Vi har tidigare skrivit på om bästa praxis för resurshantering. Det råder ingen tvekan om att dessa metoder - som att förstå vilka resurser som finns tillgängliga, spåra tid, prioritera arbete och skapa effektiva arbetsflöden - är viktiga för projektledning. Det finns inget som är mer katastrofalt för ett projekt än en situation där resurserna inte räcker till för att täcka det arbete som behöver göras.
Det är lätt att tala om att förutse och minska potentiella resursproblem, men vilka är de specifika problem som kan uppstå? I den här bloggen utforskar vi några vanliga resursbegränsningar och kompetensbrister inom projektledning, samt lösningar för att få alla på samma sida.
Vanliga resursbegränsningar och brist på kompetens inom projektledning
- Brist på centralisering av resurser
Om resurserna inte är centraliserade, antingen geografiskt eller genom standardiserade system, kan arbetet och till och med teamförhållandena bli lidande. En decentraliserad resurspool kan snabbt få projekt att spåra ur, oavsett om det beror på en distribuerad eller fjärrstyrd personalstyrka eller helt enkelt på att det saknas etablerade processer för kommunikation och ansvarsskyldighet.
- Projektets beroenden
Beroenden avser förhållandet mellan uppgifter - med andra ord när en uppgift inte kan utföras utan att en viss annan uppgift först har slutförts. Men hur är det när ett projekts öde vilar på en frilanskonsult?
Medan ett etablerat arbetsflöde kan hjälpa till med det förstnämnda problemet kan det sistnämnda problemet skapa ständiga förseningar och störningar om projektteamen måste uppfinna hjulet på nytt varje gång en annan frilansutvecklare kommer in i mixen. Inlärningskurvor och långa introduktionsprocesser kan förlänga projekttiderna samt team- och kundrelationer.
- Personalbindning och personalomsättning
Projekten går alltid smidigare när erfarenhet och institutionell kunskap kan spridas mellan gruppmedlemmarna och i vissa fall även mellan projekten. Låg personalbindning eller ett stort beroende av entreprenörer och frilansare kan orsaka ständiga störningar och förseningar, för att inte tala om konflikter.
Även om detta problem överlappar beroendet av konsulter som vi beskrev ovan, kan det sprida sig bortom enskilda projekt om det finns problem med kulturen eller arbetsflödet i hela företaget. Utan interna utvecklare kan projekt till exempel bli kroniskt beroende av utomstående personer i organisationen, vilket gör det omöjligt att skapa enhetlighet mellan olika uppgifter eller projekt.
Tips för att hantera resursbegränsningar och kompetensbrist
Fokusera ledningen på människor
Att tidsgränserna för leveranserna inte respekteras är inte alltid ett tecken på bristande kompetens. Ledarna bör se till att teammedlemmarna både förstår sina roller och ansvarsområden och känner sig motiverade och bemyndigade att utföra dem. Förstå vad som motiverar människor och utnyttja de ledarstilar du har till ditt förfogande för att tillgodose dina teammedlemmars personlighetstyper. Arbeta för samarbete i stället för att hålla grupperna åtskilda.
Anta effektiva arbetsflöden
Oavsett hur motiverade teammedlemmarna är behöver de tillförlitliga system för kommunikation och ansvarstagande. Detta är särskilt viktigt för distribuerade och fjärrstyrda arbetsgrupper, men det är verkligen viktigt för alla projektgrupper. Investera i effektiva arbetsflöden för att minska förseningar och förvirring.
Skapa processer för att fånga upp ny utveckling
Förutom att skapa arbetsflöden kan du också skapa interna processer för att ta in nya teammedlemmar eller utvecklare, ta emot nya idéer och anta nya perspektiv på befintligt arbete. Detta hjälper projektteamen att förutse och hantera inskolningsprocesser samtidigt som konflikter minimeras.
Använd dig av projektledningsverktyg
Programvara för projekthantering som Planview AdaptiveWork är utformad för att hjälpa organisationer att samarbeta bättre, standardisera processer och i slutändan öka effektiviteten och projektframgången. Om du vill se hur projektledningsverktyg kan hjälpa dig att hantera resurser kan du besöka vår webbplats och komma igång idag.
