Projektunderhåll - processen för att spåra och möjliggöra projektaktiviteter i enlighet med projektplanen - är en viktig, men ofta förbisedd, faktor för projektets framgång. Efter att ha tillbringat så mycket tid i planeringsfasen har många projektledare en tendens att ta ett steg tillbaka när de andra medlemmarna i projektgruppen börjar arbeta, men erfarna projektledare vet att projektövervakning är lika viktigt som projektplanering.
Särskilt företagsprojekt kräver en stadig satsning på projektunderhåll, helt enkelt för att de tenderar att ha mycket längre varaktighet än projekt som genomförs i mindre organisationer. Ju längre ett projekt pågår, desto mer sannolikt är det att en liten avvikelse från projektplanen blir ett allvarligt problem när projektet fortskrider. Oavsett hur stora projekt du hanterar idag kan en förståelse för projektunderhåll bara öka dina chanser att lyckas. Strategierna nedan kan hjälpa dig att hålla ögonen på priset även under de mest långvariga projekten.
Samarbeta med ditt team
De flesta projektledare förstår vikten av samarbete mellan gruppmedlemmarna under ett projekt. Men det är också viktigt att projektledarna själva samarbetar med teamet under varje fas av projektledningen. Du kan faktiskt få ett försprång i projektunderhållet genom att involvera teamet i planeringsfasen och använda bottom-up-metoden för uppskattning och schemaläggning av uppgifter. Detta gör det inte bara möjligt att utveckla en mer realistisk projektplan, utan ger också teammedlemmarna en känsla av delaktighet i projektet och gör dem mer benägna att identifiera och rapportera problem som annars kanske inte skulle ha uppmärksammats.
När du går in i projektets genomförandefas kan du använda organisationens samarbetsverktyg för att hålla regelbunden kontakt med teamet utan att avbryta deras arbete. En snabb kontroll via snabbmeddelande är till exempel mycket mindre störande än ett schemalagt möte eller en personlig chatt. Om din organisation använder den kraftfulla projekthanteringsprogramvaran kan du få tillgång till andra teammedlemmars samarbetsinteraktioner och hålla dig informerad om hur arbetet fortskrider även när ingen är tillgänglig för att träffas eller chatta.
Var så flexibel som möjligt
Det är sällan, om ens någonsin, som ett projekt går från inledningsfasen till slutförande utan åtminstone några ändringar på vägen. Om du ändrar tidslinjen eller lägger till nya uppgifter i projektplanen betyder det inte att du har misslyckats med projektunderhållet. Underhåll handlar trots allt inte bara om att hålla projektaktiviteterna i linje med planen - det handlar också om att hitta sätt att justera kursen mitt i ett projekt. När uppgifter överskrider sina måldatum och aktiviteter överskrider sina budgetanslag, slösa inte tid på att peka finger åt någon. Bedöm den verkliga påverkan på projektet som helhet och arbeta sedan tillsammans med ditt team för att skapa en reviderad plan som gör att du kan nå det avsedda resultatet i slutändan.
