Förmågan att planera är det som definierar en effektiv projektledare, och en av de viktigaste pelarna i planen bör vara tidslinjen. Att skapa en tidslinje för projektet är som att rita ut kartan före resan - den anger mål och gränser för projektets längd så att teamet kan hålla kursen (och hålla sig inom viktiga tidsfrister). Utan en detaljerad tidslinje kan ett projekt snabbt förvandlas till en enda röra av bortkastade resurser och brutna löften till intressenterna.
Tidslinje för projektledning
Men hur ska PM:arna gå till väga för att skapa en tidslinje som fungerar? Det krävs en kombination av noggranna uppskattningar, erfarenhet och flexibilitet. Varje tidsplan kommer att vara lite annorlunda beroende på projektet, men en framgångsrik projekttidsplan har i allmänhet några gemensamma element och viktiga steg som en projektledare bör vara välinformerad om.
Hur du skapar en tidslinje för ett projekt som fungerar
1. Beskriv projektets omfattning.
A redogörelse för räckvidden är som ett löfte om vad du planerar att leverera i slutet av projektet. Att beskriva projektets omfattning bör alltid vara det första steget som en projektledare tar. Det kan vara svårt att definiera omfattningen, men den allmänna tanken är att du:
- motivera projektets behov, och
- Beskriv hur du tänker ta dig dit.
När det gäller tidshantering handlar projektets omfattning lika mycket om vad som INTE ingår som vad som ingår - dvs. vad du ska göra. inte lovar att leverera och därmed inte kommer att hållas ansvariga för. Det beror på att projekt med dåligt beskrivna räckvidder är mer sårbara för krypande av räckvidd: när intressenterna lägger till krav, mål eller leveranser efter projektets början.
Konsekvenserna av att omfattningen kryper är uppenbara: projekten kan bli resurssvaga och naturligtvis ta längre tid än beräknat att slutföra. Du har större chans att förhindra scope creep (och eventuella missade deadlines som det orsakar) genom att definiera ett tydligt scope och hålla dig till det.
2. Skapa en arbetsfördelningsstruktur (WBS).
När du har en tydligt definierad omfattning bör du definiera projektets resultat. Detta innebär inte nödvändigtvis uppgifter ännu, utan snarare större delar av projektet som kan avgränsas i vad som kallas en "Struktur för arbetsfördelning." Ett annat namn för detta steg är "scope baseline", som hjälper till att förklara de leveranser som senare kommer att delas upp i arbetspaket och sedan uppgifter.
3. Avgränsa arbetsuppgifterna.
I det här skedet delar du upp delmålen i uppgifter och skapar listor med "att göra"-uppgifter. Det är här som gapet mellan utgångsläget och målet måste beaktas, så att du vet exakt vad som måste göras för att nå dit.
Det är viktigt att koppla samman uppgifter som är likartade i olika arbetspaket, eftersom de senare kommer att hjälpa dig att fastställa dina beroenden.
4. Bestäm beroenden.
Som ordet antyder är beroenden uppgifter som inte kan påbörjas förrän andra är avslutade. De är alltså "beroende" av varandra och kommer att påverka projektets tidslinje om du inte planerar dem i enlighet med detta.
Många projektledare tycker att detta är den svåraste delen av att göra en tidslinje, eftersom många uppgifter kan vara sammanflätade och beroende av varandra när projekten blir mer komplexa. Det är vid denna tidpunkt som kan vara din vän för att hjälpa dig att bygga upp schemat.
5. Tänk på tidsramar och resurser.
Det är också viktigt att beskriva hur lång tid varje uppgift kommer att ta och vilka resurser som behövs för att utföra den när man förstår hur man gör en tidslinje. Även om du har en viss tid för en uppgift och en teammedlem i åtanke kan deras schema komma i konflikt med projektets tidsram - särskilt om du hanterar många projekt i en portfölj.
Det är därför viktigt att du tar hänsyn till dina tillgängliga resurser när du utarbetar en tidslinje.
6. Identifiera milstolpar.
För att kunna mäta framstegen måste man tidigt fastställa standarder. Välja några projektmilstolpar och mätvärden för att mäta framgång hjälper dig att hålla dig på rätt spår och se var och när du kan hamna på efterkälken. Sedan kan du anpassa prestationen därefter.
7. Bygg upp en tidslinje.
Nu återstår bara att bygga själva tidslinjen. Se till att du anpassar dina uppgifter från början till slut och använd färgkodning om det behövs. Lägg till dina milstolpar för att skapa en rutin för att kontrollera varje uppgift. Det är bäst att använda programvara, eftersom den kan göra många beräkningar och bygga tidslinjer på ett automatiserat sätt.
Det är viktigt att fastställa en tidslinje för projektet för att anpassa teamets mål och planera för hinder. Det första steget är att definiera omfattningen och WBS. Därefter kan man fastställa resultat och uppgifter och fördela resurser. Kom ihåg att om kartan redan är gjord behöver du inte gissa vart du är på väg.
