Projektledarens huvudansvar är att framgångsrikt genomföra ett projekt inom den beräknade budgeten, tiden och kvalitetsnormerna. Dessa tre faktorer, budget, tid och kvalitet, utgör ryggraden i varje enskilt projekt. Men även om tid och kvalitet kan vara lika viktiga i ett projekts livscykel kan ingenting gå framåt utan den nödvändiga mängden pengar, och det kräver en välplanerad och korrekt uppskattad budget.
Som projektledare är det viktigt att kunna förstå vikten av kostnadsberäkning och budgetering redan i projektets första faser. Alla i projektledningsvärlden är tydliga när det gäller att betona betydelsen av budgetering i projektledning eller konsekvenserna av en dålig kostnadsberäkning för slutresultatet av ett projekt. Men vad händer egentligen när en projektledare inte uppskattar kostnaden för ett projekt på rätt sätt?
Konsekvenser av felaktig budgetering
Alla projektförfaranden är tätt sammanvävda kring projektbudgetar. Den tillgängliga eller erforderliga mängden kontanter bestämmer i de flesta fall varaktigheten och typen av resurser, verksamhet och aktiviteter som används inom ramen för ett projekt. När det gäller projektbudgetar kan en felberäkning, ett dåligt omdöme eller bristande övervakning leda till att hela projektet faller samman.
När det gäller dålig uppskattning av projektbudgetar finns det många möjliga scenarier som kan uppstå och alla har negativa konsekvenser. Först och främst är effekterna på att uppfylla kundens förväntningar. Om du inte kan leverera de överenskomna resultaten och kvalitetsstandarderna för projektprodukterna kan det ha en betydande inverkan på din egen trovärdighet och framtida utveckling som yrkesman. Dessutom kan detta påverka organisationens rykte och ha en negativ inverkan på alla medlemmar i teamet.
Inom projektets område kan negativa konsekvenser uppstå redan från början, men i de flesta fall dyker dessa problem upp oförutsett och plötsligt, och därför har de stora konsekvenser för projektets utveckling. När de kommer fram kan det ofta vara för sent att reagera snabbt och effektivt och rädda situationen genom att göra nödvändiga ändringar och tillägg till projektets ursprungliga budget.
Orsaker till felaktiga uppskattningar
Dessa felaktiga beräkningar kan bero på bristande erfarenhet eller ineffektivitet när det gäller att hantera siffror i allmänhet och kan leda till otillräckliga resurser. En annan bieffekt kan vara att antalet lagmedlemmar eller externa entreprenörer minskar eftersom pengarna helt enkelt inte räcker till för att betala dem. I sådana situationer är det mycket svårt att undvika att slutresultatet påverkas negativt.
Å andra sidan är det nästan omöjligt att under projektets gång fortsätta utan ändringar av den ursprungliga budgeten. Budgeteringens betydelse för projektledningligger i förmågan att undvika onödiga kostnader och att fördela rätt mängd av budgeten till varje behov. Ett av de vanligaste problemen som en projektledare ställs inför är dåliga beräkningar och en mängd efterföljande ändringar och tillägg till projektbudgetarna, vilket är tids- och energikrävande. Som mantrat säger: "Tid är pengar", och inget är mer skadligt för ett framgångsrikt projekt än en dåligt utformad budget.
Spara energi och skydda dig från oro, osäkerhet och negativa konsekvenser genom att investera tid för att planera en effektiv kostnadsberäkning, redan från början av projektet. Genom att göra det kommer du att göra en stor insats för att säkerställa att projektet blir framgångsrikt.
