En bra projektledning bör alltid innebära en tydlig inriktning för ditt team och insyn i framstegen för andra intressenter. Ett av de viktigaste sätten att uppnå båda dessa mål är att använda key performance indicators (KPI:er) för att övervaka projektets utveckling.
Det finns många olika typer av KPI:er för projektledning, och de kan antingen vara branschspecifika eller allmänt tillämpliga på alla projekt. Du kan också dela upp dina nyckeltal i olika sektioner för att få en bredare bild av hur arbetet fortskrider. Dessa kan omfatta:
- Kostnader
- Tidslinje
- Inkomst
- Avvikelse
Vart och ett av dessa fält kan avgöra hur ett projekt går, men för att få en så bred överblick som möjligt är det bäst att använda en kombination av KPI:er för projektledning. Dessa bör tydligt kommuniceras och följas under hela projekttiden, utom under extrema omständigheter.
Värdet av KPI:er i projektledning
Ibland är det uppenbart när ett projekt går bra. Ofta är det ännu tydligare när ett projekt inte går bra . Så varför använda KPI:er?
Eftersom ett projekts framgång eller misslyckande till stor del beror på hur effektivt resurser som tid och pengar används, är KPI:er viktiga eftersom de säkerställer att din metod för att övervaka framstegen är effektiv:
- Kvantifierbar - "Bra" och "inte bra" är bra svar när baristan frågar hur det går på morgonen. Inom projektledning är övervakningen av framstegen dock beroende av mer konkreta uppgifter. Med hjälp av KPI:er kan du undersöka projektets framsteg i pengar, timmar eller vilken enhet som helst som behövs för att få en bild av vad dina resurser faktiskt går till.
- Mål - Varje projekt har en mängd interna och externa intressenter som alla har olika intressen i projektets resultat. Genom att övervaka och kommunicera framstegen med hjälp av mätbara KPI:er säkerställs att resultaten är fria från personliga fördomar så att alla intressenter kan fokusera på det som är viktigast: projektets framgång.
- Överförbar - Till skillnad från kvalitativa uttryck som "bra" och "inte bra" ger objektiva, kvantifierbara uppgifter inget utrymme för tvetydighet. KPI:er gör det möjligt för projektledare att kommunicera framsteg med budskap som kommer att förstås oavsett intressen eller fördomar.
Här är några nyckeltal som du kan överväga att använda i dina projekt för att hålla ett effektivt öga på framstegen och se till att potentiella risker upptäcks tidigt.
Oavsett vad key performance indicators du väljer att använda är det viktigt att du håller dig till dem och vet hur du ska använda resultaten på rätt sätt. De kan vara viktiga tecken på hur välmående ditt projekt är och gör det möjligt att identifiera problem innan de blir större och ändra projektet i enlighet med detta. För mer information om hur du väljer rätt KPI:er för dina projekt, läs vår blogg om ämnet.
Öka synligheten med Planview AdaptiveWork
Även om varje team och projekt kräver sina egna unika KPI:er kan det vara mycket enklare att övervaka dessa indikatorer om du använder en projektledningsprogramvara som är utformad för synlighet. Om du vill veta hur Planview AdaptiveWork kan hjälpa dig kan du kontakta för att boka en live-demo idag.
KPI:er för kostnader
Budgeterad kostnad för planerat arbete (BCWS)
Det här måttet, även känt som Planned Value (PV), visar uppskattade kostnader för ditt projekt och låter dig identifiera var ditt projekt befinner sig i förhållande till hur mycket det har spenderat jämfört med hur mycket det borde ha spenderats.
En formel för att identifiera BCWS är: (% av det avslutade projektet) x (total budget)
Om din totala budget till exempel är $1 miljoner och du har avslutat 60% av projektet, blir ekvationen: (0.6) x (1,000,000) = $600,000. Om du har spenderat mer än så vet du att du har överskridit din budget och bör vidta åtgärder för att rätta till situationen och informera berörda parter.
KPI:er för tidslinjen
Planerade timmar jämfört med arbetade timmar
I början av varje projektfas är det viktigt att göra upp en plan för den planerade arbetstiden. Det vill säga det antal timmar från varje gruppmedlem som beräknas krävas för att slutföra projektfasen.
Denna översikt över planerade timmar kan sedan jämföras med det antal timmar som faktiskt arbetats i slutet av fasen. När det gäller nyckelindikatorer för prestanda kommer resultaten att visa hur nära ni är att korrekt uppskatta uppgifternas längd, och om det finns stora avvikelser måste ni undersöka och ändra era processer.
KPI:er för inkomster
Avkastning på investeringar (ROI)
Beroende på projekttypen kan intäkterna vara ett av projektets huvudmål eller inte. Men om det är så är avkastningen på investeringar en av de viktigaste KPI:erna för projektledning. Att mäta din ROI är ganska enkelt, det räcker att dividera dina intäkter med dina kostnader. Med denna mätning får du veta hur väl pengarna du investerar presterar.
KPI:er för avvikelser
Avvikelse i schemat (SV)
För att få en tydlig uppfattning om hur väl dina tids- och budgetberäkningar hålls kan du använda schemaavvikelse som en KPI. För att göra detta subtraherar du ditt planerade värde (total budget dividerad med totala planerade timmar) från ditt intjänade värde (total utgift hittills dividerad med totala arbetade timmar hittills). Ett positivt resultat innebär att projektet överskrider budget eller tid och ett negativt resultat innebär det motsatta.
