När du försöker ta reda på vilka olika roller som människor spelar i ditt projekt, vilka som är kopplade till det och vilka ansvarsområden de har, uppstår ofta frågan om vem som är sponsor för ett projekt.
De är vanligtvis chefer eller ledare inom samma organisation, men om du undrar vad du ska titta efter, de roller som du kan använda för att definiera Vem som är sponsor för ett projekt är följande:
- En extra kommunikationsväg mellan teamet och andra intressenter.
- Promotor för projektet, som ser till att dess värde är känt och att det har de resurser som krävs för att lyckas.
- Hjälper projektledaren med sakkunskap och vägledning i affärsfrågor.
- Ger fokus för upptrappning av frågor.
- Är en koppling mellan projektet och samhället i stort.
Även om projektsponsorn i allmänhet inte deltar i den dagliga driften av ett projekt, kan han eller hon vara en utmärkt resurs för projektledaren och kan ha stor betydelse för om projektet blir en framgång eller inte. När du samarbetar med projektets sponsor är det därför viktigt att veta exakt vilka ansvarsområden de har, så att ni båda kan få ut det mesta av relationen.
De fördelar som en projektsponsor ger
- Tillsyn
En av de stora fördelarna med att ha en projektsponsor och en stark relation med denne är den erfarna "andra gruppen ögon" som de ger dig. Erfarenhetens värde för ditt projekt kan inte överskattas, och även om det inte är en anledning att lämna över ansvaret kan det vara till stor hjälp att ha någon som åtminstone tillfälligt håller ett öga på hur ditt projekt fortskrider.
- Riskbedömning
Din projektsponsor har kunskap om en viss bransch och kan hjälpa dig att att identifiera och planera för risker. Vissa riskfaktorer kan man bara lära sig på det svåra sättet, genom erfarenhet, så se till att utnyttja all den kunskap som en projektsponsor kan erbjuda.
- Anpassning av strukturen
I företagsvärlden är ett projekt ofta lika bra som de strukturer som stöder det. Särskilt för oerfarna projektledare, eller för dem som tar på sig en roll inom ett relativt nytt område, kan projektsponsorns strukturella förståelse vara ovärderlig. Genom att kunna se över ditt lag och regelverk kan de upptäcka luckor eller potentiella risker som du kanske inte har upptäckt.
- Pejlingstavla
Det kommer en tid i varje projekt då du skulle behöva en andra åsikt. Oavsett om det är ett problem med laget eller en oro för tidsfrister som inte respekterasEn projektsponsor är en sympatisk och objektiv person som du kan dela idéer med och be om åsikter.
- Utvärdering
Det är inte alltid lätt att veta om projektet går bra eller dåligt. Milstolpar kan ha uppnåtts, men du kanske fortfarande har en smygande känsla av att allt inte är som det borde vara, eller omvänt, viktiga vägvisare kan ha missats, men du känner dig ganska säker på att allt fortfarande är på rätt spår. Din projektsponsor bör kunna ge dig en exakt utvärdering av hur han eller hon ser på projektet och om det faktiskt är på väg att lyckas eller inte.
Överhuvudtaget kan det vara till stor nytta för alla projektledare att veta vem som är sponsor för ett projekt och vad du kan förvänta dig av dem. Deras erfarenhet, objektivitet och intresse av att se dig lyckas är en värdefull tillgång, så vet vad du kan förvänta dig och arbeta för att skapa en relation med dem som fungerar bra för er båda. När du har identifierat projektsponsorn är nästa steg att se till att de är informerade och har full insyn i projektet/projekten som de sponsrar. Med detta på plats har sponsorn möjlighet att ge det stöd, den lufttäckning och den övervakning som projektet behöver.
