De veckor, månader eller till och med år då ett projekt planeras och genomförs innebär en mängd arbete och dokumentation, inklusive kontrakt, planering, kommunikation, leveranser och rapportering. När du når slutet av ett projekts livscykel kommer du att upptäcka att det krävs flera ytterligare steg för att avsluta projektet.
Slutfasen av ett projekt innebär att överlämna leveranser, arkivera dokument, avsluta kontrakt och flytta resurser till nya projekt. Avslutningsfasen för projektledning är en nödvändig del av projektets livscykel, och om den här fasen inte avslutas kan det leda till problem i framtiden, till exempel om kunden inte får leveranser eller om juridiska dokument inte undertecknas. Här är några bästa metoder för de sista faserna i projektledningen.
Överföring av projektleveranser
Överföring av leveranser för ett projekt kan omfatta överlämnande av utlovade varor och tillhörande dokumentation samt tillhandahållande av överenskomna tjänster som demonstrationer, utbildning och så vidare. Du vill se till att kunden är nöjd med alla projektledningsfaser, inklusive slutprodukten, och det kräver att du levererar allt som utlovats som en del av kontraktet. Överföring av leveranser kan faktiskt ske under hela projektets livscykel, beroende på milstolpar och kontraktsvillkor. Men innan du kan slutföra avtalet måste du leverera allt som kunden behöver för att kunna gå vidare med den produkt som du har lovat.
Slutförande av avtal
Den kanske viktigaste delen av projektledningens avslutningsfas är att få alla inblandade att skriva under på att kontraktet är slutfört. Detta innebär att alla inblandade parter är överens om att allt arbete har levererats, att alla fakturor har betalats, att alla mål har uppnåtts och att alla parter är nöjda med att kontraktet har uppfyllts. Om avtalen inte är färdiga och undertecknade kan det öppna upp för stämningar, kanske från kunder som hävdar att de inte var nöjda eller att de inte fick allt de lovades. Därför är ett projekt inte färdigt förrän detta viktiga steg har genomförts.
Analys och arkivering av projekt
Denna del av projektledningens avslutningsfas kan eller inte kan innebära att kunden deltar. Analysen innebär att man återbesöker varje fas i projektledningen för att fastställa hur arbetet fortskred, vad som gjordes rätt och vilka misstag som begicks. Detta hjälper projektledare och team att effektivisera processer, minska slöseri, lära sig av misstag och kontinuerligt förbättra prestationen. Du kan också be kunderna om feedback om projektet i allmänhet eller om specifika problem.
Därefter bör du organisera all dokumentation på ett förnuftigt sätt, märka den på lämpligt sätt, ge en kort översikt över innehållet och arkivera den, ifall projektet behöver återbesökas vid ett senare tillfälle som referens eller som grund för framtida projekt med en kund.
Omprioritering av resurser
När du har avslutat avslutningsfasen är det dags att återanvända dina resurser. Med andra ord måste du flytta över gruppmedlemmar till nya projekt. Det kan innebära att flytta anställda till befintliga projekt eller att omprioritera ett helt team för att starta ett nytt projekt. Oavsett vilket vill du se till att de anställda inte blir kvar när ett projekt är avslutat, och genom att använda Clarizens projekthanteringslösningar får du den insyn och integration du behöver för att smidigt omfördela resurser.
