Pages und anderer kundenorientierter Inhalte, ziemlich komplex sein.
Dieses Board befasst sich mit dieser Komplexität. Es kommen neue Anfragen herein. Je nach ihrer Komplexität können sie schnell zu Ergebnissen und Aufgaben übergehen, die auf verschiedenen Kompetenzen basieren: Entwicklung, Design, Daten oder Automatisierung. Bei komplexeren Implementierungen kann es erforderlich sein, dass ein Planer dieses Projekt in mehrere Leistungen aufteilt, die alle verschiedenen Kompetenzen umfassen.
Im Abschnitt "Doing" können wir anhand mehrerer Swimlanes die Arbeitsabläufe der verschiedenen Kompetenzen sehen. Obwohl jeder Workflow eine etwas andere Terminologie verwendet, umfassen die grundlegenden Phasen des Ablaufs die Ermittlung, die Ausführung und die Aufbewahrung. Die Spalte "Halten" hält die Arbeit fest, bis alle Teile für die Integration bereit sind.
Integrationstests stellen sicher, dass die Arbeit der verschiedenen Teams gut zusammenarbeitet. Dann wird die Arbeit in Angriff genommen. In einem letzten Schritt bewertet das Team den Wert, den seine Marketingaktivitäten liefern.
Produkt Marketing
Dieses Produktmarketing-Board verfolgt die Produktion von kundengerechten Materialien wie Verkaufsunterlagen, Produktbeschreibungen, Release Notes und kundenorientierte Produkt-Roadmaps. Die Phasen umfassen Briefing, Skizze, Entwurf, Bearbeitung, Erstellung, Genehmigung und Bereitstellung. Es ist eine Teilmenge eines Boards, das von einem agilen Produktmanagementteam verwendet wird.
Der vollständige Vorstand enthält Abschnitte über interne und externe Leistungen. Außerdem gibt es einen Bereich für die Planung, der Kategorien wie Webinare, Lebenszyklusmanagement, Forschung, Vertriebsförderung, Wettbewerbsanalyse und produktbezogene Materialien enthält.
Beachten Sie, dass dieses Board am Ende der Phasen Entwurf, Bearbeitung und Erstellung des Arbeitsablaufs "Erledigt"-Warteschlangen hat. Diese "Erledigt"-Warteschlangen dienen mehreren Zwecken.
Erstens kann derjenige, der für die nächste Phase im Ablauf verantwortlich ist, die Spalte "Erledigt" abonnieren, die ihn darüber informiert, dass die vorherige Phase abgeschlossen ist, und er kann die Arbeit abrufen, wenn er bereit ist.
Zweitens können die Teams durch die Messung der Zeit, die Arbeitsaufgaben in diesen "Erledigt"-Warteschlangen verbringen, Engpässe erkennen und feststellen, wo die Arbeit übermäßig viel Zeit in der Warteschlange verbringt, was darauf hindeutet, dass in der nächsten Phase nicht genügend Ressourcen zur Verfügung stehen, um die Arbeit rechtzeitig zu erledigen.
Schließlich können Teams diese "Erledigt"-Warteschlangen verwenden, um eine Metrik namens Flow-Effizienz zu berechnen. Die Fließeffizienz ist das Verhältnis zwischen der aktiven Arbeitszeit und der Gesamtzeit für den Abschluss der Arbeit. Die "Erledigt"-Warteschlangen stehen für die Zeit, in der niemand aktiv an der Arbeit an dem Projekt beteiligt ist. Wenn ein Team beispielsweise insgesamt 10 Tage für die Fertigstellung eines Objekts benötigt, aber nur zwei Tage für die eigentliche Arbeit an dem Objekt, beträgt die Ablaufeffizienz 20%.
Veranstaltungen
Ich höre immer wieder, dass sich das Eventmanagement nicht gut für Agile eignet. Ich glaube, das liegt vor allem daran, dass die Leute Agile mit Scrum assoziieren und sich nicht vorstellen können, wie sie Ereignisse in zweiwöchigen Sprints verwalten sollen. Sie haben Recht. Kanban, und insbesondere Kanban-Tafeln, können zur Verwaltung von Ereignissen verwendet werden. Lassen Sie uns sehen, wie.
Die drei Bilder hier stammen alle von einem einzigen Brett, das zu breit für einen einzelnen Screenshot ist. Dieser erste Abschnitt umfasst Anfragen für neue Veranstaltungen, Veranstaltungen, zu denen sich die Organisation verpflichtet hat, und einen Ablauf für die Verfolgung von Konferenzbeiträgen. Wir sehen auch ein Beispiel für eine Prozessrichtlinie, die den Benutzer daran erinnert, dass bei jeder Karte bestimmte Felder ausgefüllt werden müssen.
Dieses zweite Bild ist im Wesentlichen ein Kalender. Auf einen Blick können wir alle Ereignisse nach Quartal sehen.
Dieses dritte Bild zeigt die Aufgaben, die mit jedem Ereignis verbunden sind. Die Karte wird aufgeklappt und die Aufgaben werden in einer einfachen Kanban-Tafel dargestellt. Jeder Aufgabe kann ein Fälligkeitsdatum, ein Besitzer, ein Startdatum und andere Informationen zugewiesen werden. Der Vorstandsvorsitzende kann Vorlagenkarten erstellen, so dass für jede Veranstaltung eine Checkliste mit Aufgaben zur Verfügung steht, um die Qualität zu gewährleisten. Ereignisse können auch Aufgaben haben, die nur für dieses Ereignis gelten.
Mit dieser Verwaltungstafel für Veranstaltungen können Sie ganz einfach alles an einem Ort verwalten.
PR & Soziale Medien
PR und soziale Medien sind ein weiterer Bereich, in dem manche Menschen das Gefühl haben, dass Agile ihnen nicht helfen kann, ihre Arbeit zu bewältigen. Da bin ich anderer Meinung. Loomly hat ein großartiges Beispiel für einen Arbeitsablauf in den sozialen Medien. Sie können es für PR umfunktionieren oder eine eigene Schwimmspur für PR einrichten.
Der Arbeitsablauf beginnt mit Ideen für Werbeaktionen in den sozialen Medien. Einige davon werden akzeptiert, andere abgelehnt. Die Phasen unseres Prozesses für akzeptierte Ideen umfassen das Sammeln von Informationen, das Verfassen von Texten, die Korrektur, die Genehmigung, die Überarbeitung, die Planung, die Werbung, die Zusammenarbeit mit den Menschen, die auf unsere Beiträge reagieren, und das, was wir gelernt haben. Einige dieser Phasen können übersprungen werden, aber der Ablauf erinnert uns daran, jede Phase zu berücksichtigen.
Nächster Punkt: Verbinden von Boards für Ansichten auf höchster Ebene
Für den nächsten Beitrag in dieser Serie werde ich die letzten beiden Fragen beantworten, die zu Beginn dieses Beitrags gestellt wurden: Wie können Sie mehrere Marketingdisziplinen in hochrangigen Gremien zusammenfassen, die es dem Management ermöglichen, die Gesamtheit der Marketinginitiativen zu überblicken und den Status der einzelnen Leistungen zu überprüfen? Und wie erstellen Sie Tafeln, die zeigen, wie die Taktik mit der Strategie zusammenhängt, und die es CMOs und anderen Führungskräften ermöglichen, einen Überblick über die Ausführung strategischer Initiativen zu erhalten?
Lesen Sie weiter: Erweiterte Kanban-Board-Vorlagen für Agile-Marketing
Anmerkung der Redaktion: Wenn Sie eines der Boards in diesem Beitrag als Vorlage in Planview AgilePlace verwenden möchten, können Sie die Vorlagen unter von Jims Website herunterladen. Die Vorlagen sind einfach hochzuladen und zu verwenden. Wenn Sie noch kein Kunde von Planview AgilePlace sind, dann können Sie Planview AgilePlace für 30 Tage kostenlos testen. Ziehen Sie in Erwägung, eine oder mehrere dieser Kanban-Tafelvorlagen für agiles Marketing in Ihrem Versuch zu verwenden, damit Sie sofort mit einer Tafel beginnen können, die zu Ihrem Prozess passt.
