Eine Umfrage von Gartner hat ergeben, dass 74 Prozent der CFOs planen, mindestens fünf Prozent der bisher vor Ort beschäftigten Mitarbeiter in dauerhafte Remote-Positionen zu versetzen, sobald die COVID-19 Krise beendet ist. Und McKinsey & Company kommt zu dem Schluss: "Fernarbeit war schon vor der Krise auf dem Vormarsch, aber die Pandemie hat gezeigt, dass die Telearbeit auf dem Vormarsch ist."
Um sicherzustellen, dass diese Massenabwanderung vom Firmenbüro ins Home Office reibungslos und erfolgreich verläuft, finden Sie hier sieben wichtige Tools und Technologien, die Remote-Mitarbeiter für ihren Erfolg benötigen:
1. Schnelles Internet
Fernarbeitskräfte benötigen ein ausreichend schnelles Internet, um ihre täglichen Aufgaben zu erledigen, z. B. die Teilnahme an Videokonferenzen, das Ansehen von Live-Streams, das Hoch- und Herunterladen großer Dateien (z. B. Präsentationen), und so weiter.
2. Virtuelles Privates Netzwerk
Alle Außendienstmitarbeiter sollten ein virtuelles privates Netzwerk (VPN) verwenden, mit dem sie sich über einen verschlüsselten Tunnel mit dem Internet verbinden können. Da die Hacker den Schlüssel nicht haben, können sie nicht schnüffeln und Daten stehlen.
3. Software zur Datensicherung/-wiederherstellung
Die Bedeutung regelmäßiger Datensicherungen darf nicht unterschätzt werden. Während dies normalerweise kein Problem darstellt, wenn die Mitarbeiter im Büro arbeiten, kann es übersehen werden, wenn sie von zu Hause aus an ihrem eigenen Computer arbeiten. Um ein mögliches Desaster zu vermeiden, sollten alle Mitarbeiter an entfernten Standorten eine zuverlässige Software zur Datensicherung und -wiederherstellung verwenden.
4. Endpunkt-Sicherheitssoftware
Hacker zielen aggressiv auf Remote-Mitarbeiter ab, die über eine anfällige oder in einigen Fällen nicht vorhandene Endpunkt-Sicherheitssoftware verfügen, die sich aus drei integrierten Lösungen zusammensetzt:
- Anti-Malware-Software
- Anti-Viren-Software
- Anti-Spyware-Software
Unternehmen sollten diese Software auf allen Endgeräten ihrer Mitarbeiter installieren (auch auf den Geräten, die sie selbst besitzen). Wenn dies nicht praktikabel oder durchführbar ist, sollte jeder Fernarbeiter verpflichtet werden, diese Software zu installieren (und die Installation zu bestätigen) und die Einstellungen für automatische Updates zu konfigurieren (d.h. Remote-Mitarbeiter sollten nicht wählen können, wann sie Updates zulassen).
Apropos Verbot: Fernarbeitern sollte es untersagt sein, ihre Endpunktsicherheitssoftware anzuhalten oder herunterzufahren, um Aktionen auszuführen, die gegen die Richtlinien verstoßen (z.B. Torrent-Dateien), oder um die Verbindung zu beschleunigen. Fernarbeitskräfte, die mit erheblichen Verlangsamungen zu kämpfen haben, sollten zunächst versuchen, ihre Internetverbindung zu beschleunigen (wie oben beschrieben), und dann gegebenenfalls ihren Wi-Fi-Router und/oder ihre Computerhardware aufrüsten.
5. Cybersecurity Schulung
Viele Unternehmen haben ihre Mitarbeiter (einschließlich der Außendienstmitarbeiter) zu Online-Schulungen in Sachen Cybersicherheit angemeldet. Das ist ein kluger Schachzug, wenn man bedenkt, dass viele Hacks und Sicherheitsverletzungen durch gefälschte E-Mails ausgelöst werden (auch bekannt als Phishing) und schlechte Praktiken bei der Passwortverwaltung. Beispiele für Themen, die behandelt werden, sind:
- Social Engineering
- E-Mail-Sicherheit
- Sicherheit für mobile Geräte
- Sicheres Surfen im Internet
- Sicheres soziales Netzwerken
- Verwaltung von Wechseldatenträgern
- Physische Sicherheit und Umweltkontrolles
Vorgesetzte/Manager können die Fortschritte jedes Endbenutzers überwachen, um Coaching-Möglichkeiten zu erkennen. So kann es beispielsweise sein, dass ein Mitarbeiter (oder eine Gruppe/Team von Mitarbeitern), die an einem entfernten Standort arbeiten, über gute Kenntnisse der E-Mail-Sicherheit verfügt, aber zusätzliche Schulungen zur Sicherheit mobiler Geräte benötigt.
6. Cloud-basierte kollaborative Arbeitsmanagement Software
Telearbeiter verlassen sich in hohem Maße auf Cloud-basierte Tools und Plattformen, die ihnen helfen, zusammenzuarbeiten, sich auf die täglichen Aufgaben zu konzentrieren, Projekte und Pläne im Auge zu behalten. Bei der Auswahl der richtigen Collaborative Work Management (CWM) Software sollten Unternehmen auf Folgendes achten:
- Anpassungsfähigkeit: Die CWM-Lösung sollte sich schnell und einfach an die Arbeitsweise des Unternehmens anpassen lassen - nicht umgekehrt.
- Zusammenarbeit: Die CWM-Software sollte ehemals unzusammenhängende Teams (sowohl verteilte/entfernte als auch räumlich getrennte) nahtlos miteinander verbinden, um die Kommunikation abzustimmen, Doppelarbeit zu vermeiden und produktiv zusammenzuarbeiten, um schneller auf die anstehenden Geschäftsziele hinzuarbeiten.
- Effektivität: Die CWM-Lösung sollte Unternehmen in die Lage versetzen, das Projektrisiko zu minimieren und den Zeitaufwand für banale Aufgaben zu reduzieren, indem sie wiederholbare Prozesse, Warnungen und Arbeitsabläufe automatisiert.
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Im Zuge der digitalen Transformation von Unternehmen wird Remote-Arbeit und/oder ein hybrider Remote-Ansatz zur neuen Normalität. Unternehmen suchen nach Möglichkeiten, ihren Mitarbeitern eine flexiblere Arbeitsweise zu ermöglichen, da dies die Produktivität und das Engagement fördern und ihnen helfen kann, Talente anzuziehen und zu halten.
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