Vi har alla gjort det, vår inkorg svämmar över av projekt och uppgifter som måste åtgärdas och slutföras. Kanske har du tilldelat vissa e-postmeddelanden flaggor för att notera att vissa är mer angelägna än andra. Kanske har du till och med ett helt färgkodat system. Hur som helst är detta sätt att hålla reda på uppgifter varken effektivt eller ansvarsfullt. En enda stor våg av e-postmeddelanden kan helt och hållet tvätta bort ditt minne av en av de uppgifter som ligger längst ner i högen. Med ett konstant inflöde av e-post och nya uppgifter där nästa uppgift är mer brådskande än den förra är e-post helt enkelt inte ett produktivt sätt att hålla reda på dina uppgifter.
Lyckligtvis finns det programvara för projekthantering alternativ som kan samla alla dessa viktiga uppgifter på ett molnbaserat ställe. De kan listas i prioritetsordning, kopplas till andra relaterade uppgifter och du blir inte avbruten av ett nytt e-postmeddelande (eller en ny uppgift) som dyker upp med några minuters mellanrum för att avleda din uppmärksamhet från den uppgift som du redan arbetar med. Det är viktigt att separera e-post från uppgiftshantering för att undvika att du behöver lägga tid på att söka igenom e-post och få mer tid att arbeta med projekt.
Förutom att e-post är ett ineffektivt sätt att hålla reda på uppgifter är många människor hänvisade till kalkylblad för att hålla ordning på allting. Tekniken har kommit en bra bit på väg sedan man förde listor i en Excel-fil och skickade dem via e-post runt på kontoret. Att distribuera ett redigerbart dokument av det här slaget innebär flera problem:
- Det är möjligt att du tittar på en gammal eller föråldrad version.
- Någon kan göra en ändring och glömma att skicka ut den.
- Viktiga delar av informationen kan missas om någon sparar över eller inte lägger till uppgifter.
- Du har fortfarande en inbox full av uppgifter.
- Felbedömningar kan hota kostnader, tidsplan och projektintegritet.
Molnbaserad projektledning som erbjuder verktyg för uppgiftshantering kan uppskatta värdet av e-post och uppgiftshantering samtidigt som de två är åtskilda från varandra. Programvaran för uppgiftshantering håller inte bara alla uppgifter som du behöver utföra på ett ställe, utan låter dig också markera uppgifter som färdiga, pågående eller ofullständiga och är synliga för hela teamet. Företagen måste införa ett systematiskt arbetsflöde för uppgiftshantering för att effektivt kunna hantera tid, resurser och kostnader.
Enligt PMI:s 2012 Pulse of the Profession In-Depth Report: Organizational Agility, 84% av tiden var det de mest effektiva organisationerna som genomförde förenkling av projektuppgifter. De fann att organisationer som var effektiva på riskhanteringspraxis, t.ex. effektivisering av arbetsuppgifter, var mer flexibla överlag. Dessutom använder organisationer med hög smidighet förenkling av projektuppgifter 22% av tiden. De har funnit att organisationer som använder standardiserade metoder, som till exempel förenkling av arbetsuppgifter, är mer flexibla överlag.
Sluta använda e-post som en vana vid att göra en lista med molnbaserad projekthantering
Att få ditt företag att använda ett program för projekthantering innebär inte bara att du organiserar uppgifter, utan också att du effektiviserar den dagliga verksamheten och förbättrar effektiviteten över hela linjen. En transparent plattform gör det möjligt för alla som arbetar med projektet att göra uppdateringar av uppgifter inom områden som framsteg, anteckningar och socialt samarbete. Projektledare kan också prioritera uppgifter för teamet för att se till att alla arbetar mot samma mål. Ett system som centraliserar alla projektrelaterade uppgifter i användarnas arbetsutrymmen förhindrar att viktiga uppgifter försvinner från deras radar, vilket ofta händer med uppgiftshantering via e-post. Projektledarna kan sedan övervaka framstegen för alla uppgifter och vid behov omfördela dem eller diskutera eventuella problem innan hela projektet påverkas negativt.
E-post ska vara ett stöd för din dagliga arbetsbelastning, inte ett hinder för den. Även om projektledningsprogram kan eliminera behovet av e-post helt och hållet, kan det verka extremt för anställda som har blivit beroende av det. Men det är inte rätt plats för uppgiftshantering. Att få medarbetarna med på programvara för projektledning i företag kommer att möjliggöra insyn i hela företaget. Detta är särskilt lämpligt för företag som har verksamhet på fler än ett kontor eller som vill att kunderna ska ha insyn i projekten. Med en mängd intuitiva, lättanvända och kraftfulla verktyg som instrumentpaneler, uppgiftsflöden, godkännandeprocesser, anpassade mallar med mera kan företag:
- Uppdatera varje uppgift om var den befinner sig i livscykelstadiet medan den bearbetas.
- Möjliggöra uppgiftsinriktning och stegvis planering
- Tilldela och övervaka resurser till uppgifter
- Skapa en struktur för uppgiftsrapportering
- Skapa en struktur för visualisering av uppgifter i varje steg
I slutändan kan företag implementera ett systematiskt och flexibelt arbetsflöde för uppgiftshantering för att hålla koll på projekt, istället för att förlita sig på förlorad e-post och felaktiga kalkylblad.
