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Virtuelle Teams, Work-Management für Teams

5 Online-Projektmanagement-Trends für das Jahr 2021

Hier erfahren Sie, was bei der Verwaltung von Projekten auf Sie zukommt und wie Sie sich jetzt vorbereiten können.

Veröffentlicht Von Liz Llewellyn-Maxwell
Trends im Online-Projektmanagement | Planview

Als die weltweite COVID-19-Pandemie zuschlug, waren viele Unternehmen, die an einem festen Standort arbeiten, gezwungen, auf Fernarbeit und Online-Projektmanagement umzusteigen. Dies hatte tiefgreifende Auswirkungen auf den Arbeitsmarkt, da Projektmanager und Teams eine größere Verantwortung für die Zusammenarbeit und die Aufrechterhaltung einer offenen Kommunikationslinie hatten.  

Werden die Unternehmen zu ihrem "normalen" Arbeitsumfeld zurückkehren, sobald die Pandemie vorbei ist? Das ist unwahrscheinlich.  

Auf die Frage, ob die Umstellung auf virtuelle Teams ein Erfolg war, antworteten etwa 73% der Führungskräfte. Es ist davon auszugehen, dass die virtuelle Zusammenarbeit auch im nächsten Jahr ein wichtiges Element sein wird.  

Lesen Sie weiter, um mehr über fünf Trends für das Online-Projektmanagement in 2021 zu erfahren und wie Sie sich darauf vorbereiten können. 

Virtuelle Teams brauchen einen Kontext für die Zusammenarbeit 

Unabhängig davon, ob Sie jetzt mit virtuellen Teams arbeiten oder den Sprung in 2021 schaffen werden, werden Sie wahrscheinlich auf Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen treffen. Neben den Mitarbeitern arbeiten Sie möglicherweise auch mit Interessenvertretern und externen Auftragnehmern zusammen, die in der Gig-Economy arbeiten. Sie müssen sie alle auf dieselbe Seite bringen. 

Eine virtuelle Umgebung zu schaffen, die die Zusammenarbeit mit dem Kontext fördert, ist nicht schwer, aber es erfordert eine effektive Führung. Tun Sie dies, indem Sie sich überlegen, wie Sie Ihre Teams zu Höchstleistungen anspornen können. Das bedeutet, dass sie die Ressourcen und den Spielraum erhalten, um Probleme selbstständig zu lösen. 

Warum dieser Trend wichtig ist: 

Der Erfolg Ihrer Initiativen, bei denen Online-Projektmanagement zum Einsatz kommt, hängt stark davon ab, ob Sie eine Kultur geschaffen haben, die die kontextbezogene Zusammenarbeit erleichtert.  

Kontextuelle Zusammenarbeit bedeutet, dass Teams alle notwendigen Werkzeuge zur Verfügung gestellt werden, um ihren Erfolg zu gewährleisten. Wenn Sie Ihren Teams die Möglichkeit geben, ihr Bestes zu geben, können Sie unnötige Rückschläge vermeiden, die dazu führen, dass Projekte den Zeit- und Kostenrahmen überschreiten.  

Maßnahmen, die Sie ergreifen können:  

  1. Stellen Sie einen zentralen virtuellen Arbeitsbereich bereit, in dem alle Mitarbeiter zusammenarbeiten können. Auf diese Weise erhalten die Teams den Kontext und die Unterstützung, die sie für die Zusammenarbeit in jeder Art von Umgebung benötigen. 
  1. Nutzen Sie diesen Arbeitsbereich für die Planung und Zuweisung von Aufgaben, die gemeinsame Nutzung relevanter digitaler Assets und die Echtzeitkommunikation mit virtuellen Teams. 

Hybride Ansätze für unterschiedliche Arbeitsstile 

Wussten Sie, dass schätzungsweise 70% der Unternehmen eine Form von Agile verwenden? 

Das bedeutet weder, dass die traditionelle Wasserfallmethode tot ist, noch, dass Unternehmen ihre Abteilungen zwingen, den agilen Ansatz zu übernehmen. Aber es zeigt, wie Unternehmen alternative Projektmanagement-Methoden erforschen und sie an ihre Geschäftsmodelle anpassen.  

Warum dieser Trend wichtig ist:  

Es gab noch nie einen Projektmanagement-Ansatz, der für alle passt. Eine Methode, die für ein Projekt gut funktioniert, kann sich auf ein anderes Projekt negativ auswirken. Daher erforschen immer mehr Unternehmen hybride Projektmethoden, die Elemente aus zwei oder mehr Ansätzen enthalten, bis sie eine Methode finden, die für ihr Projekt am besten geeignet ist. 

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Maßnahmen, die Sie ergreifen können: 

Implementieren Sie ein Framework für das Online-Projektmanagement, das am besten zu Ihrem Projekt passt. 

  1. Wasserfall: Effektiv für Projekte, bei denen es ein klares Verständnis des Projektzeitplans gibt und keine unerwarteten Änderungen eintreten werden  
  1. Agil: Hervorragend geeignet für Projekte, bei denen der Input des Kunden benötigt wird, und für Projekte, bei denen die Teams in der Lage sind, sich selbst zu organisieren und unabhängig zu arbeiten 
  1. Waterfall-Agile Hybrid: Ideal für Projekte, bei denen Sie inkrementelle Arbeit und selbstorganisierende Teams bevorzugen, aber dennoch eine langfristige Planung auf hoher Ebene benötigen  

Es gibt sogar verschiedene Methoden innerhalb der agilen Methodik, die Sie je nach Projekt und den gewünschten Ergebnissen einsetzen können.  

  • Scrum: Die Teams haben bestimmte Rollen und sind stärker in die Planung des Projekts eingebunden. Die Arbeit wird in bestimmten Zeitabschnitten erledigt, die als Sprints bezeichnet werden  
  • Kanban: Die Arbeit wird kontinuierlich und nach Bedarf erledigt. Hervorragend geeignet, um die Liefergeschwindigkeit zu messen und zu verbessern sowie Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. 
  • Scrumban: Ein hybrider Ansatz, der einen kontinuierlichen Arbeitsablauf aus Kanban neben wichtigen Scrum-Elementen wie Iterationsplanung, Aufgabenpriorisierung und Besprechungsrhythmus übernimmt. 

Lesen Sie unseren Leitfaden zu Kanban und Scrum, um mehr über beide Frameworks zu erfahren und darüber, wann Sie sie einsetzen sollten. 

Möchten Sie mehr über Scrumban erfahren? Wir haben einen Leitfaden auf dieser.  

Die weitere Verbreitung von KI und Automatisierung 

Unternehmen aller Branchen setzen auf neue Technologien wie Internet-of-Things-Geräte (IoT), Cloud-Dienste und künstliche Intelligenz, um mit der Geschwindigkeit des Geschäftslebens Schritt zu halten. Erwarten Sie, dass technologiegetriebene Disziplinen wie das Online-Projektmanagement KI und maschinelles Lernen annehmen und zur Verbesserung der Effizienz nutzen werden. 

Warum dieser Trend wichtig ist: 

KI-gesteuerte Projektmanagement-Anwendungen bieten eine Vielzahl von Vorteilen, darunter: 

  • Verringerung des Zeitaufwands für Verwaltungsarbeiten durch Automatisierung von Aufgaben wie Terminplanung und Projektabgleich 
  • Sammeln, Verfolgen und Berichten von relevanten Projektdaten 
  • Erkennen von Risiken und Identifizierung von Rückschlägen und Unregelmäßigkeiten 

Die Rolle der KI-Technologie im Online-Projektmanagement kann menschliche Fehler minimieren und Teams und Projektmanagern helfen, in kürzerer Zeit mehr zu erreichen. 

Automatisierung und KI

Maßnahmen, die Sie ergreifen können: 

  1. Informieren Sie sich über neue Technologien und wie diese die Leistung Ihres Unternehmens beeinflussen können. 
  1. Entwickeln Sie Trainingsprogramme, die neu erworbene Technologien in die Teams Ihres Unternehmens einführen. 

Emotionale Intelligenz in der Führung 

Neben der Verbesserung ihrer fachlichen Qualifikationen sollten Projektmanager auch ihre Soft Skills entwickeln. Eigenschaften wie gutes Zuhören und Kommunikation, Konfliktlösung und überzeugendes Sprechen sind allesamt wichtige Fähigkeiten. Sie sind nicht nur Zeichen einer guten Führungskraft, sondern können auch Ihre emotionale Intelligenz (allgemein als EI oder EQ bezeichnet) verbessern. 

Warum dieser Trend wichtig ist:  

Ganz gleich, ob Sie neu im Online-Projektmanagement sind oder schon jahrelang mit verteilten Teams arbeiten, Sie sollten an Ihrer emotionalen Intelligenz arbeiten.

Wenn Sie in der Lage sind, sich in Ihr Team einzufühlen und sich mit ihm auf einer emotionalen Ebene zu verbinden, können Sie das: 

  • Verbessern Sie die Motivation und steigern Sie die Moral 
  • Sie helfen Ihnen, einen offenen Kommunikationskanal mit Teams und Interessengruppen aufrechtzuerhalten. 
  • Vermeiden Sie Missverständnisse, die zu falsch abgestimmten Zielen und Erwartungen führen könnten. 

Maßnahmen, die Sie ergreifen können: 

  1. Beginnen Sie damit, mehr über gute Führung zu erfahren und darüber, welche Eigenschaften eine effektive Führungskraft ausmachen. 
  1. Bauen Sie Fähigkeiten wie gute Kommunikation und gutes Zuhören auf, indem Sie sich regelmäßig bei Ihrem Team erkundigen, wie es ihnen geht. 
  1. Planen Sie jeden Tag eine fünfminütige Besprechung ein, in der Sie sich mit Ihrem Team austauschen und alle Herausforderungen oder Frustrationen ansprechen können. 

Engere Verbindung zwischen Strategie und Ausführung 

Ohne eine gute Ausführung kann selbst die makelloseste Strategie scheitern, wenn sie in die Tat umgesetzt wird. Das kann in jedem Bereich des Unternehmens passieren, aber die Verbindung zwischen Strategie und Ausführung zu stärken, kann im Online-Projektmanagement besonders schwierig sein. 

Warum dieser Trend wichtig ist: 

Ohne regelmäßige Kommunikation von Angesicht zu Angesicht kann es leicht zu Verwirrungen zwischen Projektmanagern und virtuellen Teams kommen. In diesem Hin und Her gehen Informationen verloren. Infolgedessen sind sich virtuelle Teams nicht ganz sicher, was ihre Aufgaben sind, und gut geplante Strategien werden zu schlecht ausgeführten Versuchen. 

Eine engere Verbindung zwischen Ihrer Strategie und ihrer Umsetzung wird dazu beitragen, Verwirrung zu vermeiden und Ihr Projekt von Anfang bis Ende reibungsloser ablaufen zu lassen. 

Maßnahmen, die Sie ergreifen können: 

  1. In erster Linie müssen Projektmanager die Herausforderungen verstehen, denen Teams bei der Umsetzung von Ideen gegenüberstehen. 
  1. Die Teams müssen den Denkprozess hinter der Strategie verstehen, bevor sie sie effektiv umsetzen können. Als Projektleiter können Sie Verwirrung stiften, indem Sie den Kontext hinter den Strategien erklären. 
  1. Erklären Sie Ihre Ziele und Erwartungen klar und deutlich. 
  1. Wenn Sie nicht angemessen formulieren können, wie Ihre Strategie funktionieren soll, planen Sie weiter, bis Sie es können. 

Machen Sie sich außerdem bewusst, dass Sie für eine gute Ausführung ebenso verantwortlich sind wie Ihre Teams. Wenn Sie die Kluft zwischen Ihrer Strategie und ihrer Umsetzung nicht überbrücken, könnten Sie sie zum Scheitern verurteilen. 

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Ihre Teams für den Erfolg vorbereiten 

Online-Projektmanagement kann eine Herausforderung sein, unabhängig davon, ob Sie Erfahrung in der Arbeit mit virtuellen Teams haben oder nicht. Wenn Sie Probleme haben, Ihre Projekte auf Kurs zu halten, befolgen Sie die praktischen Tipps in diesem Beitrag. Sie werden Ihnen helfen, die Fähigkeiten zu entwickeln, die Sie brauchen, um sich in einer sich ständig verändernden beruflichen Landschaft nicht nur anzupassen, sondern auch erfolgreich zu sein. 

Fernarbeit wird nicht verschwinden, selbst wenn die COVID-19-Pandemie vollständig hinter uns liegt. Verbessern Sie Ihre Fähigkeiten im Online-Projektmanagement weiter, indem Sie unseren Leitfaden zu Projektmanagement-Tipps und -Tools lesen. Auf diese Weise können Sie der brillante Projektmanager werden, der Sie sein sollen.

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Geschrieben von Liz Llewellyn-Maxwell Sr. Content-Stratege

Liz ist Content-Strategin bei Planview. Sie arbeitete bei LeanKit, bevor das Unternehmen von Planview übernommen wurde. Mit mehr als 7 Jahren Agile-Erfahrung glaubt Liz leidenschaftlich an die transformative Kraft, die die Anwendung von Lean-Kanban-Prinzipien auf Teams und Organisationen haben kann.