De viktigaste principerna för att utforma ett grundläggande Kanban-system

I vårt förra inlägg nämnde vi att det finns fyra principer som behövs när utformar ett grundläggande Kanban-system. Vi berörde också de två första principerna och hur de kan tillämpas inom IT-verksamheten.

För dem som inte kommer ihåg är Kanbans fyra principer följande:

1. Synliggöra arbetet.
2. Begränsning av det pågående arbetet.
3. Mätning och förbättring av arbetets framsteg.
4. Att kommunicera arbetsläget.

I det här inlägget ska vi titta på de två sista principerna och hur de tillämpas i ett grundläggande Kanban-system. Detta kommer att hjälpa dig och din IT-drift att bli bättre rustade för att minska begränsningar och maximera samarbetet, så att projekten löper smidigt från början till slut.

TENET 3: ATT MÄTA OCH FÖRBÄTTRA FRAMSTEGEN I DITT ARBETE

Hela syftet med att implementera ett Kanban-system är att förbättra sättet att hantera projekt inom organisationen. Men positiva förändringar sker inte över en natt. Framgång uppnås när framstegen mäts och anpassas i enlighet med detta, så att uppgifterna rör sig smidigt i produktionskön.

Minns du teorin om begränsningar? Det är idén om att ditt team bara är lika effektivt som det svagaste elementet i systemet. Oavsett hur effektiv du är på att hantera projekt kommer du någon gång att stöta på flaskhalsar. Begränsningar kan vara vad som helst, från en kämpande lagkamrat till en felaktig beräkning av resurser och kapacitet eller till och med ett fel i ditt IT-system. Den goda nyheten är att Kanban gör det enkelt att identifiera dessa begränsningar, så att du kan åtgärda dem och lära dina kollegor hur de ska undvika liknande flaskhalsar i framtiden.

Med andra ord är flaskhalsar en del av utvecklingen, förutsatt att de åtgärdas på lämpligt sätt. Detta leder oss till den tredje principen, att mäta framstegen.

Framsteg bör mätas som en resa med olika etapper mellan start och mål. Som vi har nämnt kommer det att finnas hinder längs resan, så att fokusera enbart på hur snabbt uppgifterna utförs är ett recept för misslyckande. När du mäter projektets framsteg kan du istället ställa dig själv följande frågor:

1.Hur stor är andelen arbete som kommer in i vårt arbete jämfört med andelen som avslutas? Detta visar om grupperna kan hålla jämna steg med efterfrågan. Med hjälp av kumulativa flödesdiagram (CFD) kan du se om ditt team har kapacitet att hålla jämna steg med nya schemalagda och oplanerade projekt, förutom att mäta mängden pågående arbete (WIP) i ditt arbetsflöde. Detta är viktigt för att förhindra överbelastning och för att mäta kapaciteten på ett korrekt sätt.

2.Hur lång tid tar det att slutföra arbetet? Oavsett om du mäter framgång eller tittar på flaskhalsar i ditt arbetsflöde måste du veta hur lång tid det tar att slutföra arbetet från början till slut. Du kan mäta detta i histogram genom att titta på Lead Time och Cycle Time. Ledtid visar hur lång tid det tar för ett projekt att slutföras, från den minut då det tilldelades, och Cykeltid anger hur lång tid det tar att slutföra en uppgift när den väl har påbörjats. Båda är användbara för att uppskatta när teamet kommer att hålla tidsfrister, men cykeltid är mer exakt för prognoser eftersom den inte tar hänsyn till stilleståndstid. Det finns också MTTR (Mean Time to Repair), som visar hur lång tid det tar att reparera en trasig komponent i ditt arbetsflöde.

3.Var fastnar arbetet? Lead Time är perfekt för att identifiera flaskhalsar och ger dig djupare insikt i vilka uppgifter som tar ovanligt lång tid att slutföra. Därifrån kan du identifiera vad som har legat i backloggen och vad som har varit inaktivt under en längre tid. Med den här informationen kan du ta fram en handlingsplan som tar itu med eventuella flaskhalsar i ditt arbetsflöde, så att du kan återuppta produktiviteten med optimal hastighet.

Som du kan se är framsteg mer komplexa än att bara nå mållinjen. Genom att titta på dessa tre delar får du inte bara en bättre förståelse för de framsteg som ditt team gör, utan det hjälper dig också att ta itu med problem och stärka arbetstagarna så att du har större chans att nå dina mål inom den överenskomna tidsramen.

TENET 4: FÖRMEDLING AV ARBETSLÄGET

Inget hindrar ett effektivt samarbete snabbare än silos mellan avdelningar. När grupper arbetar självständigt med sina egna mål utan att tänka på hur deras projekt påverkar organisationen som helhet uppstår oundvikligen friktion. Det enklaste sättet att hamna i en silomentalitet är att sluta kommunicera med andra avdelningar.

Hur farliga är silos på avdelningarna? Tänk på följande scenario: Utvecklingsteamet på ett programvaruföretag arbetar på en uppdatering av deras mest populära mobilapplikation, som 50% av kunderna använder eftersom den kan synkroniseras med deras stationära dator hemma. Samtidigt arbetar IT-driftsteamet med en säkerhetspatch för sitt skrivbordsprogram som åtgärdar nyligen inträffade sårbarheter. Eftersom de två grupperna inte arbetar tillsammans, blir det inte längre kompatibelt mellan mobila och stationära program. Kunderna har inte kunnat synkronisera data mellan sina enheter sedan den senaste uppdateringen och är nu upprörda över den senaste patchen - och organisationen måste nu arbeta dygnet runt för att åtgärda problemet i tid.

Båda grupperna arbetar med sina egna projekt och funderar på sina egna IT-kartor. Ingen av dem tänkte på hur deras projekt skulle kunna påverka företaget som helhet, och deras handlingar skulle kunna ge företaget dålig publicitet och till och med påverka dess potentiella intäkter. Men hur kan vi riva upp silos och förhindra att detta scenario blir norm?

Nyckeln till ett effektivt samarbete är god kommunikation.

När grupper påbörjar ett projekt är det viktigt att kommunicera med andra avdelningar och se om det är möjligt att anta ett avdelningsövergripande tillvägagångssätt. Alla avdelningar har trots allt ett expertområde som kan bidra till ditt projekt. Detta gäller särskilt för IT-driftsteam, eftersom deras flexibla och mångsidiga arbete innebär att de måste ta itu med ett antal olika uppgifter som direkt påverkar flera avdelningar inom en organisation.

Lyckligtvis gör Kanban det enkelt att hålla en öppen kommunikationskanal mellan IT-verksamheten och andra avdelningar inom organisationen. Digitala Kanban-tavlor gör det inte bara enkelt att se vilka projekt andra avdelningar arbetar med, din programlösning bör också ha inbyggda samarbetsverktyg som främjar kommunikation mellan olika team. På så sätt kan intressenter, avdelningschefer och chefer alltid hålla sig informerade om projektets inriktning inom organisationen. Och det är så man förhindrar att det uppstår silos mellan avdelningarna.

DET ÄR LÄTT ATT SÄTTA IHOP ETT GRUNDLÄGGANDE KANBANSYSTEM.

Att utforma ett grundläggande Kanban-system är lättare än du tror, och när alla i din organisation antar Kanban-metoden kommer du att märka ett mycket smidigare arbetsflöde. Kanban hjälper IT-driftsteam att samarbeta med andra avdelningar, så att alla arbetar mot samma mål och målsättningar.

Är du redo att lära dig mer om Kanban och hur du kan använda det för att förändra hur IT-driftsteam hanterar arbetet? Ladda ner vår e-bok "Using Kanban for IT Operations" för att se hur effektivt Kanban är när det gäller att hjälpa driftsteam att hantera sin tid och kapacitet mer effektivt. Om du är intresserad av digital Kanban kan du kolla in Planview AgilePlace och registrera dig för en gratis provperiod.