I den första delen av denna tredelade serie diskuterar jag hur Företag vill förbättra planprecisionen och kan göra det med kontinuerlig planering - med en sammanfattning av de viktigaste resultaten från en ny studie och eBook från Ventana Research. Den här bloggen handlar om behovet av att tänka bortom den årliga planen och att lära sig mer om de fyra viktigaste funktionerna i planeringsprogram.
Jag vill börja med att säga att jag älskar kalkylblad. De tjänar definitivt sitt syfte när det gäller att beräkna siffror, skapa tabeller och organisera data. Även om det är möjligt att manipulera data i kalkylblad för att skapa olika vyer, har jag funnit att de är ineffektiva när det gäller att hantera och konsolidera den ständigt föränderliga strategiska planen - särskilt för medelstora och stora organisationer.
Om du förlitar dig på kalkylblad innebär detta att du måste återkonsolidera allt för att förstå effekten av en enda förändring i portföljen.
I verkligheten genomgår alla projekt ständiga förändringar och för att få en uppdaterad prognos med ny information måste du samla in data från alla projektledare och programledare för att återigen konsolidera en övergripande portföljvy. Detta kan ta flera veckor... och du måste upprepa det varje gång du vill ha en uppdaterad bild av portföljen. Samla in, konsolidera och analysera. Ju längre processen är, desto mer sannolikt är det att du analyserar föråldrad information.
Enligt Ventana Research sträcker sig projekt och företagsinitiativ ofta över flera räkenskapsår, så det är viktigt att kunna planera längre än årsbudgeten - vilket är logiskt. Det är inte ovanligt att många initiativ börjar och slutar under olika budgetår.
Undersökningen säger:
- 58% av de som arbetar i företag med 1,000 eller fler anställda säger att kalkylblad är en stötesten i deras planeringsprocess.
- 85% rapporterar effektivare planering och bättre beslutsfattande när de integrerar operativ och finansiell planering med långsiktig planering.
- 66% med integrerade planer kan reagera smidigare på föränderliga affärsmiljöer.
- 49% som integrerar nuvarande och mer långsiktig planering har större möjlighet att utforska en rad olika framtidsscenarier.
Denna forskning bekräftar de utmaningar som organisationer står inför när de fokuserar på årlig planering. Här är rekommendationerna:
- Ta itu med utmaningen med rätt teknik: Eftersom större organisationer har svårare att planera i kalkylark, bör du överväga en alternativ teknik som stöder kontinuerlig planering (jag rekommenderar portföljhantering med funktioner för investerings- och kapacitetsplanering).
- Ta bättre affärsbeslut tillsammans: Eftersom organisationer fattar bättre beslut när de kan se operativa uppgifter (efterfrågan och resurskapacitet) tillsammans med finansiella uppgifter - verksamheten behöver för att visualisera samma information för att fatta beslut.
- Anpassa dig till förändringar: När verksamhet och ekonomi har tillgång till samma information kan de vara flexibla när det gäller förändringar och inte åsidosättas.
- Tänk bortom den årliga planen: Genom att utvidga din syn bortom den årliga planen kan finans- och affärsavdelningen överväga framtida möjligheter.
Står du inför dessa utmaningar? Om du vill veta mer om resultaten av studien kan du ladda ner eBook, Improve Agility Through Continuous Planning. Om du undrar hur portföljhantering kan hjälpa till med planeringen kan du ladda ner den här lösningen The Planview Approach To Planning.
