Hur mäter man framgång i näringslivet? Det finns dussintals olika sätt, men när det kommer till kritan är vinsten viktigast. På vägen dit sätter och uppnår företagen dock en mängd mål och de små framgångarna leder till större. När det gäller projektledning är det viktigt att kvantifiera den relativa framgången när projektet är slutfört för att upprätthålla kvaliteten och förbättra det när det är möjligt.
Detta mäts med hjälp av KPI:er för projektledning, dvs. nyckelindikatorer för prestanda. Som namnet antyder används KPI:er för att kartlägga den relativa framgången eller prestationen i förhållande till specifika mål för ett visst projekt. Dessa uppgifter är ovärderliga, inte bara under projektets gång, utan även i efterhand. Detta beror på att det ger projektledare och chefer en ögonblicksbild av framstegen som kan analyseras, samt ett sätt att upptäcka och korrigera fel och slöseri. Även om det finns dussintals möjliga projekt-KPI:er att följa upp är de här de mest sannolika som är till nytta för alla företag, team och projekt.
Kundnöjdhet
Detta är en av de viktigaste KPI:erna för ett projekt, men också en av de svåraste att kvantifiera. För att kvantifiera kundnöjdhet måste du få in uppgifter från kunderna själva och hoppas att de är så korrekta och fullständiga som möjligt.
Planerat värde, faktisk kostnad och intjänat värde
Planerat värde är i princip den planerade budgeten för det arbete som ska utföras. Den beräknas i början av projektet och kan omräknas under projektets gång på grundval av återstående tid och budget. Den faktiska kostnaden går hand i hand med det planerade värdet, men återspeglar de faktiska pengar som betalas under projektets gång, inklusive de totala kostnaderna hittills vid varje given tidpunkt. Earned value beräknas i slutet av projektet (eller kanske vid specifika milstolpar) och jämför prestanda och värde i förhållande till den tilldelade budgeten. Dessa nyckeltal utgör grunden för earned value management.
Avkastning på investeringar
Som nämnts ovan är lönsamhet viktigt i affärer och för att rättfärdiga de utgifter som är förknippade med projekt är det nödvändigt att mäta deras relativa lönsamhet, eller avkastning på investeringen (ROI). Detta är i huvudsak hur mycket som spenderades i förhållande till hur mycket som tjänades i ett visst projekt. Mätning av projektets KPI:er för att fastställa ROI kan inkludera flera faktorer under huvudkategorierna kostnader (löner, resor etc.) och nettovinster (vinst, kostnadsbesparingar etc.), vilket gör ROI komplicerat och ofta svårt att beräkna (och än mindre prognostisera) på ett korrekt sätt. Detta är dock en användbar och nödvändig KPI för varje projekt.
Resurskapacitet
Projektledare underskattar ofta betydelsen av resurskapaciteten, vilket är till deras stora nackdel. Man skulle kunna hävda att nyckelindikatorer som kostnadsindex (CPI) eller tidsplaneringsindex (SPI) är viktigare eftersom de hjälper projekten att hålla tidsplanen och hålla sig inom de fastställda budgetarna. Men om man misslyckas med att korrekt beräkna medarbetarnas tillgänglighet kan det skada både budgetering och schemaläggning, så det är viktigt att börja med en klar uppfattning om resurskapaciteten och mäta den noggrant under hela projektet för att hålla allting på rätt spår. Liksom de flesta KPI:er för projektledning uppnås detta bäst med hjälp av omfattande programvara för projektledning.
