En projektsponsor är en viktig länk mellan ett projektteam och andra intressenter, inklusive högre chefer. Vi har redan behandlat hur man identifierar en projektsponsorDärför kommer vi här att fokusera på deras roller och ansvarsområden. Dessa kan variera beroende på bransch och typ av projekt, men kan i allmänhet täckas av följande:
- Främjande av projekt
- Att lägga fram affärsidén
- Säkerställande av finansiering och resurser
- Fastställande av projektets omfattning
- Godkännande och bemyndigande av projektets steg
- Övervakning av projektets hälsa
- Informera andra intressenter om framstegen
- Bedömning av slutliga leveranser
Även om en projektsponsor inte har daglig kontakt med projektet, dess medarbetare eller aktiviteter, spelar han eller hon en mycket viktig roll som övervakare som fungerar som ett skyddsnät för risker, en kanal för kommunikation med externa projektintressenter och en välinformerad källa till hjälp för projektledaren.
Vem är en projektsponsor och vad gör de?
- Främjande av projekt
En av projektsponsorens viktigaste uppgifter är att stödja och främja projektets betydelse för berörda intressenter. Detta är nödvändigt för att göra projektet synligt på högre nivåer och för att ge ett mänskligt ansikte som svar på frågor om varför projektet måste genomföras.
- Att lägga fram affärsidén
En projektsponsor måste vara övertygad om att projektet är nödvändigt för att kunna argumentera för det på ett uppriktigt sätt. De kommer att hjälpa PM och gruppledarna att utforma affärsidén så att den ger ett kraftfullt argument för varför projektet bör genomföras.
- Säkerställande av finansiering och resurser
Projektsponsorn hjälper också till att se till att projektet har allt som behövs för att lyckas. De bistår premiärministern i följande frågor Uppföljning av budgetförslagen. och upprätthålla finansieringen av projektet, samt med anställning av personal och införande av ny teknik.
- Fastställande av projektets omfattning
Under det inledande undersöknings- och projektplaneringsstadiet uppmanas projektsponsorn ofta att bidra med sina erfarenheter av möjligheter och begränsningar i tidigare projekt som de har arbetat med.
- Godkännande och bemyndigande av projektets steg
För att effektivisera rapporteringsstrukturerna för ett projekt kommer projektsponsorn ofta att få ansvaret för att granska och godkänna projektaktiviteter, vilket innebär att en projektledare kan få ett snabbare svar än att behöva vända sig till chefer eller intressenter.
- Övervakning av projektets hälsa
Även om de kanske inte har daglig kontakt med projektet bör projektsponsorerna få regelbundna lägesrapporter så att de har en förståelse för den övergripande nivån på projektets hälsa under projektets gång.
- Informera intressenterna om framstegen
Projektsponsorn spelar en viktig roll när det gäller att ta emot information om projektet och sedan överföra den till relevanta intressenter. Detta görs för att säkerställa fortsatt stöd för projektet och för att se till att alla intressenter hålls informerade.
- Bedömning av slutliga leveranser
I projektets slutskedeDen person som är projektsponsor ska granska de slutliga resultaten och godkänna dem innan de överlämnas till kunden. Detta är en slutkontroll som utförs av någon som har tillräckligt avstånd till projektet för att kunna bedöma det på ett rättvist sätt.
