Alla PR-ansvariga, oavsett om de arbetar på en byrå eller är anställda på ett företag, måste balansera interna projekt och förväntningar med externa tidsfrister och förfrågningar, även kallat PR-projektledning. Och alla vet att det i vår digitala tidsålder är svårt att försöka hantera sin arbetsdag med hjälp av e-post .
Jag har ofta beskrivit mitt jobb som PR-chef som "professionell kattskötsel". Jag har fullt upp med att flytta fram tidsfrister och milstolpar för lansering och att spåra input från alla intressenter som jag representerar, och jag känner mig ofta som en frustrerad kattfångare snarare än som en kommunikationsexpert.
Men mina huvudpunkter är inte unika för PR-yrket. Liksom många anställda på den digitala arbetsplatsen har mitt arbete gjort mig till en "oavsiktlig projektledare". Det står inte i min titel, men i viss mån hanterar jag varje dag projekt, tidsfrister och förväntningar.
Se om detta låter bekant:
- Du har en officiell lista över projekt och uppgifter som alla är kopplade till ett av dina årliga mål som i sin tur stöder företagets övergripande strategi och mål.
- Du spårar dessa i organiserade mappar som motsvarar ett kalkylblad.
- Du kanske till och med är tillräckligt ambitiös för att färgkoda din e-post och din onlinekalender så att du "enkelt" kan hålla koll på status och projekt (Ja, jag har gjort det).
E-post räcker inte. Kalkylblad kan vara dumma.
På tidigare företag har jag ofta förlitat mig på kalkylblad och e-post, till och med dokumentdelning online, för att följa upp projekt, men det ena eller det andra är ofta inaktuellt. Eller så har någon förlorat tillgången till mappen. Listan kan göras lång.
Det kalkylbladet är inaktuellt så fort det sparas. Och gav du alla rätt personer tillgång till den? Det är okej ... du kan dela den via e-post. Men vänta ... nu har mottagaren gjort en uppdatering av dokumentet. Kommer den att åsidosätta din kopia? Och har du kopierat alla på uppdateringen?
Och det är bara dina "officiella" uppdrag. Var parkerar du alla de unika förfrågningar som kommer in under dagen ... eller över natten? Hur håller du ett öga på dem? Kalkylbladet verkar inte vara rätt plats, men var annars kan du spåra ytterligare uppgifter i samband med dina andra uppdrag?
Ruh-roh. Det blir väldigt rörigt, väldigt snabbt.
När du hanterar inkommande förfrågningar från media och de många deadlines som är förknippade med olika artiklar, pressmeddelanden och andra projekt är det lätt att förlora överblicken över vilken deadline som gäller för vilket projekt och vem som har granskat vad.
Vad är detta ProjectPlace som du talar om?
När jag började arbeta för Planview i juli 2016 fick jag tillgång till Projectplace, vår prisbelönta programvara för samarbete arbetsledning . Ärligt talat var jag inte säker på vad jag kunde förvänta mig. Det verkade enkelt, men jag var inte övertygad om att det var lösningen att omvandla mina projekt till mindre uppgifter och sätta dem på kort. Jag menar, en process är bara så bra som de människor som använder den.
Men jag gillar ny teknik, så Jag hoppade in på.
- Jag har skapat en arbetsyta i Projectplace.
- Jag skapade aktiviteter för mina prioriterade kampanjer.
- Jag satte in milstolpar i planen så att jag kunde se vilka stora saker som skulle komma.
- Jag flyttade uppgifter, uppdrag och mindre projekt till kort. Varje kort tilldelades en deadline, en ägare och en etikett så att jag lätt kunde skilja mellan pressmeddelanden och artiklar, prisbidrag och medieinlägg.
- Plötsligt kunde jag "se" tidsfrister, flaskhalsar, vem som arbetade med vad. Jag kunde också se uppgiftsägare, förfallodatum, anteckningar och relaterade dokument ... allt på ett och samma ställe.
- Det var lika enkelt att lägga till externa byråer i arbetsområdet som att lägga till deras e-postadress i mappen.
Ett år senare hanterar jag alla uppgifter som rör PR-verksamhet via Projectplace. Den externa PR-byrå jag arbetar med kan enkelt kommunicera anteckningar om uppgifter och projekt genom att lägga till en kommentar på ett kort och lägga till @Jane i anteckningen. Om jag vill veta var ett projekt befinner sig, kan jag helt enkelt titta på det relaterade kortet i stället för att leta i ett kalkylblad eller söka i min e-postinkorg.
Som ett extra plus är inkorgen nu överskådlig. Oftast kan jag faktiskt se botten av den. Det är en lyckad olycka. Katter i flock. Kontroll, kontroll, kontroll, kontrollity kontroll.
Fördelarna med ProjectPlace sträcker sig längre än till PR. För alla team med flera intressenter, strukturerat och ostrukturerat arbete och rörliga mål för deadlines (spoiler alert: det är vi alla) erbjuder ProjectPlace en gemensam arbetsplats för att få arbetet gjort. Här är de viktigaste fördelarna:
Ägarskap. Med ProjectPlace kan jag kommunicera direkt med uppgiftsägare om specifika aktiviteter. Hela teamet har insyn i ansvaret för enskilda uppgifter. Genom att anpassa dessa kort och uppgifter till aktiviteter kan vi se hur arbetet fortskrider för specifika kampanjer.
Synlighet. Det är lätt att se statusrapporter eftersom jag lätt kan se vad som har gjorts och var flaskhalsarna finns. Eftersom korten är synliga för alla kan alla se vad som har uppnåtts. Vi kan nu använda tiden vid veckovisa statusmöten till att diskutera strategiska frågor eftersom logistiken och andra detaljer har registrerats på kort.
Standardisering av processer. En av de saker som jag gillar bäst med ProjectPlace är funktionen för checklistor för kort. Det gör att jag kan skapa standardiserade uppgifter för en uppgift utan att ha ett överväldigande antal kort. Att bli överväldigad av information är nästan lika illa som att inte ha den informationen, vilket är anledningen till att vi använder ProjectPlace från början.
Känner du dig överväldigad av uppgifter, deadlines och projekt? För många katter att hålla i? Kolla in ProjectPlace Media Pitching Template för att se hur det går till i Projectplace.
Om du vill veta hur ProjectPlace kan vara till nytta för varje avdelning i din organisation kan du läsa följande bloggar om användningsfall: PR, Personal,Blogghantering, Kommunikation mellan avdelningar, Marknadsföring för efterfrågegenerering, Evenemangshantering, Digital marknadsföring, Kundförnyelse, Projektplanering för förfrågningsunderlag, Samarbete mellan säljteamen,Customer Experience, Marknadsföring av lösningar, och Projektledning för försäljning.
