Resurshantering är en mycket viktig faktor som avgör om ett projekt blir framgångsrikt eller inte. För projektledare, känna till bästa praxis för resursförvaltning och hur man bäst utnyttjar de resurser man har till sitt förfogande kan ha stor betydelse för karriären i allmänhet, eftersom nästan alla projektresultat bedöms utifrån hur resurserna används.
Vilka resurser har en PM till sitt förfogande? På en grundläggande nivå kan resurserna vara antingen fysiska, t.ex. utrustning, teknik, utrymme eller pengar, eller mer immateriella faktorer, t.ex. tid eller en anställds kompetens. Delegering av fysiska resurser kan göras helt logiskt, t.ex. krävs X antal dollar och Y maskin på 10 kvm. Z, som beräknar immateriella resurser, är däremot det område där PM:s skicklighet verkligen sätts på prov.
För att se till att ditt team presterar maximalt är det alltid bra att se till att du följer de bästa metoderna för resurshantering.
Förstå de resurser du har till ditt förfogande
Att uppskatta resurser är en fråga om både logik och erfarenhet. Den förra eftersom det finns vissa oundvikliga sanningar, t.ex. hur stort kontoret är, hur många MacBook Pros du har råd med osv. men det är bara genom erfarenhet som du verkligen kan förstå hur bra en gruppmedlem är på vissa uppgifter eller hur de påverkar gruppen som helhet. När du gör en inventering av dina resurser, inkludera det immateriella och det materiella i så stor utsträckning som möjligt.
Uppskatta, spåra och rapportera tid
En av de viktigaste resurserna som du har en begränsad mängd av är tid. Att spåra tid handlar inte om att gå personalen på nerverna för att något tar lång tid, utan om att förstå var resursen används.
Vet hur man prioriterar arbetet
Eftersom alla resurser inte är lika, är det viktigt att veta när och var de ska användas och vilka uppgifter de ska användas till. Om din bästa programmerare till exempel också är bäst på att skapa bildspel, kan du behöva bestämma dig för ett dilemma: låta dem arbeta på en programvara som du ska presentera för en kund eller låta någon annan göra programvaran medan de skapar presentationen för kunden. Svaret borde vara relativt enkelt i det här exemplet, men under projektets gång kan en medfödd förståelse av var man bäst utnyttjar resurserna kan vara skillnaden mellan framgång och misslyckande.
Det är dock en dubbelriktad väg, eftersom landet med växande kompetensbrist och den troliga utflyttningen av hundratusentals EU-medborgare som är anställda av brittiska företag och offentliga tjänster sannolikt kommer att drabbas av en enorm arbetskraftsbrist inom en snar framtid, vilket hotar att få landets nuvarande höga ekonomiska prestationer att spåra ur.
Planera arbetsflöden som sparar tid
Att skapa arbetsflöden som leder in i varandra med exakt timing innebär att alla tillgängliga resurser kan arbeta med maximal kapacitet under längre tid. Det tar ett tag att uppskatta tiden för slutförandet av uppgifter med hög noggrannhet, men ju bättre du blir, desto bättre blir din resurshantering.
Håll resurserna fokuserade
Att utföra flera uppgifter kan tyckas vara ett bra sätt att sprida effektiva resurser och säkerställa en jämn mängd uppmärksamhet för varje uppgift. Faktum är dock att om man byter från en uppgift eller typ av arbete till en annan går det åt tid eftersom resursen, vare sig det är en människa eller en maskin, måste omkalibrera sig för att utföra något nytt.
För att få en tydligare bild av var dina resurser används och vilka resultat de ger, prova Planview AdaptiveWorks supersnabba, molnbaserade projektledningsprogram..
