Även om varje fas i ett projekt är viktig, anses den första fasen i projektledningens livscykel i allmänhet vara den mest kritiska - om något går fel i början påverkas resten av projektet. Faktum är att många misslyckanden i -projektet kan spåras tillbaka till misstag eller försummelser som skedde under inledningsfasen.
Om du startar ditt projekt på rätt sätt kan du spara en enorm mängd stress, tid och pengar i framtiden. Oavsett om du är ny i projektledningsvärlden eller om du är en erfaren projektledare som vill förbättra dina färdigheter, kommer dessa strategier att hjälpa dig att hålla dig uppdaterad om branschens bästa praxis för projektinitiering.
Börja med en väldefinierad beskrivning av omfattningen
Även om det inte är det enda elementet som ska beaktas under inledningsfasen, bör din projektområdesbeskrivning vara ditt primära fokus i början av varje projekt. I dokumentet om omfattningen definieras projektets syfte och beskrivs på en övergripande nivå vad olika grupper av intressenter kommer att ansvara för under projektets gång. De delar som anges nedan bör ingå i varje dokument om räckvidd:
- En kort beskrivning av det affärsbehov som projektet är avsett att tillgodose.
- Beskrivningar av projektets mål och de resultat som kommer att uppfylla dem.
- En lista över acceptanskriterier som projektets leveranser måste uppfylla.
- Alla produkter eller tjänster som uttryckligen utesluts från projektet.
Innan du går vidare ska du se till att alla som är involverade i projektstarten, från säljpersonal till högre chefer, är överens om att omfattningen av projektet beskrivs korrekt.
Identifiera projektets intressenter
I din beskrivning av omfattningen kommer du troligen att namnge projektets intressenter genom att använda företagsnamn, avdelningsnamn och andra allmänna termer. Innan arbetet verkligen börjar, försök att identifiera de specifika personer (eller åtminstone specifika roller eller befattningsbeteckningar) som kommer att arbeta med projektet, liksom de som kommer att godkänna eller övervaka projektuppgifterna under tiden som de pågår. Vissa PM:er tycker att det är bra att samla in kontaktuppgifter till intressenterna vid detta tillfälle.
Typiskt sett bör projektledare identifiera roller och ansvarsområden för följande typer av intressenter:
- Ledande sponsorer och andra viktiga ledare
- Projekt- och portföljansvariga från varje organisation som är involverad i projektet.
- Leverantörer eller interna team som kommer att slutföra leveranserna.
- Alla andra grupper (anställda, kunder, affärspartner) som inte kommer att delta aktivt i projektet men som behöver informeras om det.
Säkerställa resurstillgänglighet
Projektledare i stora organisationer kämpar ofta med att hitta teammedlemmar som har rätt kompetens och är tillgängliga vid rätt tidpunkt. Med hjälp av en robust lösning för projekt- och -portföljhantering som Planview AdaptiveWork kan du ta bort osäkerheten kring resurstillgången genom att hjälpa dig att se aktuella och framtida tilldelningar för hela företaget. Ju tidigare du känner till potentiella problem med tillgängligheten, desto lättare är det att justera projektplanen och få projektet att lyckas.
