Die große Idee dieser Blogserie ist es, Ihre Chancen zu verbessern, eine Veränderung durchzuhalten.
In diesem Beitrag erfahren Sie mehr über die Geschichte eines großen Biotech-Unternehmens, das auf intelligente Art und Weise umgestaltet wurde - indem es die Prinzipien des organisatorischen Veränderungsmanagements nutzte.
Anders ausgedrückt bedeutet dies, dass sie sich mit klarer Absicht um "die menschliche Seite des Wandels" gekümmert haben.
Mit den folgenden fünf Schritten werden Sie die Strategie des Unternehmens für das organisatorische Veränderungsmanagement und umsetzbare Taktiken kennenlernen. Sie lernen fünf wichtige Rollen kennen, um den organisatorischen Wandel voranzutreiben und Techniken, die eine klare, einheitliche Kommunikation ermöglichen. Sie werden sehen, warum der Wandel nicht über Nacht geschieht. Und Sie finden Tipps, wie Sie eine Führungspersönlichkeit für das Veränderungsmanagement entwickeln können.
Wenn Sie den ersten Beitrag dieser Serie verpasst haben, in dem wir die Ziele des Unternehmens für die Umstrukturierung, einen 5-Punkte-Plan für das Management organisatorischer Veränderungen und mehr vorgestellt haben, dann lesen Sie jetzt unter den ersten Teil der Geschichte des Unternehmens.
1. Wenden Sie unterschiedliche Strategien und Taktiken auf verschiedenen Ebenen an
Das Biotech-Unternehmen hat seine Strategie für das Veränderungsmanagement an seine Organisationsstruktur für die Projektabwicklung angepasst. Dazu gehörten auch Teams auf Programmebene und für die Arbeitsausführung, was die Notwendigkeit von vier Veränderungsstrategien zur Folge hatte: Kommunikation, Zusammenarbeit, Ausbildung und Schulung sowie die Verankerung der Veränderung.
Taktiken für das Änderungsmanagement auf Programmebene
Bei der Strategie für das Veränderungsmanagement auf Programmebene konzentrierten sie sich auf die erste Strategie - Kommunikation - und verwendeten die hier aufgeführten Schlüsseltaktiken in chronologischer Reihenfolge.
Kommunikation
- Definition des Veränderungsansatzes, Ermittlung von Erfolgsmaßstäben, Festlegung des Veränderungsrahmens und der Aktivitäten, Vorbereitung des Veränderungs-Toolkits, Identifizierung von Interessengruppen, Entwicklung eines Kommunikationsplans, Entwicklung eines Brandings, Erstellung von Botschaften und Planung der Kommunikation
Dann haben sie ihren Kommunikationsplan umgesetzt. Die Hauptverantwortlichen für die Implementierung, einschließlich des Portfolio-Sponsors, des PMO-Leiters und des Change Managers, verwalteten die Ergebnisse des Kommunikationsplans. Sie verfolgten einen fortlaufenden "Check-and-Balance"-Ansatz und kommunizierten regelmäßig mit dem Personalleiter, um den Puls der Veränderungen in den Organisationen zu erfassen.
Taktiken für das Änderungsmanagement auf Workstream-Ebene
Bei der Strategie für das Veränderungsmanagement auf der Ebene der Arbeitsabläufe konzentrierten sie sich auf die verbleibenden drei Strategien - Zusammenarbeit, Ausbildung und Schulung sowie Verankerung der Veränderung - unter Verwendung der unten aufgeführten Schlüsseltaktiken, chronologisch geordnet nach Strategien.
Arbeiten Sie zusammen
- Initiierung der Rolle des Change Champions, Entwicklung von Plänen für die Übernahme von Änderungen (nach Arbeitsbereichen), Durchführung einer Bewertung der Auswirkungen von Änderungen (sowohl auf die Prozesse als auch auf die Technologie), Einführung der Change Champions in das Toolkit für Änderungen, Workshops in den Arbeitsbereichen zur Definition des aktuellen Zustands/der Veränderungen, Ausführung der Pläne für die Übernahme von Änderungen, Unterstützung des Übergangs zu neuen Prozessen und Technologien
Bilden und trainieren
- Train-the-Trainer-Sitzungen, Schulungsmaterialien, Endbenutzer-Schulungslogistik, Endbenutzer-Schulung nach Arbeitsbereichen, Schulungsevaluierung
Ankerwechsel
- Bewertung der Übernahme von Änderungen, Beseitigung von Lücken, Anerkennung und Belohnung der Übernahme von Änderungen, Durchführung von Lessons Learned, Bewertung der Realisierung von Vorteilen
2. Weisen Sie den richtigen Personen die richtigen Rollen zu
Die Menschen spielten eine entscheidende Rolle bei der Umsetzung des Wandels. Die Tragweite dieser Aussage beschränkt sich nicht auf "die Menschen", d.h. auf die Teams des Unternehmens und die einzelnen Mitarbeiter, die den Wandel letztendlich mittragen müssen.
Die Menschen waren für ihre Führungsrolle auf mehreren Ebenen des Unternehmens gleichermaßen wichtig.
Das Biotech-Unternehmen setzte fünf wichtige Rollen ein, um zu kommunizieren, zusammenzuarbeiten, zu schulen und zu trainieren und den Wandel im gesamten Unternehmen zu verankern.
- Meister der Veränderung
- Manager ändern
- Personalchef
- Netzwerk von Change Agents
- Sponsoring für Führungskräfte
Der Change Champion war entscheidend für den Erfolg des Project Portfolio Management (PPM) Transformation Teams.
Das Team definierte die Verantwortung dieser Rolle als Hauptansprechpartner zwischen den betroffenen Interessengruppen in den assoziierten Teams und den Hauptprojektteams während der gesamten Projektdauer. Laienhaft ausgedrückt, war der Change Champion entscheidend für die Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen und half den Teams, den Wandel in die Tat umzusetzen.
Schon der Name - Change Champion - sagte den Leuten im Unternehmen viel über den Grund, warum die richtigen Leute für diese Rolle gebraucht wurden.
Die Rolle des Change Champions war in der Tat treffend benannt: Diese Personen waren die treibenden Kräfte und Beeinflusser des Wandels, die starken Unterstützer der PPM-Transformationsbemühungen. Sie sprachen sich offen aus und waren bereit, die durch die Umstellung ermöglichten Verbesserungen der Geschäftsprozesse zu erkunden. Jeder von ihnen äußerte sich positiv über die neue Technologie und die Verbesserung der unternehmensweiten Geschäftsprozesse.
Die Change Champions sorgten auch für eine klare, prägnante und konsistente transformative Kommunikation und halfen bei der Identifizierung und Kommunikation von Herausforderungen und Lösungen. Außerdem konnten die Mitarbeiter in dieser Funktion durch Kommunikation und Feedback funktionsübergreifendes Vertrauen bei den Stakeholdern aufbauen.
3. Nutzen Sie Änderungsaktivitäten für eine klare, einheitliche Kommunikation
Das PPM-Transformationsteam setzte verschiedene Methoden ein, um die Kommunikation der Veränderungen zu gewährleisten und das notwendige Feedback zu erhalten, um die Implementierung der neuen Technologie zu optimieren.
Die folgenden Kommunikationsziele wurden von allen verstanden und übernommen, die die Botschaften erstellt, übermittelt und umgesetzt haben:
- Bewusstsein schaffen
- Wahrnehmungen beeinflussen
- Mitarbeiter vorbereiten
- Erleichtern Sie das Verständnis
- Annahme vorantreiben
- Widerstand bewältigen
Der Veränderungsansatz musste mehr als 2,500 Interessengruppen erreichen, die ein breites Spektrum an Bereitschaft zur Veränderung in ihren Denkweisen in mehreren Ländern repräsentieren. Das Ziel war es, verschiedene Techniken einzusetzen, um eine kontinuierliche Kommunikation zu fördern, die darauf abzielt, unterschiedliche Denkweisen herauszufordern und zu beeinflussen.
Der Eigentümer dieser Techniken war der Change Manager, der zusammen mit den Change Champions die Botschaften an die Organisation weitergab. Die Personalverantwortlichen mussten auch sicherstellen, dass die Veränderung vollständig verstanden und verstärkt wurde.
Hier sind einige Beispiele für Aktivitäten zur Veränderung. Für jede Aktivität gab es einen eigenen Prozess und Vorlagen, um eine konsistente, klare Kommunikation zwischen den verschiedenen Rollen zu unterstützen:
- Wöchentliche Gesprächsthemen
- Umfragen in Echtzeit
- Umfragen
- Emails
- Team Chats
- Fokusgruppen
- Gezielte Fragen
Ein Veränderungsmanagementprozess könnte mit der Entwicklung von Gesprächsthemen für die Change Champions (oder eine andere Rolle) beginnen. Als nächstes könnte der Prozess mit der Erstellung einer E-Mail fortgesetzt werden, in der auf die definierten Gesprächsthemen Bezug genommen wird, und dann könnte eine erweiterte Fokusgruppensitzung mit den Stakeholdern folgen. All diese Aktivitäten wirken zusammen, um die menschliche Seite des Wandels zu stärken.
Veränderungsaktivitäten dienen in erster Linie zwei Zwecken: Erstens geben sie der Unsicherheit Zeit, sich zu entwickeln. Zweitens geben sie den Menschen Werkzeuge an die Hand, um sich an den Wandel anzupassen.
4. Erkennen Sie, dass Change Management ein langes Spiel ist
Der menschliche Teil einer Veränderung ist nicht einfach. Das erfordert Geduld, Unterstützung und Förderung durch die Führung. Die meisten Veränderungen beginnen mit vielen Gesprächen und dem Wissen, wer wer ist. Es finden viele Gespräche statt, und die Kommunikation beginnt zu fließen.
Bei diesem Unternehmen wurden einige Verhaltensmodelle erstellt (wie Menschen auf Veränderungen reagieren), um die Erwartungen der Mitarbeiter zu verstehen. Es wurde ein Netzwerk von Change Agents geschaffen, um die Notwendigkeit von Veränderungen zu verstehen. Dieses Veränderungsnetzwerk unterstützte die Change Champions, indem es sich auf das Unternehmen ausdehnte.
Als die Menschen ihre eigene Veränderungsreise durchliefen, fügten wir Coaching-Sitzungen für Führungskräfte hinzu, um zu lernen, wie sie ihre eigenen Veränderungen und die ihrer Teams bewältigen können. Wir haben diejenigen belohnt, die die Führung bei der Veränderung übernommen haben, indem sie das Bildungs- und Ausbildungsangebot gelenkt und gefördert haben.
PPM Transformation entschied sich dafür, keine Widerstandspläne für das Unternehmen zu erstellen, da sie optimistisch blieben, dass sich die Menschen ändern würden. Durch die Leiter der Arbeitsteams verfügten sie über starke lokale Übergangspläne für alle ihre Mitarbeiter, damit diese den Wandel selbst in die Hand nehmen konnten, indem sie die Widerstände des Einzelnen in den Griff bekamen.
5. Nehmen Sie die Denkweise einer Führungskraft für das Management von Veränderungen an.
Das PPM-Transformationsteam wusste, dass es eine gewaltige Anstrengung sein würde, alle Beteiligten von der Kenntnis der neuen Technologie bis zur endgültigen Übernahme ihrer neuen Rolle in der neuen Technologie zu bewegen.
Ihre bewusste Vorbereitung unterstreicht die universelle Wahrheit, dass die Denkweise dem Verhalten bei jeder erfolgreichen, transformativen Veränderung vorausgeht.
Hier sind einige der Lektionen, die Sie von den Führungskräften dieses Biotech-Unternehmens lernen können, um Ihre eigene Denkweisevoranzubringen.
- Die Führungspersönlichkeiten haben verstanden, dass sie sich auf die Menschen konzentrieren müssen, wenn der Wandel von Dauer sein soll.
- Sie wussten, dass es Zeit und Konzentration braucht, um Interesse, Begeisterung und Engagement für die neue Technologie aufzubauen.
- Sie waren sich darüber im Klaren, dass die Menschen den Weg vom Anfang bis zum Ende kennen müssen, und dass ihr Verständnis der Vorteile ihre Unterstützung für die Veränderungsbemühungen fördern würde.
Wenn die Menschen eine neue Technologie annehmen, werden sie sich dafür interessieren, mehr zu sehen und zu lernen, wie man sie mit einer gewissen Aufregung benutzt. Wenn die Menschen bereit sind, werden sie erkennen, wie die neue Technologie ihr Team verbessern wird. Dann werden sich die Menschen die neue Technologie voll und ganz zu eigen machen, so dass Ihr Wandel die nötige Langlebigkeit erhält, um zu einem dauerhaften Wandel zu werden.
Discover how the story ends! Read part three to gain first-hand insight into solving common PPM transformation challenges.
