Laut dem Bericht „2023 Professional Services Benchmark“ von der TSIA machen Services im Durchschnitt 25 % des gesamten Umsatzes im Bereich der B2B-Technologie aus. 58 % des Serviceumsatzes entfallen auf Professional Services (d. h. Implementierung, Integration, Anpassung, sowie Geschäfts- und Prozessberatung), mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von 32 %, verglichen mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von 26 % für Technologieprodukte.
Finanzverantwortliche, die sich 2023 auf die Steigerung von Umsatz und Gewinn konzentrieren, können ihre finanziellen Ziele für das Jahr erreichen, indem sie einen größeren Fokus auf die Serviceumsätze legen.
Lösungen für Professional Services Automation (PSA) bieten eine umfassende Plattform für die Automatisierung aller Phasen von Professional-Services(PS)-Projekten. Als Finanzführungskraft im B2B-Tech-Bereich ist 2023 für Sie das Jahr, in dem Sie sich mit dem PSA-System Ihres Unternehmens befassen sollten, um Umsätze, Kosten und Gewinnspannen besser zu überblicken und alle drei Bereiche proaktiv zu verbessern.
Im Folgenden werden fünf Möglichkeiten aufgezeigt, wie Finanzführungskräfte von PSA profitieren können:
- Vorhersehbarkeit der Umsätze
- Steigerung der Profitabilität
- Verbesserung der Pipeline-Transparenz
- Verbesserung der Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO)
- Identifizierung neuer Umsatzquellen
1. Vorhersehbarkeit der Umsätze
Der erste Vorteil von PSA für Finanzführungskräfte besteht darin, dass es eine bessere Vorhersehbarkeit der Umsatzquellen für PS bietet. Technologieunternehmen haben ihren Ansatz zur Rabattierung weiterentwickelt. XaaS-Unternehmen, insbesondere im Bereich der Unternehmenssoftware, haben die Transparenz im Hinblick auf die Preisgestaltung und Rabattierung verbessert. Allerdings haben viele Unternehmen die Rabattierung im Servicebereich noch nicht unter Kontrolle.
Abbildung 1: Ansatz zur Rabattierung von PS (Professional Services)
Laut dem Professional Services Benchmark der TSIA können 27 % der Unternehmen auf Services bis zu 20 % Rabatt geben. Fast jedes fünfte Unternehmen hat eine Obergrenze von mehr als 20 % und im Durchschnitt geben fast 23 % der Unternehmen an, dass sie keine Richtlinien oder Grenzen für die Rabattierung von Services haben.
Mit der richtigen PSA-Lösung können eine Struktur und Regeln für die Preisgestaltung und Rabattierung erstellt und durchgesetzt sowie der Genehmigungsprozess verwaltet werden, um die Zeit für die Erstellung und Fertigstellung eines Angebots zu verkürzen.
Genaue Prognosen und eine höhere Projektprofitabilität sind weitere Vorteile von PSA, die zu vorhersehbaren Umsätzen beitragen. Beide Aspekte werden in den folgenden Abschnitten erörtert.
2. Steigerung der Profitabilität
Die Verbesserung der Profitabilität von Services erfordert ein proaktives Management der Projektmargen, um sicherzustellen, dass die erwartete Marge für jedes Projekt erreicht oder übertroffen wird. Um die Margen zu verbessern und konsistent zu halten, sollten die folgenden Elemente berücksichtigt werden:
- Auslastungsrate. Wie viel Prozent der Zeit arbeiten die Beratenden an umsatzgenerierenden Projekten? Die durchschnittliche abrechenbare Auslastung liegt bei 58 %, bei führenden Unternehmen im Durchschnitt bei 72 %. PSA kann durch die Automatisierung des Ressourcenmanagements und der Zeitplanung einen wesentlichen Beitrag dazu leisten, die Auslastung der Beratenden auszugleichen.
- Realisierung der Auslastungsrate. Eine weitere Kennzahl, bei der PSA-Funktionen für das Management und die Planung von Ressourcen helfen können, ist die Realisierung der Auslastungsrate, die sicherstellt, dass die Beratenden zu ihrem festgelegten Satz abgerechnet werden. Dies maximiert nicht nur die durch teure Arbeitskräfte generierten Umsätze, sondern kann auch die Zufriedenheit und Bindung der Mitarbeitenden erhöhen.
- Risikomanagement. Wir haben festgestellt, dass 65 % der Mitglieder der TSIA eine dokumentierte Risikomanagementmethode anwenden, um Risiken bei PS-Projekten vorherzusehen, zu identifizieren, zu vermeiden und zu mindern.
- Vermeidung von Überlastung. Bei herkömmlichen Projekten, die nach Zeit und Aufwand abgerechnet werden, wird die Ausweitung des Projektumfangs in den Abrechnungen der Beratenden erfasst. Bei den 53 % der PS-Projekte, bei denen es sich um wiederholbare Festpreisprojekte handelt, muss die Ausweitung des Projektumfangs jedoch erkannt und angegangen werden.
3. Verbesserung der Pipeline-Transparenz
Die Integration von PSA in das Salesforce-Automation(SFA)-Modul Ihrer Customer-Relationship-Management(CRM)-Plattform ist erforderlich, um einen besseren Einblick in die Pipeline für PS-Umsätze zu erhalten. Ein genauer Überblick über die Umsatzpipeline ermöglicht nicht nur bessere Prognosen, sondern bietet auch zwei weitere Vorteile, die sich auf den Umsatz auswirken.
- Beeinflussung von Geschäften. Da die PS-Abteilung einen besseren Überblick über künftige Geschäfte in der Pipeline hat, kann sie das Vertriebsteam frühzeitig dahingehend beeinflussen, welche Services mit dem Geschäft verknüpft werden sollen, indem es sich auf Projekte mit besseren Umsätzen und Margen und einer besseren Erfolgsbilanz konzentriert.
- Erstellung von Ressourcenprognosen. Mit einer angemessenen Ressourcenprognose und -planung lässt sich ein Backlog an Projekten vermeiden, die zwar verkauft wurden, für die aber nicht die nötigen Ressourcen vorhanden sind, um sie zum erwarteten Zeitpunkt umzusetzen.
Ein besserer Einblick in die Pipeline gibt Ihnen die Chance, zusätzliche Schulungen für das Vertriebsteam zu den verfügbaren Angeboten einzuführen, damit sie besser darüber Bescheid wissen, welche Angebote sie erstellen sollten und warum.
4. Verbesserung der Forderungslaufzeit
Für Finanzverantwortliche ist die Forderungslaufzeit wichtig, da sie mit dem Cashflow in Zusammenhang steht. Eine lange Forderungslaufzeit kann jedoch auch auf Probleme bei den Abrechnungs- und Fakturierungsprozessen und der Genauigkeit hinweisen. Die TSIA hat in Webinaren Fallstudien vorgestellt, die zeigen, dass Unternehmen, die PSA-Lösungen mit integrierter Abrechnung einsetzen, die Forderungslaufzeit um 15 – 20 % verbessern können. PSA-Technologie kann Unternehmen bei der Bewältigung einiger gängiger Herausforderungen helfen, die zu einer längeren durchschnittlichen Forderungslaufzeit führen, indem sie bei folgenden Punkten Unterstützung bietet:
- Schnelligkeit der Abrechnung/Rechnungsstellung. Wenn Rechnungen nicht rechtzeitig verschickt werden, führt dies zu Verzögerungen beim Zahlungseinzug und wirkt sich negativ auf die Forderungslaufzeit aus. Durch die Integration Ihrer PSA-Software in Ihr ERP- oder Abrechnungssystem wird die Erstellung von Rechnungen nach Projektabschluss automatisiert, wodurch manuelle Prozesse und damit verbundene Verzögerungen vermieden werden.
- Genauigkeit der Abrechnung. Auch bei manuellen Abrechnungsprozessen passieren Fehler, und wenn Kunden einen Abrechnungsfehler entdecken, führt dies nicht nur zu zusätzlicher Komplexität und Verzögerungen bei den Rechnungszahlungen, sondern auch zu Vertrauensproblemen. Ist dies der Fall ist, werden alle zukünftigen Rechnungen vor der Zahlung genau überprüft, was die Forderungslaufzeit weiter in die Länge zieht.
- Transparenz bei der Abrechnung. Dies ist ein Bereich, in dem PSA-Software brilliert. Über ein Projektportal werden die Kunden nicht nur über alle Aktivitäten und Meilensteine des Projekts informiert, sondern sie können auch die bei jedem Schritt anfallenden Kosten einsehen.
5. Identifizierung neuer Umsatzquellen
Wie in einem vorherigen Blogbeitrag dargelegt wurde, stehen PS im Jahr 2023 eine Reihe neuer Umsatzquellen zur Verfügung, darunter wertorientierte Angebote, monetarisierte Customer-Success-Services und abonnementbasierte Verlängerungen. Die Einführung dieser neuen Umsatzquellen erfordert nicht nur neue Prozesse und voraussichtlich auch einige neue Fähigkeiten, sondern auch eine technologische Komponente, die PSA-Software bieten kann, um eine erfolgreiche und profitable Bereitstellung der neuen Services sicherzustellen.
Obwohl 83 % der TSIA-Mitglieder heute über ein PSA-System verfügen, hatten mit 54 % mehr als die Hälfte ihrer Unternehmen 2021-2022 ein Budget für neue oder zusätzliche PSA-Technologie.
Derzeit dauert es durchschnittlich 18 Arbeitstage, um ein neu unterzeichnetes Projekt zu beschaffen. Es liegt auf der Hand, dass die manuellen Prozesse, die heute für die Ressourcenzuweisung verwendet werden, nicht für kleine Projekte skalierbar sind. Da jedoch Branchenkenntnisse und verschiedene Aspekte des Geschäftssinns für wertschöpfende Services immer wichtiger werden, erfordert die genaue Planung basierend auf Fähigkeiten und Verfügbarkeit eine Automatisierung.
Die nächsten Schritte:
PSA-Software bietet eine Vielzahl von Vorteilen für Finanzverantwortliche im Technologiebereich, von der Verbesserung der Transparenz und Kontrolle über die finanzielle Performance bis hin zur Sicherstellung der Profitabilität und Konsistenz von Projekten – und vieles mehr!
- Wenn der Zugriff auf die Dashboards für die Umsatzpipeline und die Projektmarge derzeit nicht möglich ist, wenden Sie sich an Ihre PS-Leitung oder Ihr PS-Projektmanagementbüro (PMO) und lassen Sie den Zugriff auf das Dashboard einrichten.
- In Anbetracht der für neue Umsatzquellen erforderlichen Flexibilität lohnt es sich, wenn Ihre aktuelle PSA-Plattform bereits seit fünf oder mehr Jahren besteht, zu prüfen, welche erstklassigen Funktionen es auf dem Markt gibt, die Ihre Plattform nicht bieten kann.
Um von allen in diesem Blogbeitrag erläuterten Vorteilen zu profitieren, müssen Sie die gesamte Plattform nutzen.
Sehen Sie sich unser Webinar „Make 2023 The Year of Profitability“ an, um mehr über die Möglichkeiten zu erfahren, wie Sie Wachstum und Gewinn mit Professional Services steigern können.
